Confirmação de consulta: como reduzir as faltas na sua clínica

Confirmar as consultas com seus pacientes é fundamental para a eficiência do atendimento na clínica. Ao dedicar um tempo para as confirmações, você reduz o número de cancelamentos e evita lacunas desnecessárias na agenda.

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A confirmação traz vantagens tanto para você quanto para o paciente. Neste artigo, vamos discutir a importância das confirmações e como implementá-las para melhorar a gestão da sua clínica.

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O que é confirmação de Consulta e quais os meios utilizados?

A confirmação de consulta funciona como um lembrete enviado com antecedência ao paciente, oferecendo a ele a oportunidade de confirmar, cancelar ou reagendar o atendimento.

Existem várias maneiras de implementar um sistema de confirmação de consultas:

Mensagens de texto (SMS)

Método ideal para mensagens breves e urgentes, especialmente para pacientes que não utilizam WhatsApp, garantindo que a informação chegue rapidamente à tela do celular.

WhatsApp

Ferramenta amplamente utilizada por profissionais, garante um contato pessoal e imediato. Além de possuir taxas de visualização e respostas maiores do que os demais canais.

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Com a versão business, por exemplo, você pode automatizar as mensagens, economizando seu tempo. Contudo, há um custo por conversa nessa modalidade, enquanto já existem softwares odontológicos que permitem o disparo de mensagens automáticas em massa sem cobranças adicionais.

E-mail

O e-mail permite uma comunicação mais detalhada. Além da confirmação da consulta, você pode enviar outras informações, como recomendações pré e pós-procedimento, além de anexar arquivos.

Ligações telefônicas

Embora seja um método pouco utilizado, pode ser o preferido por alguns pacientes. Apesar de não economizar tempo, ele pode oferecer o benefício de gerar uma conexão mais pessoal com o paciente.

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Qual a importância e os benefícios de uma confirmação de consulta?

Na correria do dia a dia, imprevistos podem ocorrer e, muitas vezes, o paciente não comparece à consulta apenas porque esqueceu a data. Por isso, a confirmação é essencial; ela garante que o paciente tenha tempo para se reorganizar ou até mesmo reagendar o atendimento.

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Uma rotina eficiente de confirmação eficiente também é fundamental para o operacional da clínica, permitindo que você ou a equipe de recepção possam se organizar rapidamente em casos de faltas e atrasos.

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Confira quais os benefícios de sempre confirmar as consultas:

Redução de faltas e cancelamentos tardios

Um cancelamento tardio ou falta injustificada pode desorganizar todo o seu cronograma de atendimento, causar perda de receita e até provocar desconforto para outro paciente que poderia ter sido agendado nesse horário.

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Leia também: Como usar a Agenda Capim para fidelizar seus pacientes

Melhor organização da agenda do dentista

Enviar a confirmação de consulta pode proporcionar ao dentista uma visão clara das consultas agendadas, facilitando o planejamento dos horários, como a inclusão de um tratamento adicional em um horário disponível. Com uma agenda bem organizada, o dentista pode oferecer um atendimento mais eficiente e sem pressa.

Aumento da satisfação do paciente

Enviando a confirmação de consulta ao paciente, você reduz a chance de incertezas quanto ao horário agendado. Saber que a clínica já está esperando por ele diminui o risco de atrasos e faltas, além de proporcionar uma experiência mais tranquila para o paciente.  

Otimização do tempo e recursos da clínica

Com uma agenda organizada, fica mais fácil planejar a alocação de equipamentos e materiais, garantindo que estejam disponíveis quando necessário.

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💡 Dica: Em casos de cirurgia, em que a sala precisa ser preparada com antecedência, informe bem o paciente sobre a importância de confirmar a presença. Assim, você evita o desperdício de materiais e insumos necessários.

Boas práticas que aumentam a eficácia da confirmação

• Envie um lembrete de consulta logo após o agendamento e outro com, no mínimo, 24 horas de antecedência.
• Mantenha mensagens em suas redes sociais que incentivem a confirmação de consultas, promovendo a boa prática entre os pacientes.
• Estabeleça uma política de ausência; isso pode reduzir significativamente o número de faltas.
• Fique atento aos pacientes que frequentemente se atrasam ou faltam; considere, por exemplo, confirmar a consulta por telefone.
• Ofereça a opção de cancelamento ou reagendamento para evitar que os pacientes hesitem em responder ao contato.
• Utilize ferramentas de automação de mensagens para garantir que as confirmações sejam feitas de maneira eficaz.

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Como escrever uma mensagem de confirmação de consulta?

Escrever uma mensagem de confirmação parece fácil, mas existem algumas premissas que precisam ser seguidas para garantir a compreensão do paciente.

Comunique-se de forma profissional

Na correria de se comunicar com vários clientes ao mesmo tempo (incluindo os que já estão na clínica), é muito comum deixar alguns errinhos gramaticais e ortográficos passarem. 

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Você não precisa virar um “professor de português” de um dia para o outro. Contudo, é fundamental garantir que conceitos básicos da norma culta estão sendo respeitados. Afinal, muitos desvios podem afetar a credibilidade da clínica e o entendimento da mensagem.

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💡Dica: aproveite também ferramentas de Inteligência Artificial (como o Chat GPT ou o Copilot) para fazer revisões. Você pode fazer solicitações objetivas como, “Revise o seguinte texto que será enviado para pacientes confirmarem consulta no meu consultório odontológico: [INSERIR TEXTO]”.

Prepare uma Mensagem Modelo

Crie uma mensagem padrão que inclua todas as informações essenciais: endereço, data e horário da consulta. Garanta que esta comunicação esteja sempre atualizada e pronta para uso, para evitar a omissão de qualquer informação importante.

Crie mensagens claras e objetivas

Evite textos muito longos ou excesso de informações, isso pode confundir seus pacientes ou fazê-los te ignorar momentaneamente. A mensagem deve ser objetiva e direto ao ponto, priorizando seu maior objetivo: a confirmação.

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Tome cuidado também com a formatação. Parágrafos muito longos ou a ausência de espaços entre eles torna a experiência de leitura maçante. Frases curtas e objetivas, assim como negritos em lugares estratégicos, ajudam a tornar o texto mais escaneável, ou seja, uma passada rápida de olho é o suficiente para o leitor compreender as informações principais.

Ofereça Opções de Reagendamento

Inclua na mensagem opções claras e fáceis para o paciente reagendar, como sugestões de novas datas e horários. Certifique-se de que o processo seja simples e acessível.

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Disponibilizar links para a sua agenda, para que o próprio cliente possa escolher o novo horário, podem ajudar a evitar atritos e agilizar a marcação de novos horários.

Personalize o Contato

Evite enviar mensagens excessivamente robotizadas. Personalize a mensagem para criar uma conexão mais humana e acolhedora com o paciente. Inclua um toque pessoal, como o nome do paciente e um tom de voz amigável.

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Leia também: Humanizando a gestão dos consultórios com um Software Odontológico

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Modelos de mensagem de confirmação de consulta

Modelo 1

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Olá, [Nome do Paciente],
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Sua consulta está confirmada para:
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Data: [Data]
Hora: [Hora]

Endereço: [Endereço da Clínica]

Atenciosamente,
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[Seu Nome]

Modelo 2

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Olá, [Nome do Paciente],

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Gostaríamos de confirmar sua consulta agendada na [Nome da Clínica].

Detalhes da Consulta:

• Data: [Data]
• Hora: [Hora]
• Endereço: [Endereço da Clínica]

É muito importante que você confirme sua presença. Isso nos ajuda a preparar tudo para o seu atendimento. Por favor, responda a esta mensagem para confirmar que você comparecerá.

Caso precise remarcar, informe-nos com pelo menos 24 horas de antecedência para que possamos ajustar a agenda.

Agradecemos pela sua colaboração!

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Atenciosamente,
[Seu Nome]
[Nome da Clínica]
[Telefone]

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Leia também: Modelos de mensagem para resgatar pacientes antigos

Como lidar com cancelamentos e reagendamentos?

Por mais organizada que seja uma rotina, imprevistos podem ocorrer, e precisar cancelar ou reagendar é algo normal. Sabemos que isso pode acontecer para ambas as partes, por isso é importante aprender a lidar com a situação e praticar a compreensão.

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No entanto, para pacientes que costumam remarcar com frequência, desenvolva estratégias para evitar essa situação. Por exemplo, crie uma política de ausência para que o paciente possa entender as consequências de cancelar ou remarcar com regularidade. Essa política deve ser comunicada no momento da remarcação da consulta para evitar transtornos futuros.

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💡 Dica: Vamos considerar que a confirmação foi enviada e o paciente respondeu cancelando a consulta. Nesse momento, você pode incluir um paciente da lista de espera, evitando buracos na agenda e minimizando o impacto financeiro.

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Entenda a importância de ter um bom software odontológico

Vivemos em uma realidade em que a tecnologia está cada vez mais a nosso favor. Produtos e serviços que facilitam nossa rotina e economizam nosso tempo estão ao alcance das nossas mãos.

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Estar aberto à implementação de novas tecnologias na sua clínica pode transformar sua gestão financeira e clínica. Um software odontológico pode potencializar seu desempenho financeiro e revolucionar a realidade da sua clínica.

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Quanto às confirmações de consulta, existem plataformas capazes de te ajudar a impulsionar e organizar essa prática de forma 100% integrada à agenda. Ou seja, por meio de automatizações, você e seus auxiliares podem economizar tempo com tarefas manuais - como o envio de lembretes - e se dedicar ao encantamento e fidelização dos clientes.

Por que automatizar a confirmação de consultas e quais os benefícios?

Automatizar a confirmação de consultas traz diversos benefícios para clínicas e consultórios. Além de aumentar a eficiência operacional, você reduz erros e facilita o gerenciamento de um grande número de pacientes.

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Como vimos até aqui, confirmar as consultas é essencial no dia a dia da sua clínica. Automatizar o processo facilita ainda mais. Embora haja o custo para contratar um sistema de automação, a longo prazo o investimento vai gerar economia financeira.

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Na Capim dentistas, secretárias/recepcionistas e gestores têm à disposição todas as ferramentas fundamentais para tornar sua rotina mais eficiente:

• Agenda online inteligente
• Prontuário eletrônico
• Ficha clínica digital com odontograma e anamnese
• Disparo de mensagens de lembrete e confirmação de consulta por WhatsApp gratuitas
• Controle de receitas e despesas
• E muito mais!

Além do essencial, conosco, consultórios e clínicas de todos os portes contam com o maior diferencial, a oferta de financiamento para tratamentos de seus pacientes. Com este recurso é possível viabilizar pagamentos flexíveis para seus clientes e aumentar o seu faturamento.

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