Indicadores Financeiros para Clínicas Odontológicas: uma análise para o sucesso empresarial
Conheça os principais indicadores de desempenho financeiro para monitorar no seu consultório!
4/12/2023
7 minutos
As clínicas odontológicas, assim como qualquer empreendimento, precisam conhecer e analisar os indicadores financeiros de suas áreas. São eles que permitem recalcular rota, se necessário, e tomar decisões mais assertivas, com base em dados reais.
Nesse sentido, além de prestar serviços de qualidade, entender e monitorar dados específicos da gestão de clínicas são práticas extremamente relevantes para o sucesso e a sustentabilidade a longo prazo.
Neste artigo, vamos explorar a importância desses indicadores e explicar como eles podem ser interpretados para melhorar a gestão do seu negócio.
Conheça os principais indicadores financeiros para clínicas odontológicas
1. Receita e Faturamento
O primeiro indicador-chave para qualquer clínica odontológica é a receita e o faturamento. Isso envolve não apenas o valor cobrado por procedimentos odontológicos, mas também a eficácia na cobrança e na gestão de contas a receber.
Para compreender melhor esse ponto, vamos, primeiramente, aos conceitos.
Diferença entre faturamento, receita e lucro
Receita refere-se ao montante total de recursos que uma empresa ganha com suas atividades principais, como a venda de produtos ou a prestação de serviços. Pode incluir, no caso dos dentistas, valores provenientes das vendas de produtos odontológicos, serviços prestados (como consultas de rotina e tratamentos), aplicações financeiras, licenciamento de marcas e patentes ou royalties, especialmente comuns em sistemas de franquias, entre outros.
O termo oficial utilizado pelos contatores é “Receita Operacional”, . E há, basicamente, dois tipos:
- Receita bruta, que considera todos valores arrecadados pela clínica ou pelo consultório em determinado período.
- Receita líquida, que já desconta desse montante os valores de impostos, devoluções de produtos, comissões ou multas.
O termo faturamento, portanto, é o mesmo que receita bruta. Nos parâmetros formais da contabilidade, é conhecido como Receita Operacional Bruta, mas na mídia e entre os empresários, é mais comumente chamado de faturamento mesmo.
E só para não restar dúvidas, o lucro corresponde à parcela dessa arrecadação que ficou para o empresário, que mantém a clínica ou consultório. Isto é, o valor que sobra após deduzir as despesas e os impostos pagos da receita operacional.
O conhecimento desses conceitos e a análise detalhada dos números podem revelar padrões sazonais, ajudando na previsão de períodos de maior ou menor demanda. Ter um controle preciso da entrada e saída dos recursos do seu espaço é fundamental – saiba mais sobre a Gestão de Receitas e Despesas.
2. Custo dos Serviços Prestados (CSP)
O Custo dos Serviços Prestados é um indicador que engloba todos os custos diretamente associados à prestação de serviços odontológicos. Isso inclui materiais, mão de obra, equipamentos, manutenção e outros gastos operacionais.
Manter o CSP sob controle é vital para garantir a rentabilidade da clínica, evitando desperdícios e otimizando processos. O treinamento eficiente de sua equipe pode impactar positivamente nesta gestão.
3. Margem de Contribuição
A margem de contribuição é calculada subtraindo o CSP da receita. Este indicador fornece uma visão mais clara sobre a rentabilidade de cada procedimento odontológico específico. Identificar os tratamentos mais lucrativos e concentrar esforços neles pode ser uma estratégia eficaz para aumentar a lucratividade geral da clínica.
Da mesma forma, verificar os equipamentos que mais exigem manutenção e encontrar alternativas para isso – seja trocando a marca ou o estilo da peça – pode reduzir parte das despesas, melhorando o CSP.
4. Fluxo de Caixa
O fluxo de caixa é um indicador primordial para a saúde financeira de qualquer empresa, incluindo clínicas odontológicas. E exige um acompanhamento constante.
A gestão eficiente do fluxo de entrada garante que a clínica tenha recursos adequados para operar diariamente, lidar com despesas imprevistas e aproveitar oportunidades de investimento. Monitorar este indicador ajuda a prever períodos de baixa liquidez e permite que a clínica esteja preparada para lidar com essas situações.
5. Inadimplência
O controle da inadimplência é essencial para garantir uma receita estável. Atrasos no pagamento podem impactar significativamente o fluxo de dinheiro do seu negócio, prejudicando a capacidade da clínica de cumprir suas obrigações financeiras.
Estabelecer contratos claros e abrangentes, especificando condições de pagamento, penalidades por atraso e detalhes sobre o serviço prestado, contribui para a transparência e prevenção de conflitos. Implementar um sistema eficiente de cobrança, com lembretes automáticos e políticas de crédito bem definidas, pode incentivar o cumprimento dos prazos.
Além disso, manter um relacionamento aberto e comunicativo com os clientes pode facilitar a identificação precoce de eventuais problemas financeiros, permitindo a busca de soluções antes que a inadimplência se torne um problema significativo.
6. Ticket Médio, ou Rentabilidade por paciente
Analisar a rentabilidade por paciente é uma maneira eficaz de avaliar o valor que cada cliente traz para a clínica. Isso envolve não apenas o investimento total que o paciente fez em determinado procedimento, mas também a frequência de visitas e a adesão a tratamentos preventivos.
Estratégias para aumentar a lucratividade a cada cliente incluem serviços complementares e programas de fidelidade. Um bom exemplo é estabelecer descontos ou pequenos brindes no retorno ao consultório.
O envio de mensagens de comunicação também é muito utilizado e muito bem-visto, desde que seja feito com cautela para não se tornar algo incômodo. Por exemplo, você pode parabenizar o seu cliente pelo aniversário, celebrar o tempo em que estão juntos nessa jornada de paciente/dentista ou simplesmente lembrá-lo da importância de manter a saúde bucal em dia.
7. Retorno sobre Investimento (ROI) em Marketing
Investir em marketing faz parte do processo para atrair novos pacientes. Avaliar o ROI em campanhas de marketing permite que a clínica determine a eficácia de suas estratégias de promoção. Isso inclui a análise do número de novos pacientes gerados, a taxa de conversão e o valor médio gasto pelos pacientes adquiridos por meio de campanhas específicas.
Um detalhe importante que também vale considerar é o valor agregado que as campanhas de marketing geram, consolidando a presença digital da clínica em todas as redes.
Neste artigo, você aprende a montar um bom plano de Marketing!
8. Taxas de Agendamentos e de Cancelamentos
Em um ambiente dinâmico como um consultório odontológico, monitorar as taxas de agendamentos e cancelamentos é crucial para otimizar a eficiência operacional. O sucesso de um consultório muitas vezes está diretamente relacionado à capacidade de manter uma agenda balanceada, garantindo uma taxa consistente de agendamentos confirmados.
Para aumentar a taxa de agendamentos, estratégias como lembretes automatizados, promoções sazonais e a oferta de horários flexíveis podem ser implementadas. Por outro lado, entender as razões por trás dos cancelamentos é fundamental para desenvolver estratégias de retenção de pacientes.
Ao abordar essas métricas de maneira proativa, não apenas otimizamos a utilização do tempo do profissional, mas também melhoramos a experiência do paciente, consolidando a reputação do consultório.
10. Taxa de Retorno
A taxa de retorno é um indicador-chave que reflete a capacidade de um consultório em manter seus pacientes ao longo do tempo. Construir e manter relacionamentos sólidos com os pacientes é essencial para o sucesso duradouro de qualquer prática odontológica.
Investir em estratégias de fidelização, como programas de acompanhamento pós-tratamento, newsletters informativas e descontos para pacientes recorrentes, contribui para elevar a taxa de retorno. Além disso, a qualidade do atendimento e a criação de uma atmosfera acolhedora são fatores cruciais para construir a confiança do paciente, incentivando-o a retornar regularmente.
11. Taxa de Ocupação
A eficiência operacional de um consultório odontológico está diretamente ligada à taxa de ocupação de salas. Este indicador reflete a capacidade do consultório em utilizar seus recursos, como salas de atendimento, de maneira eficiente.
Para otimizar a taxa de ocupação, é fundamental implementar práticas de gestão de agenda, minimizando períodos ociosos e maximizando a produtividade dos profissionais. Ferramentas de agendamento online, estratégias de overbooking controlado e análise contínua do fluxo de pacientes são essenciais para garantir uma taxa de ocupação de sala ideal.
Razões para monitorar os indicadores financeiros em seu consultório
Conquiste uma saúde financeira sustentável
O controle dos indicadores financeiros permite que a clínica avalie sua situação econômica de forma regular. Isso é essencial para garantir a solidez financeira e a sustentabilidade a longo prazo.
Tenha rentabilidade e eficiência
Analisar indicadores, como a margem de contribuição e o retorno sobre investimento, ajuda a identificar quais serviços são mais rentáveis.
Tome decisões embasadas
Indicadores financeiros entregam informações valiosas que servem como base para tomadas de decisões. Seja na expansão de serviços, na contratação de pessoal ou na aquisição de equipamentos, ter dados sólidos ajuda a evitar decisões impulsivas e orienta escolhas estratégicas.
Saiba gerir os custos
O controle efetivo dos custos é vital para qualquer negócio. Monitorar indicadores como o CSP auxilia na identificação de áreas onde é possível reduzir despesas, sem comprometer a qualidade dos serviços prestados.
Faça um planejamento orçamentário mais preciso
Analisar os dados monetários é uma ferramenta valiosa para o planejamento orçamentário. Isso inclui a projeção de receitas, a alocação de recursos e a definição de metas financeiras realistas para a clínica.
Garanta eficiência operacional
A análise dos indicadores financeiros também pode revelar informações sobre a eficiência operacional da clínica. Isso inclui a produtividade da equipe, a utilização adequada dos recursos e a identificação de possíveis gargalos nos processos.
Melhore as negociações e parcerias
Ao apresentar dados sólidos, a clínica pode negociar com fornecedores, parceiros e instituições financeiras com maior confiança. Informações transparentes e precisas aumentam a credibilidade da clínica no mercado.
Leia também: Guia completo de Planejamento Financeiro para dentistas
Invista em tecnologia para aprimorar a gestão financeira do seu consultório
À medida que uma clínica odontológica cresce, a complexidade financeira aumenta. Um software adequado pode escalar junto com o negócio, oferecendo funcionalidades essenciais e suporte para uma gestão financeira eficaz, mesmo em ambientes mais complexos.
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Com isso, você reduz o risco de erros humanos. A plataforma da Capim foi desenvolvida para fazer cálculos de maneira precisa e consistente, garantindo a exatidão das informações. Isso é fundamental para uma gestão eficiente.
A integração de dados ajuda na administração de pacientes e nas tarefas do dia a dia, como os agendamentos, criando uma fonte única de informações e eliminando a necessidade de reconciliação manual – diga adeus às papeladas!
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