Gestão Financeira para Consultórios Odontológicos: as melhores práticas para sua clínica

A odontologia, assim como às demais práticas do setor de saúde, carrega um histórico nobre e ético. Seus profissionais são responsáveis pela saúde geral e autoestima de seus pacientes e, com razão, se orgulham muito de tal. No entanto, em meio a especialização e cuidados com os aspectos dos atendimentos, comumente a gestão financeira de seus consultórios fica em segundo plano.

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Um foco jamais deve ser trocado pelo outro, mas uma administração eficaz da saúde financeira do negócio é indispensável. Com o gerenciamento sustentável e atencioso, a clínica consegue crescer organicamente e seus atendimentos cheguem a cada vez mais pessoas.

Neste artigo iremos discutir mais sobre o que é a gestão financeira e como você pode aplicá-la na sua clínica para garantir melhor organização e eficiência e conduzir seu negócio da melhor maneira. 

O que é gestão financeira?

A gestão financeira é um conjunto de processos para administrar os recursos e custos, os mantendo equilibrados, com foco em crescimento saudável, maximização de lucros e redução de gastos. 

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Sendo assim, a principal preocupação de qualquer empreendedor é garantir que esses processos ocorram de maneira efetiva para assegurar o sucesso do negócio a longo prazo. E na odontologia não é diferente, especialmente diante de um cenário cada vez mais competitivo.

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É por meio de um controle financeiro organizado e monitoramento frequente que dentistas e gestores clínicas conseguem: alimentar seu fluxo de caixa e capital de giro com fundos suficientes para a operação da clínica; fazer uma utilização estratégica e assertiva destes fundos; investir em oportunidades de forma segura. 

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Para isso, a implementação de tecnologias, como um software especializado em odontologia, tornou-se essencial para otimizar esses processos com objetivo em uma gestão voltada para o crescimento constante e positivo.

Termos da gestão financeira que você deve conhecer

Receitas

A receita é o coração financeiro das clínicas odontológicas, provém principalmente dos serviços prestados aos pacientes, como consultas, tratamentos e procedimentos realizados. 

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Para otimizar essa fonte de renda, é necessário adotar práticas que assegurem uma cobrança justa e eficaz pelos serviços. A transparência na definição dos preços e a clareza nas informações para os clientes são essenciais para construir confiança e fidelizá-los. 

A implementação de um sistema de controle que permita o registro eficiente dos procedimentos realizados e o acompanhamento de pagamentos fazem a diferença. Além disso, estratégias de marketing podem ser aplicadas para atrair novos pacientes, expandindo assim a base de receitas da clínica.

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Outro aspecto relevante é a diversificação das fontes de receita. Além dos serviços odontológicos tradicionais, ofertas complementares, como clareamento dental, ortodontia e até mesmo produtos de cuidados bucais, podem contribuir significativamente para o aumento do caixa.

Leia também: Guia completo de Planejamento Financeiro para dentistas.

Despesas

As despesas são parte do dinheiro utilizado para manter o funcionamento da clínica e, por isso, é imprescindível ter uma administração rigorosa das despesas, visto que as clínicas odontológicas têm diversos custos operacionais que incluem aluguel do espaço, salários da equipe, materiais, contas de água e luz, entre outros. 

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A negociação com fornecedores pode ser uma estratégia valiosa para obter preços mais competitivos em materiais e equipamentos odontológicos. Além disso, a implementação de práticas sustentáveis, como a economia de energia e a gestão eficiente de resíduos, não apenas contribui para a redução de custos, mas também reforça a imagem da clínica como uma empresa social e economicamente responsável.

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Outro ponto importante no controle de despesas é a avaliação constante do desempenho da equipe. Investir na capacitação dos profissionais pode resultar em maior eficiência nos procedimentos, reduzindo o tempo de atendimento e, consequentemente, os custos operacionais.

Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é a ferramenta que registra todas as movimentações financeiras dentro do consultório, no caso a receita (o que entra) e as despesas (o que sai) durante um período específico. Isso permite uma visão clara de como o dinheiro está sendo investido.

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Compreender o fluxo de caixa é fundamental para garantir a solidez financeira do consultório, pois permite antecipar desafios e tomar decisões com base no levantamento de informações.

A importância da gestão financeira otimizada

Você percebeu que a gestão financeira é essencial para o sucesso do seu consultório e ter crescimento contínuo. Isso porque além de administrar receitas e despesas, garante um equilíbrio das finanças a fim de evitar problemas como endividamento, inadimplência, falta de recursos para investimentos e, no pior dos casos, a falência. 

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Em contrapartida, uma boa gestão pode proporcionar uma visão mais detalhada para ter um planejamento estratégico e tomada de decisões seguras, bem como a precificação adequada e justa dos serviços que serão prestados na clínica, o que contribui para a melhora contínua no atendimento do paciente. 

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Desta maneira, além de ter boa gestão e organização administrativa dos recursos, vale destacar que o conhecimento de alguns termos financeiros são imprescindíveis para compreensão total da situação financeira da sua clínica.

Visão global da saúde financeira

Um controle financeiro bem estruturado oferece uma visão ampla, real e precisa de como está a situação econômica do consultório. Com isso, é possível entender melhor o fluxo de caixa, quais áreas requerem mais atenção e o desempenho dos serviços oferecidos. 

Tomadas de decisões embasadas

Com os dados organizados e confiáveis, as decisões deixam de ser baseadas no “achismo” e passam a ser mais estratégicas. Seja para investir em novos equipamentos, contratação de novos profissionais, mudança de local ou até mesmo ajustes nos preços serão feitos com segurança e responsabilidade. 

Identificação de oportunidades de receita

Ao acompanhar de perto os números do consultório, é possível identificar quais serviços geram mais retorno, quais têm baixa performance e até novas oportunidades de atendimentos ou pacotes, desenvolvendo estratégias para aumentar o faturamento de forma inteligente. 

Eficiência operacional

Com as finanças organizadas, o dia a dia no consultório se torna mais produtivo. Quando o controle de estoque, contas, fluxo de caixa, pagamentos são mais planejados, há otimização melhor do tempo, evitando possíveis erros e retrabalho. 

Facilita a conformidade fiscal

Um bom controle financeiro também garante que todas as obrigações fiscais sejam cumpridas corretamente. Isso evita multas, atrasos e problemas com o fisco.

Planejamento financeiro a longo prazo

Ter clareza da situação financeira atual permite traçar metas e estratégias para o futuro. Com um bom planejamento é possível investir, expandir, incrementar mudanças, enfrentar imprevistos mantendo a sustentabilidade da clínica por um longo período. 

Quando investir para otimizar o controle financeiro da clínica

Ter o controle correto da receita e despesas traz uma concepção real da situação financeira, pois colabora para o planejamento de melhorias na clínica, como implementação de equipamentos mais modernos e tecnologias mais avançadas no mercado. No entanto, muitos profissionais ainda têm dúvidas sobre o momento certo de investir em ajustes nessa área. 

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Afinal, quando é realmente necessário dar mais atenção à gestão financeira?
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• Crescimento da clínica: antes de pensar em expansão ou contratação de novos profissionais, é fundamental ter clareza financeira para saber se o investimento é viável e organizar as prioridades. 
• Identificação de despesas excessivas: ao analisar detalhadamente os gatos, você pode encontrar oportunidades para reduzir custos e melhorar a eficiência, investindo o dinheiro da melhor forma possível.
• Dificuldades em manter o fluxo de caixa: quando identificar falhas nos processos de entrada e saída de dinheiro, ou seja, dificuldades para organizar melhor os pagamentos e receitas feitas pela clínica.
• Aumento de produtividade operacional: com mais pacientes atendidos e maior volume de serviços prestados, cresce também a complexidade das operações financeiras, exigindo um acompanhamento mais rigoroso e detalhado das receitas, despesas e investimentos. 
• Falta de transparência financeira: se a equipe da clínica ou os gestores notarem uma falta de transparência ou omissão nas informações financeiras, investir em um software para obter relatórios claros e precisos sobre a saúde da empresa é a melhor solução.
  
  
• Problemas de conformidade e regulamentações: dificuldades em manter a conformidade com as normas do setor podem indicar a necessidade de uma revisão nos processos financeiros. Garantir que a clínica esteja em conformidade com as obrigações fiscais e regulatórias é fundamental para evitar problemas com órgãos de fiscalização.
  
  
• Melhorias de equipamentos e tecnologias: investimentos como esses são significativos e importantes para o crescimento e modernização da clínica, porém, muitas vezes, impactam o fluxo de caixa e os custos operacionais. Por isso, é fundamental a contratação de um software que acompanhe essas mudanças, garantindo maior precisão na análise dos impactos das inovações tecnológicas e no desempenho financeiro da clínica.  

Erros comuns na gestão financeira de um consultório odontológico 

A gestão correta dos recursos podem trazer muitos benefícios a longo e curto prazo. Porém, quando algumas práticas inadequadas se tornam parte da rotina do consultório, os resultados podem ser comprometidos.

Falta de planejamento estratégico

A falta de planejamento estratégico é um dos principais erros ao iniciar a gestão financeira de uma clínica, pois sem metas e objetivos traçados os recursos captados pela clínica não são investidos nas áreas necessitadas ou são realocados para locais que não terão retorno financeiro posteriormente, impactando negativamente o crescimento da clínica.

Ignorar o fluxo de caixa

Outro erro comum no controle financeiro, é ignorar o fluxo de caixa. Por ser uma das principais ferramentas na organização de recursos, quando não monitorada pode gerar atrasos nos pagamentos de fornecedores, funcionários, contas e demais despesas. Ao não conhecer exatamente este fluxo, a segurança da empresa decai, podendo gerar grandes prejuízos financeiros e levar à falência.

Misturar finanças pessoais

Misturar finanças pessoais com as da clínica é um erro comum, mas que comprometer seriamente a saúde financeira do negócio. Essa prática dificulta a visualização real dos lucros e despesas do consultório, atrapalha o planejamento financeiro e pode causar desequilíbrio no caixa, especialmente em momentos de imprevisto. Além de gerar problemas contábeis e fiscais.

Não atualizar ou monitorar documentações e relatórios

Outra prática inadequada, mas bem comum, é deixar de atualizar as documentações e relatórios do consultório. Sabemos que o dia a dia pode ser bem corrido e imprevistos acontecem, porém quando a documentação e relatórios não são atualizados, levam a escolhas erradas ou equivocadas de negócios. A tomada de decisão será feita com base em suposições, e não em dados concretos. Por isso, sempre separe um momento na agenda para fazer atualizações periódicas e não protelar períodos muito longos. 

12 etapas práticas para implementação do controle financeiro efetivo na sua clínica

1. Defina objetivos
2. Escolha ferramentas de controle financeiro
3. Organize a documentação
4. Categorize receitas e despesas
5. Estabeleça políticas de precificação transparentes
6. Elabore um orçamento
7. Registre todas as transações
8. Faça conciliação bancária
9. Implemente controles internos
10. Acompanhe o desempenho
11. Invista na educação financeira da equipe
12. Consulte profissionais especializados
    
    

1. Defina objetivos 

Tenha uma compreensão clara de onde a clínica está financeiramente e para onde deseja ir. Estabeleça metas financeiras claras, como aumentar a rentabilidade, reduzir custos operacionais ou melhorar o fluxo de caixa.

2. Escolha ferramentas de controle financeiro

Opte por softwares de gestão ou contabilidade específicos para clínicas odontológicas. Certifique-se de que a ferramenta escolhida atenda às necessidades do seu negócio, incluindo recursos como controle de despesas, gestão de pagamentos e relatórios financeiros.

3. Organize a documentação

Mantenha sempre todos os documentos contábeis organizados, como faturas, recibos, extratos bancários e notas fiscais.

4. Categorize receitas e despesas

Estabeleça categorias claras para as receitas e despesas da clínica. Classifique cada transação de acordo com esses segmentos para obter uma visão detalhada das finanças.

5. Estabeleça políticas de precificação transparentes

Defina uma política de precificação transparente para os serviços odontológicos oferecidos. Certifique-se de que a equipe esteja ciente e capacitada para explicar os custos aos pacientes.

6. Elabore um orçamento

Crie um orçamento anual que inclua todas as receitas esperadas e despesas previstas. Atualize o orçamento regularmente para refletir mudanças nas circunstâncias financeiras.

7. Registre todas as transações

Monitore todas as transações financeiras, desde pagamentos a fornecedores até recebimentos de pacientes. Reúna registros atualizados diariamente ou semanalmente em um único local.

8. Faça conciliação bancária 

Reconcilie regularmente os registros financeiros com os extratos bancários para garantir precisão. Identifique e corrija discrepâncias imediatamente – assim, você evita dores de cabeça nas tributações e prestação de contas.

9. Implemente controles internos 

Estabeleça protocolos internos para prevenir fraudes e erros. Demande responsabilidades claras para os funcionários responsáveis pela parte contábil e realize auditorias internas periodicamente.

10. Acompanhe o desempenho

Utilize indicadores-chave de desempenho (KPIs) para monitorar o status do seu negócio. Analise regularmente relatórios financeiros para identificar tendências e fazer ajustes quando necessário.

11. Invista na educação financeira da equipe

Forneça treinamento à equipe para garantir que todos compreendam a importância do controle financeiro. Incentive a responsabilidade em todos os níveis da clínica.

12. Consulte profissionais especializados

Se necessário, consulte contadores especializados em saúde odontológica a fim de assegurar que a clínica esteja em conformidade com regulamentações específicas do setor. Procure orientação de profissionais para contar com estratégias de otimização fiscal.

Quem é a Capim e como pode te ajudar nas atividades financeiras?

A Capim é uma plataforma desenvolvida por um time dedicado, com o objetivo de facilitar a gestão na área de odontologia. 

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Nossa missão é simplificar a vida dos dentistas, oferecendo uma solução que reúne ferramentas úteis para otimizar processos e permitir que os profissionais possam dedicar mais tempo ao atendimento e cuidado dos pacientes.

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Além disso, a plataforma da Capim possui funcionalidades avançadas e uma interface intuitiva para facilitar o aprendizado de uso das ferramentas, oferecendo suporte para uma gestão financeira eficaz, mesmo em ambientes mais complexos. Possui recursos personalizáveis, organização de agendas, armazenamento seguro de informações e controle de receitas e despesas, se destacando como um aliado poderoso na busca pela excelência administrativa.

Também oferece um controle financeiro completo sobre as receitas e despesas, permitindo a atribuição de categorias (como contas de consumo, marketing, impostos etc.), com gráficos e relatórios personalizados disponíveis totalmente online e somente para pessoas autorizadas. 

Tudo isso e muito mais para uma condução mais proativa e eficaz, contribuindo para a sustentabilidade e crescimento a longo prazo.

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Leia também: Como um software odontológico ajudou uma clínica de Diadema a aumentar a produtividade e reduzir custos.

Conheça as vantagens de implementar o financiamento da Capim no seu consultório

Agora que você já entendeu a relevância de ter um sistema de gestão financeira, juntamente com uma plataforma que ajuda em diversas atividades do dia a dia, vale ressaltar a importância dos meios de recebimento e garantir que eles caibam no bolso dos pacientes. Muitas vezes, o valor (e a falta de limite no cartão de crédito) pode ser um obstáculo para que o paciente inicie seu tratamento, e é aí que entra o Financiamento Capim. 

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Com ele, sua clínica oferece uma nova forma de pagamento acessível, segura e prática, sem se preocupar com a burocracia de cobrança ou atrasos no recebimento.

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Enquanto o paciente parcela o tratamento em até 36 vezes, você recebe o valor em até 72 horas. Todo o processo de solicitação e aprovação é feito em poucos minutos — direto na clínica — e a Capim assume toda a parte de análise e cobrança, ou seja, o paciente sai da consulta já sabendo se pode começar o tratamento, e você mantém o fluxo de caixa saudável, com segurança e tranquilidade!

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1. ‘O financiamento da Capim já representa 30% do faturamento da clínica’, diz gerente comercial da Vem Sorrir Sertãozinho
   
   
2. 'A Oral Sin entrega o sonho, mas quem viabiliza é a Capim', diz gerente geral sobre atendimento odontológico de sucesso
   
   
3. Financiamentos da Capim impulsionam clínica Oral Unic de Bebedouro

Conheça a Capim

A Capim é a única plataforma odontológica com financiamento para tratamentos integrados, ou seja, dentistas, secretárias/recepcionistas e gestores têm à disposição todas as ferramentas fundamentais para tornar sua rotina mais eficiente:

• Agenda online inteligente;
• Prontuário eletrônico;
• Ficha clínica digital com odontograma e anamnese;
• Disparo de mensagens de lembrete e confirmação de consulta por WhatsApp gratuitas;
• Controle de receitas e despesas;
• E muito mais!

O sistema Capim Dash foi projetado para fornecer soluções simples e completas. Todas as funcionalidades do sistema são desenvolvidas pensando na rápida adaptação dos dentistas e sua equipe.

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Além disso, a plataforma é desenvolvida com uma proposta mobile first, em outras palavras, o software pode ser usado com experiência igualmente prática tanto no computador quanto acessando-o pelo browser do seu smartphone.

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Além do essencial, conosco, consultórios e clínicas de todos os portes contam com o maior diferencial: a oferta de financiamento para tratamentos de seus pacientes. Com este recurso é possível viabilizar pagamentos flexíveis para seus clientes e aumentar o seu faturamento.

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