Você é um Dentista Faz-Tudo? Descubra como otimizar a sua gestão e rotina de atendimentos

O papel do dentista moderno vai muito além das habilidades clínicas. Muitos profissionais encontram-se na posição de "dentista faz-tudo", assumindo uma variedade de funções que vão desde o agendamento de consultas até a gestão administrativa e financeira.

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Essa realidade é muito comum entre profissionais que atuam de forma autônoma ou possuem consultórios particulares de pequeno porte. 

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Esse acúmulo de responsabilidades pode ser desafiador e consumir grande parte do tempo, deixando pouco espaço para o foco principal: a saúde bucal dos pacientes. No entanto, há uma solução que pode simplificar a rotina dos dentistas que trabalham desta forma, com automação e integração entre as ferramentas do dia a dia.

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Neste texto, exploraremos como você, que cuida de tudo no consultório, pode otimizar sua rotina e aumentar não apenas sua eficiência, mas também o conforto ao trabalhar, pela implementação de um software odontológico.

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O que é um dentista faz-tudo?

Por essência, todo cirurgião-dentista que empreende acaba virando um profissional multifunções. Afinal, além de manter a excelência em sua prática clínica, ele passa a lidar com tarefas administrativas e manutenção da saúde financeira do negócio.

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No entanto, no meio destes, existem aqueles que têm uma complexidade operacional ainda maior por atuarem sozinhos. Ou seja, são eles que cuidam de aspectos como agendamentos, atendimento clínico, cobrança, gestão de receitas e despesas, obrigações tributárias e muito mais!

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E esse perfil de dentista faz-tudo pode se apresentar em diversos contextos, não se resumindo apenas a pequenos consultórios com ticket médio mais baixo. Existem, inclusive, dentistas autônomos que trabalham com tratamentos e procedimentos de mais alto custo e públicos mais bem remunerados.

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O que determina se você se encaixa nessa caracterização não é o porte ou volume de pacientes, e sim o quanto das tarefas rotineiras caem sob sua responsabilidade.

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Leia também: Guia completo de Planejamento Financeiro para consultórios odontológicos

Os principais desafios para um dentista faz-tudo

Clínicas e consultórios em modelos mais tradicionais de atuação contam com outros profissionais (como recepcionistas e administradores) para delegar funções e absorver cargas de trabalho operacional que não faz mais sentido ficar nas mãos de um dentista ou gestor.

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No caso do faz-tudo, não há muito por onde se contornar. Sem outras pessoas para te ajudar nas tarefas do dia a dia, resta a você ter a devida organização e ferramentas à disposição para não perder seu negócio de vista. E acredite, esta é uma estrada cheia de desafios (e riscos):

Ferramentas obsoletas

O primeiro ponto que pode se tornar um grande gargalo de produtividade e gestão é depender de recursos analógicos (como agendas físicas e pilhas de pastas e pranchetas). Além de ser um pesadelo para organizar estes recursos em um espaço físico, você ainda fica à mercê do risco de perder tais documentos (por desatenção, acidentes ou ação do tempo).

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Um passo que muitos dão para superar — “temporariamente” — este problema é a adoção de algumas ferramentas, como Calendar, Drive, Planilhas. Contudo, enquanto eles suprem uma necessidade imediata, logo se percebe suas limitações, como a ausência de integração entre as áreas e práticas rotineiras da atividade odontológica.

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Leia também: Agenda Online para dentistas: quais os benefícios?

Perda de vista sobre a saúde financeira

Independente do modelo de atuação, uma verdade se mantém: a rotina de atendimentos, desde o pré-consulta, é vigorosa. Contudo, para quem cuida de tudo, é muito fácil perder-se nesta intensidade e perder de vista a performance financeira do negócio.

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Tanto que é até comum encontrar profissionais que não têm certeza se seu consultório lucrou ou perdeu dinheiro em determinado mês.

Descontrole geral sobre a agenda

Uma agenda devidamente organizada e funcional é uma das maiores aliadas de um dentista. Quando se perde o controle dela, você não só corre o risco de conflitos de horário, como também desequilibra seus próprios horários que deveriam ser dedicados à gestão administrativa ou simplesmente para descansar.

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Além disso, conforme o quadro de pacientes atendidos aumenta, o uso de ferramentas analógicas ou não especializadas passam a limitar sua performance. Isso porque, em determinado momento, você perde a noção de para qual cliente já mandou um lembrete o qual confirmou presença ou não.

Mistura de despesas pessoais e do negócio

Esse é outro desafio que não é exclusivo dos cirurgiões-dentistas que empreendem. Grande parte dos negócios de pequeno e médio porte (principalmente aqueles nos estágios iniciais) tendem a ter dificuldade em separar as despesas do consultório das pessoais.

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Para este caso específico, um contador pode ajudar muito - inclusive para manter em dia responsabilidades fiscais e tributárias, como o IRPF e o Carnê-Leão.

A importância do software odontológico

Se um bom software odontológico já é recomendado para clínicas mais estruturadas, para um dentista “faz-tudo”, ele é vital.

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Dentistas precisam de um software odontológico por uma série de razões que vão desde a melhoria da gestão clínica, administrativa e financeira, e até o aprimoramento do atendimento aos pacientes. 

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Ao contrário do que muitos profissionais acreditam, essa tecnologia não é voltada apenas para negócios de grande porte, com múltiplos estabelecimentos. Consultórios menores também podem (e devem) adotá-las, visto que existem alternativas no mercado com um custo dentro de seu orçamento e acesso a todas as ferramentas que precisam para modernizar e manter a qualidade de seus serviços.

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A plataforma Capim, por exemplo, adota um modelo all-inclusive. Ou seja, a partir da assinatura de um plano único por R$ 99,90 mensais (com condições especiais nas assinaturas semestrais e anuais), os usuários têm acesso a todas as ferramentas e módulos, sem exceção, incluindo a solução de financiamento para facilitar a realização de tratamentos de seus pacientes.

Por que usar um software odontológico?

A seguir, destacamos algumas das principais razões pelas quais o uso de um software específico para a odontologia é altamente recomendado:

• Organização e gestão eficiente
• Agendamento e remarcação simplificados
• Prontuários eletrônicos
• Acesso a documentos, imagens e radiografias
• Melhoria na comunicação com pacientes
• Segurança e privacidade de dados
• Melhoria na produtividade e eficiência
• Aumento no faturamento da clínica

Organização e gestão eficiente

Um software odontológico permite o registro organizado de informações dos pacientes, como histórico médico, tratamentos realizados, agendamentos e pagamentos. Isso facilita o acesso rápido a dados relevantes, reduzindo erros, agilizando e otimizando a tomada de decisões clínicas e administrativas.

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Leia também: Otimize a gestão financeira da sua clínica com a Capim

Agendamento e remarcação simplificados

A agenda vazia é um prejuízo para a clínica. Ou seja, as faltas às consultas têm um impacto financeiro na sua clínica, sendo necessário adotar maneiras de combater esse problema ativamente.

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É por isso que um bom software, com agendamento automatizado, envio de mensagens de confirmação e lembretes de consulta e opções de remarcação pode ajudá-lo. Com estes recursos, você mantém sua rotina clínica mais organizada e diminui significativamente as faltas de pacientes.

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A plataforma Capim, por sua vez, consegue ir além. Os disparos de lembretes e confirmações de consulta via WhatsApp, além de automáticos, são 100% gratuitos e sem limites de uso, afinal se o objetivo é te ajudar a aumentar o faturamento, não faz sentido cobrar mais.

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Leia também: Agenda Online Inteligente da Capim: como funciona?

Prontuários eletrônicos

Com um prontuário eletrônico, os dentistas podem manter registros precisos e completos dos tratamentos realizados, permitindo um acompanhamento detalhado do progresso dos pacientes ao longo do tempo.

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Por meio de um software, você ainda consegue integração e acesso rápido a outras informações relevantes do paciente, como orçamentos, status dos pagamentos, planos de tratamento, anamneses e documentos. Tudo para facilitar o seu diagnóstico e atendimento personalizado daquele indivíduo.

Acesso a documentos, imagens e radiografias

Através do software, é possível acessar rapidamente documentos essenciais, como imagens, radiografias e documentos. Além disso, a emissão de receitas, com medicamentos e dosagens previamente cadastrados, agiliza esse processo durante o atendimento.

Melhoria na comunicação com pacientes

Muitos softwares permitem o envio de mensagens personalizadas aos pacientes, mantendo um canal de comunicação aberto e melhorando a relação entre dentista e paciente. Isso vai desde os já mencionados lembretes de consulta até mensagens de aniversário.

Segurança e privacidade de dados

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) trouxe à tona uma nova preocupação dos usuários de todos os tipos de serviços — e não apenas os digitais. O processo de atendimento odontológico envolve a captação de uma série de informações sensíveis e é seu papel, como dentista e gestor do consultório, não só mantê-las em sigilo como assegurar que esses dados não sejam perdidos, danificados ou desatualizados.

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Um software odontológico em nuvem promove exatamente esta adequação à LGPD.

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Por que necessariamente em nuvem e não aqueles que são instalados no seu computador? Arquivos e acessos via hardware são bastante almejados por vírus e hackers, enquanto ferramentas hospedadas em servidores e distribuídas pela internet tendem a ter uma proteção mais atualizada e reforçada, via criptografia.

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Com a Capim, por exemplo, você consegue assegurar que os dados dos seus pacientes são acessados apenas por quem precisa, protegido por tecnologias que se atualizam constantemente.

Melhora na produtividade e eficiência

A produtividade de uma clínica não depende apenas do quanto um dentista consegue agilizar atendimentos e acessar informações de pacientes. 

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Leia também: Como um software odontológico ajudou uma clínica de Diadema a aumentar a produtividade e reduzir custos

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Todo o fluxo que se inicia no agendamento e vai até o retorno precisa ser otimizado. De forma objetiva, além de ter as ferramentas, seu sistema odontológico precisa funcionar de forma integrada, intuitiva e eficiente em todas as etapas do processo. 

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Isso inclui: uma agenda fácil e prática de usar; lançamentos e gestão receitas e despesas que não tomam horas de gestores, secretárias e dentistas para atualizar; elementos com modelos personalizáveis, como valores de procedimentos e fichas de anamnese; entre muitas outras ferramentas da rotina administrativa e financeira.

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Com a automatização de tarefas e o acesso rápido a informações, o software permite que os dentistas e suas equipes sejam mais produtivos e eficientes em suas atividades diárias.

Aumento no seu faturamento

Este é um elemento que muitas clínicas esquecem de considerar quando procuram por um software odontológico. Geralmente, busca-se atender a necessidades específicas ou dores que suas ferramentas atuais não resolvem, enquanto o desempenho financeiro às vezes nem é atrelado a escolha da plataforma.

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Em um nível mais elementar, por exemplo, a performance da agenda é um fator que influencia na receita, já que ela deve oferecer recursos para potencializar a confirmação e presença de pacientes no consultório — como mencionamos, agenda vazia e faltas são prejuízos!

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Agora, indo um pouco além, quando pesquisa por plataformas, você questiona quais ferramentas podem te ajudar a potencializar o faturamento da clínica? Ou melhor, quais ferramentas conseguem lhe ajudar a promover mais tratamentos e procedimentos aos seus pacientes?

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Na Capim, por exemplo, você tem à disposição uma solução para financiamento que pode oferecer aos seus pacientes. Com isso, você consegue viabilizar os tratamentos de forma flexível para eles, com parcelas que cabem em seus orçamentos, e sem assumir o risco de cobranças e inadimplência para a clínica. Ainda, enquanto eles pagam em até 36x, você recebe o valor, menos a taxa de administração, em até 3 dias úteis — o que garante mais fluidez e previsibilidade ao caixa para arcar com despesas e melhorias para o consultório.

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Leia também: Financiamento Capim: como funciona essa solução financeira para dentistas

Teste o software da Capim

Ao longo deste artigo, já mencionamos uma série de ferramentas que você tem acesso na plataforma Capim! Funcionalidades cruciais, como:

• Financiamento para tratamentos e procedimentos
• Agenda online inteligente
• Disparo de lembretes e mensagens de confirmação por WhatsApp gratuitamente e sem limite de uso
• Ficha clínica 100% digital (com anamnese e odontograma)
• Controle de receitas e despesas
• Armazenamento de documentos
• Planos de tratamento
• Gestão de orçamentos e pagamentos

Tudo isso usado de forma ágil e intuitiva. É a tecnologia a favor dos dentistas!

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