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Você é um Dentista Faz-Tudo? Descubra como otimizar a sua gestão e rotina de atendimentos

Dos agendamentos até a gestão financeira e cobranças. Veja como agilizar a sua intensa rotina clínica e administrativa!

Imagem mostra um dentista, homem branco vestindo jaleco preto, e uma mulher, branca de cabelo loiro, olhando para uma tela de computador.
data

19/3/2024

tempo de leitura

8 minutos

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Gestão Clínica

Dentista Autônomo

Pequenos e Médios Consultórios

O papel do dentista moderno vai muito além das habilidades clínicas. Muitos profissionais encontram-se na posição de "dentista faz-tudo", assumindo uma variedade de funções que vão desde o agendamento de consultas até a gestão administrativa e financeira.

Essa realidade é muito comum entre profissionais que atuam de forma autônoma ou possuem consultórios particulares de pequeno porte. 

Esse acúmulo de responsabilidades pode ser desafiador e consumir grande parte do tempo, deixando pouco espaço para o foco principal: a saúde bucal dos pacientes. No entanto, há uma solução que pode simplificar a rotina dos dentistas que trabalham desta forma, com automação e integração entre as ferramentas do dia a dia.

Neste texto, exploraremos como você, que cuida de tudo no consultório, pode otimizar sua rotina e aumentar não apenas sua eficiência, mas também o conforto ao trabalhar, pela implementação de um software odontológico.

O que é um dentista faz-tudo?

Por essência, todo cirurgião-dentista que empreende acaba virando um profissional multifunções. Afinal, além de manter a excelência em sua prática clínica, ele passa a lidar com tarefas administrativas e manutenção da saúde financeira do negócio.

No entanto, no meio destes, existem aqueles que têm uma complexidade operacional ainda maior por atuarem sozinhos. Ou seja, são eles que cuidam de aspectos como agendamentos, atendimento clínico, cobrança, gestão de receitas e despesas, obrigações tributárias e muito mais!

E esse perfil de dentista faz-tudo pode se apresentar em diversos contextos, não se resumindo apenas a pequenos consultórios com ticket médio mais baixo. Existem, inclusive, dentistas autônomos que trabalham com tratamentos e procedimentos de mais alto custo e públicos mais bem remunerados.

O que determina se você se encaixa nessa caracterização não é o porte ou volume de pacientes, e sim o quanto das tarefas rotineiras caem sob sua responsabilidade.

Leia também: Guia completo de Planejamento Financeiro para consultórios odontológicos

Os principais desafios para um dentista faz-tudo

Clínicas e consultórios em modelos mais tradicionais de atuação contam com outros profissionais (como recepcionistas e administradores) para delegar funções e absorver cargas de trabalho operacional que não faz mais sentido ficar nas mãos de um dentista ou gestor.

No caso do faz-tudo, não há muito por onde se contornar. Sem outras pessoas para te ajudar nas tarefas do dia a dia, resta a você ter a devida organização e ferramentas à disposição para não perder seu negócio de vista. E acredite, esta é uma estrada cheia de desafios (e riscos):

Ferramentas obsoletas

O primeiro ponto que pode se tornar um grande gargalo de produtividade e gestão é depender de recursos analógicos (como agendas físicas e pilhas de pastas e pranchetas). Além de ser um pesadelo para organizar estes recursos em um espaço físico, você ainda fica à mercê do risco de perder tais documentos (por desatenção, acidentes ou ação do tempo).

Um passo que muitos dão para superar — “temporariamente” — este problema é a adoção de algumas ferramentas, como Calendar, Drive, Planilhas. Contudo, enquanto eles suprem uma necessidade imediata, logo se percebe suas limitações, como a ausência de integração entre as áreas e práticas rotineiras da atividade odontológica.

Leia também: Agenda Online para dentistas: quais os benefícios?

Perda de vista sobre a saúde financeira

Independente do modelo de atuação, uma verdade se mantém: a rotina de atendimentos, desde o pré-consulta, é vigorosa. Contudo, para quem cuida de tudo, é muito fácil perder-se nesta intensidade e perder de vista a performance financeira do negócio.

Tanto que é até comum encontrar profissionais que não têm certeza se seu consultório lucrou ou perdeu dinheiro em determinado mês.

Descontrole geral sobre a agenda

Uma agenda devidamente organizada e funcional é uma das maiores aliadas de um dentista. Quando se perde o controle dela, você não só corre o risco de conflitos de horário, como também desequilibra seus próprios horários que deveriam ser dedicados à gestão administrativa ou simplesmente para descansar.

Além disso, conforme o quadro de pacientes atendidos aumenta, o uso de ferramentas analógicas ou não especializadas passam a limitar sua performance. Isso porque, em determinado momento, você perde a noção de para qual cliente já mandou um lembrete o qual confirmou presença ou não.

Mistura de despesas pessoais e do negócio

Esse é outro desafio que não é exclusivo dos cirurgiões-dentistas que empreendem. Grande parte dos negócios de pequeno e médio porte (principalmente aqueles nos estágios iniciais) tendem a ter dificuldade em separar as despesas do consultório das pessoais.

Para este caso específico, um contador pode ajudar muito - inclusive para manter em dia responsabilidades fiscais e tributárias, como o IRPF e o Carnê-Leão.

A importância do software odontológico

Se um bom software odontológico já é recomendado para clínicas mais estruturadas, para um dentista “faz-tudo”, ele é vital.

Dentistas precisam de um software odontológico por uma série de razões que vão desde a melhoria da gestão clínica, administrativa e financeira, e até o aprimoramento do atendimento aos pacientes. 

Ao contrário do que muitos profissionais acreditam, essa tecnologia não é voltada apenas para negócios de grande porte, com múltiplos estabelecimentos. Consultórios menores também podem (e devem) adotá-las, visto que existem alternativas no mercado com um custo dentro de seu orçamento e acesso a todas as ferramentas que precisam para modernizar e manter a qualidade de seus serviços.

A plataforma Capim, por exemplo, adota um modelo all-inclusive. Ou seja, a partir da assinatura de um plano único por R$ 89,90 mensais (com condições especiais nas assinaturas semestrais e anuais), os usuários têm acesso a todas as ferramentas e módulos, sem exceção, incluindo a solução de financiamento para facilitar a realização de tratamentos de seus pacientes.

Por que usar um software odontológico?

A seguir, destacamos algumas das principais razões pelas quais o uso de um software específico para a odontologia é altamente recomendado:

  • Organização e gestão eficiente
  • Agendamento e remarcação simplificados
  • Prontuários eletrônicos
  • Acesso a documentos, imagens e radiografias
  • Melhoria na comunicação com pacientes
  • Segurança e privacidade de dados
  • Melhoria na produtividade e eficiência
  • Aumento no faturamento da clínica

Organização e gestão eficiente

Um software odontológico permite o registro organizado de informações dos pacientes, como histórico médico, tratamentos realizados, agendamentos e pagamentos. Isso facilita o acesso rápido a dados relevantes, reduzindo erros, agilizando e otimizando a tomada de decisões clínicas e administrativas.

Leia também: Otimize a gestão financeira da sua clínica com a Capim

Agendamento e remarcação simplificados

A agenda vazia é um prejuízo para a clínica. Ou seja, as faltas às consultas têm um impacto financeiro na sua clínica, sendo necessário adotar maneiras de combater esse problema ativamente.

É por isso que um bom software, com agendamento automatizado, envio de mensagens de confirmação e lembretes de consulta e opções de remarcação pode ajudá-lo. Com estes recursos, você mantém sua rotina clínica mais organizada e diminui significativamente as faltas de pacientes.

A plataforma Capim, por sua vez, consegue ir além. Os disparos de lembretes e confirmações de consulta via WhatsApp, além de automáticos, são 100% gratuitos e sem limites de uso, afinal se o objetivo é te ajudar a aumentar o faturamento, não faz sentido cobrar mais.

Leia também: Agenda Online Inteligente da Capim: como funciona?

Prontuários eletrônicos

Com um prontuário eletrônico, os dentistas podem manter registros precisos e completos dos tratamentos realizados, permitindo um acompanhamento detalhado do progresso dos pacientes ao longo do tempo.

Por meio de um software, você ainda consegue integração e acesso rápido a outras informações relevantes do paciente, como orçamentos, status dos pagamentos, planos de tratamento, anamneses e documentos. Tudo para facilitar o seu diagnóstico e atendimento personalizado daquele indivíduo.

Acesso a documentos, imagens e radiografias

Através do software, é possível acessar rapidamente documentos essenciais, como imagens, radiografias e documentos. Além disso, a emissão de receitas, com medicamentos e dosagens previamente cadastrados, agiliza esse processo durante o atendimento.

Melhoria na comunicação com pacientes

Muitos softwares permitem o envio de mensagens personalizadas aos pacientes, mantendo um canal de comunicação aberto e melhorando a relação entre dentista e paciente. Isso vai desde os já mencionados lembretes de consulta até mensagens de aniversário.

Segurança e privacidade de dados

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) trouxe à tona uma nova preocupação dos usuários de todos os tipos de serviços — e não apenas os digitais. O processo de atendimento odontológico envolve a captação de uma série de informações sensíveis e é seu papel, como dentista e gestor do consultório, não só mantê-las em sigilo como assegurar que esses dados não sejam perdidos, danificados ou desatualizados.

Um software odontológico em nuvem promove exatamente esta adequação à LGPD.

Por que necessariamente em nuvem e não aqueles que são instalados no seu computador? Arquivos e acessos via hardware são bastante almejados por vírus e hackers, enquanto ferramentas hospedadas em servidores e distribuídas pela internet tendem a ter uma proteção mais atualizada e reforçada, via criptografia.

Com a Capim, por exemplo, você consegue assegurar que os dados dos seus pacientes são acessados apenas por quem precisa, protegido por tecnologias que se atualizam constantemente.

Melhora na produtividade e eficiência

A produtividade de uma clínica não depende apenas do quanto um dentista consegue agilizar atendimentos e acessar informações de pacientes. 

Leia também: Como um software odontológico ajudou uma clínica de Diadema a aumentar a produtividade e reduzir custos

Todo o fluxo que se inicia no agendamento e vai até o retorno precisa ser otimizado. De forma objetiva, além de ter as ferramentas, seu sistema odontológico precisa funcionar de forma integrada, intuitiva e eficiente em todas as etapas do processo. 

Isso inclui: uma agenda fácil e prática de usar; lançamentos e gestão receitas e despesas que não tomam horas de gestores, secretárias e dentistas para atualizar; elementos com modelos personalizáveis, como valores de procedimentos e fichas de anamnese; entre muitas outras ferramentas da rotina administrativa e financeira.

Com a automatização de tarefas e o acesso rápido a informações, o software permite que os dentistas e suas equipes sejam mais produtivos e eficientes em suas atividades diárias.

Aumento no seu faturamento

Este é um elemento que muitas clínicas esquecem de considerar quando procuram por um software odontológico. Geralmente, busca-se atender a necessidades específicas ou dores que suas ferramentas atuais não resolvem, enquanto o desempenho financeiro às vezes nem é atrelado a escolha da plataforma.

Em um nível mais elementar, por exemplo, a performance da agenda é um fator que influencia na receita, já que ela deve oferecer recursos para potencializar a confirmação e presença de pacientes no consultório — como mencionamos, agenda vazia e faltas são prejuízos!

Agora, indo um pouco além, quando pesquisa por plataformas, você questiona quais ferramentas podem te ajudar a potencializar o faturamento da clínica? Ou melhor, quais ferramentas conseguem lhe ajudar a promover mais tratamentos e procedimentos aos seus pacientes?

Na Capim, por exemplo, você tem à disposição uma solução para financiamento que pode oferecer aos seus pacientes. Com isso, você consegue viabilizar os tratamentos de forma flexível para eles, com parcelas que cabem em seus orçamentos, e sem assumir o risco de cobranças e inadimplência para a clínica. Ainda, enquanto eles pagam em até 36x, você recebe o valor, menos a taxa de administração, em até 3 dias úteis — o que garante mais fluidez e previsibilidade ao caixa para arcar com despesas e melhorias para o consultório.

Leia também: Financiamento Capim: como funciona essa solução financeira para dentistas

Teste o software da Capim

Ao longo deste artigo, já mencionamos uma série de ferramentas que você tem acesso na plataforma Capim! Funcionalidades cruciais, como:

  • Financiamento para tratamentos e procedimentos
  • Agenda online inteligente
  • Disparo de lembretes e mensagens de confirmação por WhatsApp gratuitamente e sem limite de uso
  • Ficha clínica 100% digital (com anamnese e odontograma)
  • Controle de receitas e despesas
  • Armazenamento de documentos
  • Planos de tratamento
  • Gestão de orçamentos e pagamentos

Tudo isso usado de forma ágil e intuitiva. É a tecnologia a favor dos dentistas!

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