6 dicas para aumentar a confirmação de consultas no seu consultório odontológico

Em meio a uma rotina cada vez mais atribulada, o setor da saúde enfrenta desafios constantes na manutenção da qualidade do atendimento e no aumento da confirmação de consultas. No contexto de um consultório odontológico, a confirmação de agendamentos é um elemento-chave para garantir uma gestão eficiente, maximizar a utilização do tempo dos profissionais e proporcionar uma experiência positiva aos pacientes. 

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No entanto, muitos consultórios ainda lidam com altos índices de faltas e cancelamentos, o que causa prejuízo para a clínica. Afinal, um espaço mal-aproveitado significa honorário não recebido (seja por consulta ou por procedimento).

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Assim, é essencial adotar estratégias inteligentes e práticas para aumentar a confirmação de consultas, visando melhorar o fluxo de atendimento, otimizar recursos e fortalecer o relacionamento entre o consultório e seus pacientes. 

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Neste texto, mostramos 6 dicas de melhores práticas e ferramentas disponíveis para ajudar consultórios odontológicos a enfrentarem esse desafio, proporcionando uma agenda mais organizada e uma prestação de cuidados de saúde mais eficiente e aprimorada.

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Estratégias para aumentar a confirmação de consultas

Existem várias estratégias que podem ser adotadas para melhorar o índice de confirmação de consultas em um consultório odontológico. O objetivo, no final, é melhorar a comunicação e o engajamento com os pacientes, garantindo que eles compareçam às consultas agendadas. 

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Estas são as principais maneiras de aumentar as taxas de confirmação de consultas para dentistas:

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1. Mensagens de texto (WhatsApp)
2. Confirmação online
3. Política de cancelamento
4. Uso das redes sociais
5. Programa de fidelidade
6. Follow-up pós-consulta

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Entenda cada uma delas com detalhes logo abaixo!

1. Mensagens de texto (WhatsApp)

Hoje em dia, cada vez menos as pessoas atendem a ligações, buscando evitar spams e cobranças. Por isso, mensagens de texto acabam sendo uma opção mais prática e eficiente, principalmente aquelas enviadas por WhatsApp (visto que SMS tende a ser ignorado pelo mesmo motivo que ligações de números desconhecidos).

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Outro ponto é que, hoje, a maioria das pessoas carrega seus smartphones consigo para todos os lados. Ou seja, a probabilidade de obter uma resposta mais rápida é maior ao focar neste canal.

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Porém, enviar essas mensagens manualmente para cada paciente que marca consulta é pouco prático — e você ainda corre o risco de enviar os lembretes. Automatizar essa tarefa é fundamental uma rotina de agendamentos realmente eficaz.

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Na agenda online da plataforma Capim, por exemplo, dentistas e secretárias são poupados desse trabalho e contam com um aliado poderoso no aumento da taxa de confirmação. Para todos os pacientes com atendimentos marcados, são disparados uma mensagem de confirmação e um lembrete no dia da consulta via WhatsApp (tudo sem custo extra ou limite de uso).

2. Marcação de consultas online

A conveniência e a comodidade são fatores que tornam o autosserviço tão atrativo para as pessoas e ajuda a conquistar pacientes. Quanto mais simples e ágil for a experiência deles para agendar suas consultas, maiores serão as chances de confirmarem e aparecerem.

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No lugar daquelas confusas trocas de mensagens e ligações para encontrar o melhor horário, você pode simplificar muito a vida das secretárias (ou a sua própria caso cuide dos agendamentos). Em um modelo de marcação de consultas online, é só enviar o link da sua agenda via mensagem mesmo e deixar que o próprio paciente decida entre os horários disponíveis.

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Dica: este também é um recurso que você encontra na agenda da plataforma Capim!

3. Política de cancelamento e reagendamento

Muitas vezes evitadas pelos menos experientes que desejam não lidar com burocracias, políticas e termos são um grande aliado de uma boa administração  de agenda. Se perguntar a um gestor clínico mais experiente (seja do segmento odontológico ou não), certamente, ele indicará que crie uma política de cancelamento e reagendamento de consultas.

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Delimitar tais regras, te ajuda a mostrar ao paciente que as faltas e reagendamentos em cima da hora têm um impacto na sua atividade clínica e captação de receita, já que deixa aberto um espaço que poderia ser ocupado por outro.

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Implemente uma política clara, com prazos estabelecidos e possíveis taxas, para incentivar os pacientes a cumprirem seus compromissos e a comunicarem mudanças com a devida antecedência.

4. Uso das redes sociais

Redes sociais não são apenas um canal para promoção dos seus serviços. Ao utilizá-las de forma estratégica, você consegue não só atrair novos clientes, como potencializar a própria confirmação de consultas.

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Por exemplo, sabe aquele link para a agenda que o próprio paciente pode agendar seu horário? Por que não colocá-lo na bio do seu Instagram junto aos outros links?

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Veja só que fluxo interessante e orgânico de atração de clientes: você cria conteúdos interessantes em suas redes sociais para promover sua clínica e seus serviços; você indica que os usuários interessados entrem no link do seu perfil e agendem consultas; de forma automatizada, pela plataforma Capim, essa pessoa recebe as mensagens de confirmação e lembrete.

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Pronto! Um processo ordenado e automatizado de atrair e confirmar a presença de pacientes. O maior trabalho aí estará em planejar e criar publicações em redes sociais (coisa que você pode terceirizar ou fazer com a ajuda de uma inteligência artificial).

5. Programa de fidelidade

No mundo do marketing e das vendas existe uma máxima, expressada pela primeira vez por Philip Kotler, uma das maiores autoridades destes setores em toda a história: conquistar novos clientes é de 5 a 7 vezes mais caro do que manter os já existentes.

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Inclusive, a fidelização de clientes é uma ferramenta muito efetiva para conquistar ainda mais clientes, afinal quem está satisfeito tem mais chances de indicar seu consultório a familiares e amigos. Ou seja, um novo paciente vindo de forma orgânica e sem investimento em marketing!

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Existem diversas formas de usar esse tipo de estratégia para potencializar o preenchimento da sua agenda dental. Veja algumas ideias:

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• Conceda condições especiais, brindes e até descontos, premiando seus pacientes pela pontualidade ou recorrência — inclusive, esta é uma forma inteligente de usar descontos já que está atrelada ao aumento no volume de consultas.
• Adote um sistema de pontos ou carimbos que ao ser acumulados concedem algum benefícios, seja um desconto ou um procedimento simples — neste caso, para não sair do prejuízo, deve haver uma margem de diferença entre o potencial de receita e o valor do prêmio.
• Conceda condições especiais e brindes para quem indicar outros pacientes. Esse tipo de lead (potencial cliente) é o sonho de todos os gestores de clínicas e negócios, pois tem mais chances de ficar satisfeito com o serviço e manter a cadeia de indicações.

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Importante: esse tipo de iniciativa exige muito planejamento, principalmente financeiro, pois envolve uma contrapartida a ser presenteada em troca da fidelidade. Ou seja, é preciso prever com o máximo de precisão os custos e burocracias envolvidos — além de formalizar uma política para esse plano, para deixar as regras bem claras e concisas para seus beneficiados.

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Uma iniciativa bem desenvolvida pode ser a alavanca para preencher sua agenda e estimular os comparecimentos de seus pacientes!

6. Follow-up pós-consulta

O pós-consulta é um momento essencial para manter seus pacientes engajados e trazê-los de volta ao consultório (seja para continuação de tratamentos, seja para manter uma frequência de visitas adequada). Independente de ser dentista ou secretária, logo após a consulta, tente obter um feedback, ou seja, verifique se o atendimento foi satisfatório, se sentiu falta de algo e reforce a importância dos retornos.

Tudo em uma única solução

O segredo para aumentar o engajamento dos pacientes e a confirmação de consultas está no relacionamento. E sabemos que é muito difícil manter um acompanhamento personalizado com todos eles.

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Por isso a plataforma Capim desenvolveu um software completo, exclusivo para dentistas, para te ajudar nessa tarefa. Nosso sistema tem uma interface completa para controle da agenda e envio mensagens de confirmação de consulta e lembretes via WhatsApp (sem custo adicional ou limite de uso).

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Nosso software odontológico foi pensado para simplificar a sua rotina: gestão da clínica, financeiro e informações de pacientes ficam integrados em uma única plataforma para que você acompanhe de perto tudo o que acontece por aí.

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Na Capim, acreditamos que alto desempenho é fazer o melhor trabalho de nossas vidas. E para realizarmos o nosso sonho, precisamos ser eficientes e ter entregas excepcionais. E é isso o que o nosso software viabiliza.

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