O que levar em conta na hora de contratar um contador para o seu consultório odontológico

Ao abrir um consultório odontológico, muitos profissionais se deparam com uma série de responsabilidades administrativas e financeiras que vão além da prática clínica. Entre essas responsabilidades, está a gestão contábil, uma área fundamental para garantir a saúde financeira e o cumprimento das obrigações legais do negócio. 

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Quer dizer: a contratação de um contador especializado torna-se essencial. No entanto, escolher o profissional certo para lidar com as finanças do consultório requer análise e consideração de diversos fatores específicos do ramo odontológico. 

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Neste texto, discutiremos os aspectos mais importantes a serem levados em conta na hora de contratar um contador para o seu consultório odontológico, visando garantir uma parceria eficaz e segura para o sucesso do empreendimento.

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Dentistas são obrigados a ter um contador?

Antes de entrar nas qualidades que um profissional ou empresa de contabilidade precisater, é importante endereçar uma dúvida que muitos dentistas têm — especialmente, quem nunca empreendeu.

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Somente uma modalidade está isenta, o Microempreendedor Individual (MEI). As demais, optantes pelos outros regimes tributários (Simples Nacional, Lucro Real e Lucro Presumido), devem obrigatoriamente contar com serviço de contabilidade, interno ou externo.

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No caso dos cirurgiões-dentistas que atuam de forma autônoma, também há isenção. No entanto, ele deverá atentar-se à escritura do livro-caixa e à obrigações fiscais, como o Carnê-Leão, por conta própria — o que não é o melhor cenário, devido à conciliação entre a prática odontológica e a complexidade do sistema tributário.

A importância de um contador para o consultório odontológico

Um contador é essencial para um consultório odontológico por várias razões:

Gestão financeira

Um contador pode ajudar a gerenciar as finanças do consultório, incluindo controle de receitas, despesas, fluxo de caixa e elaboração de orçamentos. Isso é crucial para manter a saúde financeira do negócio e garantir sua sustentabilidade a longo prazo.

Cumprimento de obrigações legais

O consultório odontológico está sujeito a uma série de obrigações legais e fiscais, como o pagamento de impostos e contribuições previdenciárias, emissão de notas fiscais e cumprimento de regulamentações específicas do setor de saúde. Um contador pode garantir que todas essas obrigações sejam cumpridas de forma adequada e dentro dos prazos estabelecidos pela legislação.

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Planejamento tributário

Um contador pode ajudar a identificar oportunidades legais de economia fiscal, como a escolha do regime tributário mais adequado para o consultório (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real), além de orientar sobre deduções fiscais e benefícios tributários disponíveis para profissionais da área de saúde.

Análise de viabilidade econômica

Antes de tomar decisões importantes, como investir em equipamentos ou expandir o consultório, é crucial realizar análises de viabilidade econômica. Um contador pode fornecer informações e relatórios financeiros que ajudam o dentista a tomar decisões informadas e estratégicas para o crescimento do negócio.

Controle de custos

Um contador pode auxiliar na identificação e controle de custos, ajudando o consultório a reduzir desperdícios e otimizar seus recursos financeiros.

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‍Contador autônomo ou escritório de contabilidade?

Optar entre um contador autônomo e um escritório de contabilidade para cuidar das finanças de um consultório odontológico envolve considerar diversas diferenças, vantagens e desvantagens:

Contador autônomo

Vantagens

• Atendimento personalizado: geralmente, um contador autônomo oferece um atendimento mais personalizado, já que há uma relação direta entre o profissional e o cliente.
• Flexibilidade: pode haver mais flexibilidade em termos de horários e formas de comunicação, já que não há uma estrutura organizacional rígida envolvida.
• Custo potencialmente menor: em alguns casos, os honorários de um contador autônomo podem ser mais baixos do que os de um escritório de contabilidade, especialmente se o consultório odontológico tiver necessidades contábeis relativamente simples.

Desvantagens

• Limitações de recursos: um contador autônomo pode ter recursos limitados em termos de pessoal e tecnologia, o que pode afetar a capacidade de lidar com demandas mais complexas.
• Falta de disponibilidade: dependendo da carga de trabalho do contador autônomo e de sua estrutura operacional, pode haver momentos em que ele não está disponível para atender às necessidades imediatas do consultório.

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Escritório de contabilidade

Vantagens

• Maior capacidade e especialização: um escritório de contabilidade geralmente tem uma equipe de profissionais com diversas especializações, o que permite lidar com uma variedade maior de necessidades contábeis e fiscais.
• Recursos avançados: esses escritórios costumam ter acesso a tecnologias e recursos mais avançados, o que pode facilitar a gestão financeira do consultório odontológico.
• Continuidade do serviço: mesmo em caso de ausência de um profissional específico, um escritório de contabilidade pode garantir a continuidade dos serviços por meio de sua equipe multidisciplinar.

Desvantagens

• Menos personalização: em comparação com um contador autônomo, pode haver menos personalização no atendimento, já que o consultório pode lidar com diferentes profissionais dentro do escritório.
• Custo potencialmente mais alto: os honorários cobrados por um escritório de contabilidade podem ser mais elevados, especialmente se o consultório necessitar de uma ampla gama de serviços contábeis.

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Em suma: a escolha entre um contador autônomo e um escritório de contabilidade depende das necessidades específicas do consultório odontológico, do nível de personalização desejado, da complexidade das demandas contábeis e do orçamento disponível. E, é claro, no nível de confiança que você tem com o profissional.

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É indispensável realizar uma análise cuidadosa e considerar todos os aspectos antes de tomar uma decisão.

Tecnologia é essencial

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O apoio de profissionais contábeis e o investimento em um planejamento tributário eficiente são passos cruciais para otimizar a situação fiscal dos dentistas, permitindo que eles foquem no que fazem de melhor: proporcionar cuidados de qualidade à saúde bucal de seus pacientes.

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Escolher o melhor regime tributário, identificar despesas dedutíveis, gerir o fluxo de caixa e investir em tecnologia são elementos que ajudam a otimizar o monitoramento de impostos e garantir a conformidade com a legislação.

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O software da Capim foi desenvolvido para atender às regulamentações específicas da área da odontologia, simplificando processos e facilitando o acesso a informações-chave para uma melhor gestão financeira dos consultórios.

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Ao integrar os dados da sua clínica com a Capim, você cria uma fonte única de informações, eliminando a necessidade de conciliação manual. A administração de pacientes e as tarefas do dia a dia ficam muito mais fáceis, permitindo que você tome decisões financeiras mais acertadas para o seu negócio.

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Até o repasse de informações financeiras a contadores fica mais fácil, podendo encaminhar os relatórios de receitas e despesas — em vez de guardar centenas de recibos e notas fiscais impressos.

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