Formas de pagamento para dentistas: qual a melhor para o seu consultório?

Há pouco mais de uma década, havia duas formas principais de pagamento em consultórios odontológicos: dinheiro e cheque. A sociedade evoluiu, e a necessidade de mais segurança e conforto para os consumidores trouxeram os boletos e carnês.

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Mas ainda havia mais espaço para a evolução, e a tecnologia digital trouxe os cartões de débito e crédito, as transferências, o Pix e os links para pagamentos on-line. A ponto de formas antigas de pagamento terem sido relegadas ao ostracismo (como o cheque). 

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Os meios de pagamento constituem um item essencial nas relações de consumo. E não seria diferente para dentistas, que atendem muitos pacientes e fazem procedimentos de forma particular.

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Neste artigo, falaremos sobre a importância de considerar formas de pagamento variadas no seu consultório ou clínica, além de apresentar um modelo moderno de gestão financeira que facilita o pagamento para o paciente e para você.

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Que tipo de dentista deve se preocupar com meios de pagamento?

Qualquer dentista que tenha um consultório ou clínica e que ofereça serviços particulares. Isso também vale para os profissionais que, por exemplo, oferecem a possibilidade do paciente comprar equipamentos ou procedimentos complementares - como alinhadores ou sessões de clareamento.

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‍Um parêntese importante: esse tipo de complemento não pode ser oferecido como algo obrigatório e vinculado ao atendimento, ou pode configurar a prática de venda casada, que é proibida pelo Código de Defesa do Consumidor (CDC).

Jornada do paciente

Antes de falarmos sobre os meios de pagamento em si, precisamos mostrar o contexto onde eles estão inseridos: a jornada do paciente. Trata-se do caminho percorrido por ele desde o primeiro contato com o consultório ou clínica até o final do tratamento, incluindo todas as interações com o dentista e sua equipe, além de parceiros (como laboratórios de exames). 

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Conhecer a jornada do seu paciente é importante para identificar falhas e melhorar sua experiência - para que ele te procure novamente ou indique seus serviços para outras pessoas.

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O pagamento é uma das etapas dessa jornada. E uma bastante importante. Um bom atendimento clínico é essencial, mas o paciente também deve se sentir confortável no relacionamento burocrático com o seu negócio. Por isso, oferecer formas de pagamento que façam sentido para o seu paciente é algo que não pode ser deixado em segundo plano.

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Leia também: Como captar pacientes para o consultório odontológico: 8 dicas

Quais são as formas de pagamento existentes?

As principais formas de pagamento para consultórios odontológicos são:

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• Dinheiro
• Boleto
• Cheque
• Cartão de débito ou de crédito
• Pix
• Mobile payment
• Pagamento parcelado

Dinheiro

Sim, embora o uso de dinheiro vivo tenha caído bastante em detrimento dos meios digitais, as cédulas e moedas ainda são uma forma de pagamento. Na verdade, é o único meio que os estabelecimentos comerciais e de serviços são obrigados a aceitar. Recusar-se a receber valores em dinheiro vivo pode gerar multa para o estabelecimento ou prestador de serviço, de acordo com o artigo 43 da Lei das Contravenções Penais.

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Neste caso, é importante contar com uma estrutura, como um cofre, para reforçar a segurança - ou então realizar depósitos diários para evitar que muito dinheiro fique na clínica.

Boleto

Este tende a ser um meio de pagamento mais usado em clínicas com ticket médio maior. Os boletos foram a quarta forma mais utilizada pelos Brasileiros em 2022, com cerca de 4 bilhões de transações, porém devido à relevância deste formato em transações mais caras, ele foi o terceiro com maior valor movimentado (R$ 5,3 trilhões).

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Este meio, autenticamente brasileiro, tem suas vantagens e desvantagens. Se por um lado ele é simples e propicia a inclusão do público desbancarizado ou que não tem acesso a internet, para o negócio exige-se uma atenção grande às negociações de taxas e planejamento financeiro dada a demora para compensar.

Cheque

Lembra dele? Sim, o cheque ainda é utilizado no Brasil, embora com uma frequência cada vez menor. Dados da Federação Brasileira de Bancos (Febraban) mostram que o uso de cheques em 2022 foi o menor em mais de 15 anos, com queda de 93,4%.

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A desvantagem do cheque é a possibilidade de fraudes no pagamento - os famosos “cheques sem fundo”, que podem causar dor de cabeça. Nenhum estabelecimento é obrigado a aceitar pagamentos em cheque, mas neste caso recomenda-se deixar essa informação clara ao paciente.

Cartão de débito ou de crédito

É a segunda forma de pagamento mais popular do país atualmente. Só no terceiro trimestre do ano passado (2022) foram R$ 827 bilhões movimentados em cartões de crédito ou débito, segundo a Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços (Abecs). Mesmo que a clínica não seja obrigada a oferecer essa modalidade, é melhor não fugir dela, dada sua popularização e facilidade.

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A “desvantagem” do sistema é que há a cobrança de uma taxa de administração pela operadora, que varia de 3% a 8% do valor cobrado pela consulta ou procedimento (a taxa pode ser mais alta se houver antecipação de parcelas). Além disso, também podem existir os custos com aluguel da máquina usada para a cobrança.

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O dentista pode, no entanto, cobrar valores adicionais pelo uso do cartão. Neste caso, ele precisa informar isso com clareza ao paciente, e dizer que ele pagará mais barato se utilizar outras formas (Pix ou dinheiro vivo).

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Avalie isso com cuidado - não são todos os dentistas que adotam essa prática, que pode ser vista como “mesquinharia” ou abuso, embora seja legal.

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Outro recurso associado à cobrança por cartão de crédito é a antecipação dos recebíveis, que pode ser solicitada pelo estabelecimento, o que potencialmente pode ajudar a equilibrar as contas do mês. No entanto, é preciso ter atenção às taxas que tendem a aumentar de acordo com a quantidade de parcelas antecipadas, podendo chegar a mais de 12%.

Pix

A forma de pagamento do momento. O Pix, por ser rápido e não cobrar taxas, em apenas dois anos se tornou o meio mais popular do Brasil, com 26 bilhões de transações e R$ 12,9 trilhões movimentados de janeiro a setembro de 2022.

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Outra vantagem do Pix para as transferências tradicionais é que ele não exige diversos números relacionados à conta, agência e variações. Basta registrar a chave, ou gerar um QR Code, para utilizá-lo.

Mobile payment

Método que consiste no pagamento com aproximação do celular, por meio de serviços como o Google Pay, Apple Pay ou Samsung Pay, entre outros, além de aplicativos de bancos. A clínica precisa ter uma maquininha que tenha esse tipo de tecnologia (NFC, ou comunicação por campo de proximidade). As tarifas são similares às cobradas pelas operadoras de cartões de crédito e débito.

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Trata-se de uma modalidade interessante, principalmente se o seu público for mais jovem, sofisticado e exigente.

Pagamento parcelado

O pagamento parcelado não se resume apenas ao cartão de crédito. Hoje, clínicas odontológicas têm acesso a soluções desenvolvidas especialmente para suas necessidades, a fim de viabilizar tratamentos mais custosos para o paciente.

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Dessa forma, você pode impedir que procedimentos importantes para a saúde do seu paciente ou os sonhados procedimentos estéticos sejam adiados. E o mais interessante é que existe mais de uma forma de oferecer essa flexibilidade de pagamento — ambas disponíveis na plataforma Capim!

Solução de financiamento

Durante muito tempo, dentistas e pacientes evitaram adotar financiamentos para promover os tratamentos necessários. Afinal, os produtos disponíveis na maioria das instituições não eram voltados para esse setor e não ofereciam taxas e condições de pagamento adequadas.

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Contudo, o tempo passou e o avanço da tecnologia permitiu o surgimento de empresas capazes de atender a esse contingente. A Capim, por exemplo, tornou-se pioneira ao ser a primeira plataforma de gestão do mercado a ter uma solução de financiamento nativamente integrada.

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Por meio do Financiamento Capim, dentistas podem oferecer uma forma de pagamento flexível aos pacientes — que podem parcelar em até 36x —, sem ter riscos ou se preocupar com a burocracia das cobranças. E tudo ocorre de forma transparente, com a clínica tendo total visão sobre o andamento dos processos pelo software odontológico.

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Outros detalhes importantes são os benefícios direcionados e adaptados às necessidades do setor. Por exemplo, a pré-análise e a aprovação do crédito ocorrem em pouco tempo, permitindo que o paciente saia da clínica já sabendo se poderá realizar o tratamento e com os boletos para pagar.

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Ainda, você, dentista, conta com uma solução mais estratégica. O repasse dos pagamentos do Financiamento Capim para a clínica são feitos à vista em até 72h. Ou seja, você deixa de receber os valores "picados" econta com mais previsibilidade de caixa - e ainda pode economizar até 50% em relação às antecipações de recebimentos via cartão de crédito.

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Leia também: Como a OdontoCompany Itaberaí movimentou mais de R$ 200 mil com a Capim

Parcelamento por conta própria

Outra forma de parcelamento possível para dentistas é que eles mesmos ofereçam essa condição aos pacientes. Naturalmente, há um risco de inadimplência envolvido e a responsabilidade burocrática das cobranças fica por sua conta.

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A plataforma Capim deu um passo a mais para auxiliar quem deseja operar desta forma. O Carnê Capim permite que a clínica parcele via boletos e personalizando as condições de acordo com a negociação com o paciente. Por exemplo, você pode selecionar a quantidade de parcelas (até 36x) e a data do primeiro vencimento.

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Além disso, como a cobrança é uma tarefa burocrática e morosa — especialmente para clínicas de pequeno e médio porte — há a possibilidade de um Serviço de Cobrança sob um custo adicional por boleto pago.

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Finalmente, há aquele que talvez seja o recurso mais importante. Como saber se o paciente é um bom pagador e você não está assumindo um grande risco financeiro? Pelo Carnê Capim, você pode fazer a própria consulta de CPF da pessoa nos principais birôs de crédito (Boa Vista, Serasa e Capim Score).

Como saber que meio de pagamento oferecer ao paciente?

É necessário fazer uma seleção de acordo com o porte de sua clínica, localização e público. O importante é estudar o comportamento dos pacientes antes de tomar qualquer decisão, sem baseá-la em ideias pré-concebidas ou recomendações.

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Por exemplo: se sua clínica oferece atendimentos a preços populares em um bairro afastado ou em zonas rurais, você pode pressupor que no seu público há uma parcela significativa de desbancarizados (ou seja, pessoas que não possuem contas abertas em instituições financeiras). Por isso, não oferecer boletos pode fazê-lo perder público

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Outro ponto é identificar a própria demanda de seus pacientes. Se você não receber por Pix, mas ouvir muitas queixas daqueles que desejam pagar por esta modalidade, organize-se para atender a esse pedido. O ideal, no entanto, é sempre se antecipar às tendências.

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Um último exemplo é atentar-se ao ticket médio e procedimentos oferecidos. Tome uma clínica especializada em implantes como exemplo: a instalação de próteses não é muito barata e os meios mais tradicionais à vista não são o suficiente. Nestes casos, oferecer flexibilidade, por meio do financiamento, pode te ajudar a fechar mais contratos e atender às necessidades de quem não tem limite suficiente no cartão!

Quanto cobrar dos seus pacientes em cada meio de pagamento?

Respaldado pela Lei Federal 13.455/17, dentistas, assim como outros prestadores de serviço, podem cobrar valores diferentes nos diferentes meios de pagamento oferecidos a seus clientes. Isso ainda é reforçado pelas diretrizes do CFO, que dá autonomia aos profissionais para definirem suas políticas de remuneração. Essa flexibilidade garante que consultórios possam ajustar suas tabelas de preço de acordo com as necessidades financeiras e negociações de tarifas que fazem com instituições financeiras e de pagamento.

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Contudo, muitas vezes essas contas podem ser complexas, principalmente para fazer no ato da negociação com o paciente. Sem contar que é inviável deixar o paciente esperando para concluir as contas e mostrar-lhe as condições em cada meio.

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Na plataforma Capim, você tem acesso a uma Calculadora de Negociações automatizada. Basta você digitar o quanto quer receber pelo tratamento, colocar algumas informações do seu paciente e apertar um botão. Pronto! Você terá acesso a todas as opções de pagamento disponíveis, já com os cálculos, acréscimos de taxas cadastradas e aplicações de desconto!

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Se quiser saber mais sobre essa ferramenta, converse com um especialista!

Adote uma ferramenta de gestão financeira

Independente do meio de pagamento adotado, é crucial manter um controle financeiro impecável, com plena noção dos planos de tratamentos, orçamentos e pagamentos. E fazer isso por meio de planilhas ou livro-caixa certamente não é a forma mais otimizada, trazendo risco à segurança das informações e veracidade dos dados, bem como confusões por erros manuais.

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A melhor forma de gerenciar esta frente, em qualquer porte de clínica, é por meio de um sistema otimizado para sua prática, como a plataforma Capim!

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Nela, você opera de forma 100% integrada com as informações de pagamento e a ficha cadastral do paciente. Você ainda tem visão em tempo real das receitas e despesas, com relatórios gerenciais intuitivos para analisar a sua saúde financeira.

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E o grande diferencial está nas formas de pagamento. Com o Financiamento Capim e o Carnê Capim, você tem novas opções, mais flexíveis e criadas para atender às necessidades do setor odontológico.

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