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Confirmação de consulta: como reduzir as faltas na sua clínica

Entenda a importância de confirmar a consulta com seu paciente e confira modelos de mensagem.

A imagem mostra um tablet e um smartphone sobre um fundo azul claro. No tablet, há uma planilha com colunas indicando que é usada para agendar ou registrar consultas.
data

27/8/2024

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4 minutos

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Confirmação de Consultas

Lembretes via WhatsApp

Mensagens para Pacientes

Agenda Odontológica

Confirmar as consultas com seus pacientes é fundamental para a eficiência do atendimento na clínica. Ao dedicar um tempo para as confirmações, você reduz o número de cancelamentos e evita lacunas desnecessárias na agenda.

A confirmação traz vantagens tanto para você quanto para o paciente. Neste artigo, vamos discutir a importância das confirmações e como implementá-las para melhorar a gestão da sua clínica.

O que é confirmação de Consulta e quais os meios utilizados?

A confirmação de consulta funciona como um lembrete enviado com antecedência ao paciente, oferecendo a ele a oportunidade de confirmar, cancelar ou reagendar o atendimento.

Existem várias maneiras de implementar um sistema de confirmação de consultas:

Mensagens de texto (SMS)

Método ideal para mensagens breves e urgentes, especialmente para pacientes que não utilizam WhatsApp, garantindo que a informação chegue rapidamente à tela do celular.

WhatsApp

Ferramenta amplamente utilizada por profissionais, garante um contato pessoal e imediato. Além de possuir taxas de visualização e respostas maiores do que os demais canais.

Com a versão business, por exemplo, você pode automatizar as mensagens, economizando seu tempo. Contudo, há um custo por conversa nessa modalidade, enquanto já existem softwares odontológicos que permitem o disparo de mensagens automáticas em massa sem cobranças adicionais.

E-mail

O e-mail permite uma comunicação mais detalhada. Além da confirmação da consulta, você pode enviar outras informações, como recomendações pré e pós-procedimento, além de anexar arquivos.

Ligações telefônicas

Embora seja um método pouco utilizado, pode ser o preferido por alguns pacientes. Apesar de não economizar tempo, ele pode oferecer o benefício de gerar uma conexão mais pessoal com o paciente.

Qual a importância e os benefícios de uma confirmação de consulta?

Na correria do dia a dia, imprevistos podem ocorrer e, muitas vezes, o paciente não comparece à consulta apenas porque esqueceu a data. Por isso, a confirmação é essencial; ela garante que o paciente tenha tempo para se reorganizar ou até mesmo reagendar o atendimento.

Uma rotina eficiente de confirmação eficiente também é fundamental para o operacional da clínica, permitindo que você ou a equipe de recepção possam se organizar rapidamente em casos de faltas e atrasos.

Confira quais os benefícios de sempre confirmar as consultas:

Redução de faltas e cancelamentos tardios

Um cancelamento tardio ou falta injustificada pode desorganizar todo o seu cronograma de atendimento, causar perda de receita e até provocar desconforto para outro paciente que poderia ter sido agendado nesse horário.

Leia também: Como usar a Agenda Capim para fidelizar seus pacientes

Melhor organização da agenda do dentista

Enviar a confirmação de consulta pode proporcionar ao dentista uma visão clara das consultas agendadas, facilitando o planejamento dos horários, como a inclusão de um tratamento adicional em um horário disponível. Com uma agenda bem organizada, o dentista pode oferecer um atendimento mais eficiente e sem pressa.

Aumento da satisfação do paciente

Enviando a confirmação de consulta ao paciente, você reduz a chance de incertezas quanto ao horário agendado. Saber que a clínica já está esperando por ele diminui o risco de atrasos e faltas, além de proporcionar uma experiência mais tranquila para o paciente.  

Otimização do tempo e recursos da clínica

Com uma agenda organizada, fica mais fácil planejar a alocação de equipamentos e materiais, garantindo que estejam disponíveis quando necessário.

💡 Dica: Em casos de cirurgia, em que a sala precisa ser preparada com antecedência, informe bem o paciente sobre a importância de confirmar a presença. Assim, você evita o desperdício de materiais e insumos necessários.

Boas práticas que aumentam a eficácia da confirmação

  • Envie um lembrete de consulta logo após o agendamento e outro com, no mínimo, 24 horas de antecedência.
  • Mantenha mensagens em suas redes sociais que incentivem a confirmação de consultas, promovendo a boa prática entre os pacientes.
  • Estabeleça uma política de ausência; isso pode reduzir significativamente o número de faltas.
  • Fique atento aos pacientes que frequentemente se atrasam ou faltam; considere, por exemplo, confirmar a consulta por telefone.
  • Ofereça a opção de cancelamento ou reagendamento para evitar que os pacientes hesitem em responder ao contato.
  • Utilize ferramentas de automação de mensagens para garantir que as confirmações sejam feitas de maneira eficaz.

Como escrever uma mensagem de confirmação de consulta?

Escrever uma mensagem de confirmação parece fácil, mas existem algumas premissas que precisam ser seguidas para garantir a compreensão do paciente.

Comunique-se de forma profissional

Na correria de se comunicar com vários clientes ao mesmo tempo (incluindo os que já estão na clínica), é muito comum deixar alguns errinhos gramaticais e ortográficos passarem. 

Você não precisa virar um “professor de português” de um dia para o outro. Contudo, é fundamental garantir que conceitos básicos da norma culta estão sendo respeitados. Afinal, muitos desvios podem afetar a credibilidade da clínica e o entendimento da mensagem.

💡Dica: aproveite também ferramentas de Inteligência Artificial (como o Chat GPT ou o Copilot) para fazer revisões. Você pode fazer solicitações objetivas como, “Revise o seguinte texto que será enviado para pacientes confirmarem consulta no meu consultório odontológico: [INSERIR TEXTO]”.

Prepare uma Mensagem Modelo

Crie uma mensagem padrão que inclua todas as informações essenciais: endereço, data e horário da consulta. Garanta que esta comunicação esteja sempre atualizada e pronta para uso, para evitar a omissão de qualquer informação importante.

Crie mensagens claras e objetivas

Evite textos muito longos ou excesso de informações, isso pode confundir seus pacientes ou fazê-los te ignorar momentaneamente. A mensagem deve ser objetiva e direto ao ponto, priorizando seu maior objetivo: a confirmação.

Tome cuidado também com a formatação. Parágrafos muito longos ou a ausência de espaços entre eles torna a experiência de leitura maçante. Frases curtas e objetivas, assim como negritos em lugares estratégicos, ajudam a tornar o texto mais escaneável, ou seja, uma passada rápida de olho é o suficiente para o leitor compreender as informações principais.

Ofereça Opções de Reagendamento

Inclua na mensagem opções claras e fáceis para o paciente reagendar, como sugestões de novas datas e horários. Certifique-se de que o processo seja simples e acessível.

Disponibilizar links para a sua agenda, para que o próprio cliente possa escolher o novo horário, podem ajudar a evitar atritos e agilizar a marcação de novos horários.

Personalize o Contato

Evite enviar mensagens excessivamente robotizadas. Personalize a mensagem para criar uma conexão mais humana e acolhedora com o paciente. Inclua um toque pessoal, como o nome do paciente e um tom de voz amigável.

Leia também: Humanizando a gestão dos consultórios com um Software Odontológico

Modelos de mensagem de confirmação de consulta

Modelo 1

Olá, [Nome do Paciente],

Sua consulta está confirmada para:

Data: [Data]
Hora: [Hora]

Endereço: [Endereço da Clínica]

Atenciosamente,

[Seu Nome]

Modelo 2

Olá, [Nome do Paciente],

Gostaríamos de confirmar sua consulta agendada na [Nome da Clínica].

Detalhes da Consulta:

  • Data: [Data]
  • Hora: [Hora]
  • Endereço: [Endereço da Clínica]

É muito importante que você confirme sua presença. Isso nos ajuda a preparar tudo para o seu atendimento. Por favor, responda a esta mensagem para confirmar que você comparecerá.

Caso precise remarcar, informe-nos com pelo menos 24 horas de antecedência para que possamos ajustar a agenda.

Agradecemos pela sua colaboração!

Atenciosamente,
[Seu Nome]
[Nome da Clínica]
[Telefone]

Leia também: Modelos de mensagem para resgatar pacientes antigos

Como lidar com cancelamentos e reagendamentos?

Por mais organizada que seja uma rotina, imprevistos podem ocorrer, e precisar cancelar ou reagendar é algo normal. Sabemos que isso pode acontecer para ambas as partes, por isso é importante aprender a lidar com a situação e praticar a compreensão.

No entanto, para pacientes que costumam remarcar com frequência, desenvolva estratégias para evitar essa situação. Por exemplo, crie uma política de ausência para que o paciente possa entender as consequências de cancelar ou remarcar com regularidade. Essa política deve ser comunicada no momento da remarcação da consulta para evitar transtornos futuros.

💡 Dica: Vamos considerar que a confirmação foi enviada e o paciente respondeu cancelando a consulta. Nesse momento, você pode incluir um paciente da lista de espera, evitando buracos na agenda e minimizando o impacto financeiro.

Entenda a importância de ter um bom software odontológico

Vivemos em uma realidade em que a tecnologia está cada vez mais a nosso favor. Produtos e serviços que facilitam nossa rotina e economizam nosso tempo estão ao alcance das nossas mãos.

Estar aberto à implementação de novas tecnologias na sua clínica pode transformar sua gestão financeira e clínica. Um software odontológico pode potencializar seu desempenho financeiro e revolucionar a realidade da sua clínica.

Quanto às confirmações de consulta, existem plataformas capazes de te ajudar a impulsionar e organizar essa prática de forma 100% integrada à agenda. Ou seja, por meio de automatizações, você e seus auxiliares podem economizar tempo com tarefas manuais - como o envio de lembretes - e se dedicar ao encantamento e fidelização dos clientes.

Por que automatizar a confirmação de consultas e quais os benefícios?

Automatizar a confirmação de consultas traz diversos benefícios para clínicas e consultórios. Além de aumentar a eficiência operacional, você reduz erros e facilita o gerenciamento de um grande número de pacientes.

Como vimos até aqui, confirmar as consultas é essencial no dia a dia da sua clínica. Automatizar o processo facilita ainda mais. Embora haja o custo para contratar um sistema de automação, a longo prazo o investimento vai gerar economia financeira.

Reduza suas faltas, conheça a Capim!

Imagine sua agenda digital enviando automaticamente mensagens para confirmação de consultas.

Na Capim dentistas, secretárias/recepcionistas e gestores têm à disposição todas as ferramentas fundamentais para tornar sua rotina mais eficiente:

Além do essencial, conosco, consultórios e clínicas de todos os portes contam com o maior diferencial, a oferta de financiamento para tratamentos de seus pacientes. Com este recurso é possível viabilizar pagamentos flexíveis para seus clientes e aumentar o seu faturamento.

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