Como automatizar mensagens de confirmação de consulta pelo WhatsApp

Automatizar o envio de mensagens de confirmação de consulta tem sido algo muito procurado pelos dentistas, pois gera economia de tempo e possibilita um aumento da produtividade. Afinal, isso ajuda a evitar aquelas faltas indesejadas em que o paciente nem se lembra de avisar e você fica com uma lacuna em sua agenda.

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Imagine só: em vez de gastar horas do seu dia enviando mensagens manualmente, sua própria agenda digital já faz isso, com disparos programados para o momento da marcação do horário pela clínica, 24 horas antes da consulta (com botões de confirmação para o usuário) e 1 hora antes.

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Essa abordagem não só economiza tempo, como também ajuda a reduzir as taxas de não comparecimento, já que com um lembrete, o paciente tem a oportunidade de avisar se não puder ir e você consegue rapidamente encaixar alguém que esteja precisando. 

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Neste artigo, explicaremos como é possível automatizar mensagens de confirmação de consulta pelo WhatsApp.

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Por que automatizar a confirmação de consultas?

Antes de entrarmos nos detalhes da automação, é fundamental compreender porque a confirmação de consultas é tão importante. Isso vai te motivar a, de fato, adotar essa prática na sua clínica ou no seu consultório.

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E o ponto aqui é que taxas elevadas de não comparecimento podem criar problemas significativos em clínicas e consultórios odontológicos, incluindo:

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1. Perda de Receita: consultas não confirmadas significam que o tempo reservado para o paciente não está sendo utilizado, o que pode resultar em uma perda expressiva de receita.
2. Ineficiência Operacional: sem a confirmação prévia, os dentistas podem ficar esperando por pacientes que não aparecem, o que causa atrasos e prejudica o fluxo de trabalho.
3. Desperdício de Recursos: recursos como salas de consulta e equipamentos odontológicos podem ser desperdiçados quando as pessoas não comparecem nos horários agendados.
4. Inconveniência para Pacientes: aquelas pessoas que realmente desejam ou precisam de uma consulta podem ter dificuldades em conseguir um horário, devido à falta de disponibilidade, o que acaba sendo reforçado pelos não comparecimentos.

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Automatizar a confirmação de consultas pelo WhatsApp ajuda a resolver esses problemas, economiza tempo e recursos, e melhora a experiência nos consultórios.

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Leia também: 6 dicas para aumentar a confirmação de consultas no seu consultório odontológico

Como automatizar a confirmação de consultas pelo WhatsApp

Enfim, vamos à explicação. A automação da confirmação de consultas pelo WhatsApp envolve a utilização de ferramentas e sistemas que podem enviar mensagens automaticamente aos pacientes para lembrá-los de seu compromisso e solicitar uma confirmação – como a plataforma da Capim.

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Aqui estão os passos básicos para implementar essa automação:

1. Escolha de uma Ferramenta de Automação

Existem várias ferramentas de automação de mensagens disponíveis, que podem ser integradas ao WhatsApp. Tais ferramentas permitem que você configure mensagens de lembrete e confirmação e envie automaticamente para os pacientes em horários específicos.

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O ideal, no entanto, é que essa ferramenta faça parte de uma plataforma de gestão odontológica. Dessa forma, todos os processos da gestão clínica estarão integrados, como a agenda, as notificações, o cadastro e a ficha clínica do paciente, evitando que você precise executar integrações técnicas complexas.

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2. Certifique-se que o disparo automático está ligado

Nas configurações da plataforma Capim, você pode ligar e desligar a opção de enviar os lembretes automáticos — lembrando que os envios são 100% gratuitos.

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Você tem à disposição as opções “No momento da marcação do horário pela clínica”, “24 horas antes da consulta (com botões de confirmação para o usuário)” e “1 hora antes do horário marcado”. Ainda existem as opções de notificações para “Quando a clínica cancelar a consulta” e “Quando a clínica remarcar a consulta”.

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Leia também: Agenda Dental: como potencializar o agendamento de consultas

3. Coleta de dados de contato

É necessário coletar os números de telefone dos pacientes e obter sua permissão para enviar mensagens via WhatsApp. Isso pode ser feito durante o processo de agendamento da primeira consulta ou por meio de um formulário online.

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Em seguida, é necessário incluir esta informação na ficha de cadastro do paciente no sistema. Assim, o sistema automaticamente buscará o número de celular associado ao cadastro do paciente para disparar os lembretes.

4. Automação de envio

Nesta parte não há ação necessária de sua parte! Assim que a consulta for inserida na agenda o sistema identifica o paciente por sua ficha de cadastro, localiza o telefone celular preenchido e dispara as mensagens automatizadas.

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As mensagens sempre conterão os nomes do paciente, da clínica e do dentista que fará o atendimento (contanto que essa informação esteja devidamente preenchida no sistema). Além disso, também constarão o dia da semana, data com dia e mês e horário, bem como o telefone de contato da clínica.

5. Acompanhamento

Quando o paciente apertar o botão confirmando sua presença na mensagem, o sistema fará o registro na marcação da agenda com um ícone verde. A partir daí é só monitorar e se atentar a eventuais contatos que este paciente possa fazer para desmarcar ou remarcar a consulta.

Benefícios de automatizar mensagens de confirmação de consultas

Automatizar o envio de mensagens de confirmação de consultas pelo WhatsApp oferece diversos benefícios, incluindo:

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• Redução das taxas de não comparecimento: os pacientes são mais propensos a confirmar ou reagendar quando recebem lembretes automáticos.
• Economia de tempo e recursos: a equipe do consultório não precisa mais fazer chamadas telefônicas para confirmar consultas, o que economiza tempo e recursos.
• Melhoria da satisfação do paciente: clientes apreciam lembretes e facilidades de confirmação, o que melhora sua experiência geral.
• Maior eficiência operacional: a automação ajuda a manter o fluxo de trabalho da clínica, minimizando atrasos e desperdícios.
• Melhor planejamento: saber quais pessoas confirmaram ou remarcaram suas consultas ajuda os dentistas a planejarem seus dias de maneira mais eficaz.

Invista em tecnologia e melhore ainda mais o atendimento da sua clínica

A automação das confirmações de consultas pelo WhatsApp é uma ferramenta valiosa para clínicas e consultórios odontológicos. Ao adotar essa abordagem, os profissionais de saúde podem proporcionar um serviço de melhor qualidade enquanto otimizam seus processos administrativos e diminuem perdas financeiras.

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Com o software da Capim, você faz toda a gestão da sua clínica em um só lugar. Você pode enviar confirmações e lembretes automatizados pelo WhatsApp de forma 100% integrada à nossa plataforma e sem cobrança adicional pelo disparo de mensagens.

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