Como impulsionar a Confirmação de Consultas com a Agenda Capim

O absenteísmo é um problema real que todo consultório ou clínica enfrenta. O não comparecimento por parte dos pacientes gera lacunas na grade horária dos dentistas causando atrasos nas rotinas administrativas e subutilização do tempo produtivo destes profissionais.

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E um dos fatores que pode influenciar diretamente nos no shows é uma baixa taxa de confirmação de consultas - afinal, estudos apontam que o esquecimento está entre os principais motivos de não comparecimento.

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Para combater este problema, é importante contar com ferramentas inovadoras que lhe ajudem a se comunicar com os pacientes de maneira mais eficaz. E uma dessas é a Agenda Capim, uma solução eficaz para impulsionar os comparecimentos em consultas e aprimorar a interação de informações úteis no dia a dia.

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Neste artigo, abordaremos os principais benefícios de investir em tecnologia e inovação para impulsionar a confirmação de consultas da sua clínica com a Agenda Capim.

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O cenário das faltas em consultas odontológicas no Brasil

O absenteísmo de pacientes em consultas odontológicas é uma preocupação geral no Brasil, inclusive dos programas públicos de atendimento.

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Em pesquisa publicada na Revista Brasileira de Pesquisa em Saúde, da UFES, foram entrevistados 112 pacientes que faltaram às suas consultas com dentistas na rede pública. Destes, o principal motivo informado para justificar o não comparecimento foi o esquecimento (48,2%), seguido de consulta marcada no horário de trabalho ou escola (33%) e outro motivo (15,2%).

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De acordo com a revisão bibliográfica feita em 21 estudos por parte de Maria Eduarda Ferreira de Andrade, mestra em Saúde Bucal pela UFRGS, o Brasil apresenta cerca de 30% de absenteísmo em consultas odontológicas nos serviços públicos. E as causas que mais se repetiram foram “esquecimento, o horário de trabalho e a doença”.

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E, finalmente, no estudo conduzido por Vanessa Mendonça Müller, em sua dissertação de mestrado, foi registrada uma taxa de absentismo de quase 24% em uma Unidade de Saúde da Família (920 faltas de 3893 vagas oferecidas para atendimento). Nos levantamentos qualitativos, com 23 usuários faltantes, os principais motivos constatados foram coincidência com o horário de trabalho (30%), relacionamento estabelecido com a equipe de saúde bucal (17%) e esquecimento (13%).

Impressões sobre o cenário de absenteísmo brasileiro

Os números exibidos pelos diversos estudos (incluindo os não citados acima) mostram que algumas das justificativas para faltas tendem a se repetir, com maior ou menor grau de importância dependendo do momento ou região. O esquecimento e os conflitos de horário, por exemplo, estão sempre entre os principais.

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E, tal qual a recorrência dos absenteísmos é preocupante na rede pública, os cirurgiões-dentistas que atendem em seus consultórios particulares também devem se atentar! Faltas aumentam o tempo ocioso, reduzem margens de lucro por paciente e criam gargalos produtivos em você e seus colaboradores.

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Enquanto é complexo endereçar a maioria dos outros problemas, lidar com os esquecimentos já pode trazer ganhos operacionais significativos. Por meio de uma comunicação eficiente, você pode lembrá-lo com antecedência por canais usuais (como o WhatsApp) ou consegue obter um cancelamento, liberando a lacuna de horário com antecedência e permitindo que você coloque outro paciente neste espaço.

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Leia também:  Como automatizar mensagens de confirmação de consulta pelo WhatsApp

A evolução da comunicação na odontologia

Antes da era digital, as confirmações de consultas muitas vezes dependiam de ligações telefônicas manuais, além de um profissional dedicado totalmente a esta função, o que podia ser demorado e sujeito a erros. No entanto, com a evolução da tecnologia, as agendas online tornaram-se uma alternativa eficiente e moderna. 

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A Agenda Capim, integrada ao software de gestão do seu consultório, oferece uma plataforma fácil de usar, onde os pacientes podem confirmar, remarcar ou cancelar consultas com apenas alguns cliques.

Vantagens da Agenda Capim para dentistas e pacientes

1. Permite impulsionar a confirmação de consultas

A Agenda Capim permite a automatização do disparo de mensagens via WhatsApp - grátis e sem limite de uso. Além dos lembretes disparados no momento da marcação da consulta e uma hora antes, é enviada uma mensagem com 24 horas de antecedência solicitando a confirmação da consulta.

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O paciente só precisa pressionar o botão na mensagem e pronto! Ainda, o dentista responsável e usuários habilitados recebem uma notificação direto no sistema informando a confirmação.

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Com isso, seu consultório consegue impulsionar o volume de confirmações e comparecimento a partir de uma ferramenta 100% automática. Ou seja, você e sua recepção gasta menos tempo com o disparo de mensagens, e consegue focar nas demais tarefas rotineiras.

2. Redução de faltas

Ao fornecer aos pacientes a possibilidade de confirmar online de forma rápida e fácil, as soluções digitais têm mostrado uma redução significativa nas faltas às consultas. A comunicação instantânea permite que as pessoas ajustem seus compromissos de acordo com suas agendas, aumentando a probabilidade de comparecimento.

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Leia também: 6 dicas para aumentar a confirmação de consultas no seu consultório odontológico

3. Acessibilidade e conveniência para os pacientes

A Agenda Capim oferece a conveniência de acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana. Isso significa que as pessoas podem confirmar suas consultas a qualquer momento, eliminando a necessidade de se restringir a horários específicos de atendimento telefônico.

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Você pode compartilhar o link da agenda digital do dentista responsável pelo tratamento para que o cliente escolha os dias e horários disponíveis. ‍ 

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Essa automação reduz a probabilidade de erros, como duplicação de horários ou marcações incorretas. Os pacientes podem visualizar o calendário e escolher a data mais adequada para eles, evitando conflitos e garantindo um fluxo de trabalho mais otimizado no consultório.

4. Experiência do paciente aprimorada

Ao adotar tecnologias modernas, os dentistas demonstram um compromisso com a conveniência e a satisfação dos clientes. Uma agenda online é uma extensão desse compromisso, oferecendo aos pacientes uma experiência mais positiva ao simplificar o processo de agendamento.

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Leia também: Como usar a Agenda Capim para fidelizar seus pacientes

5.  Facilidade para os profissionais

Com um sistema digital e integrado, os dentistas podem acessar suas escalas de trabalho e as informações dos pacientes de qualquer lugar, a qualquer momento, por meio de dispositivos como computadores, smartphones ou tablets. 

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Isso elimina a necessidade de estar fisicamente presente no consultório para gerenciar os compromissos, permitindo maior flexibilidade em sua rotina.

6. Maior eficiência operacional

Para os dentistas, a implementação de uma agenda online pode resultar em uma maior eficiência operacional dentro do consultório. A automação na confirmação de consultas libera a equipe da clínica para se concentrar em tarefas mais complexas, melhorando a produtividade geral.

7. Consciência ambiental e sustentabilidade

Esqueça as agendas com aquele monte de folhas! Escolher a Capim é apostar na sustentabilidade. Pode não parecer, mas isso importa para o consumidor, afinal 95% dos consumidores priorizam produtos e serviços de empresas que investem em práticas sustentáveis. ‍ 

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Automatizando o agendamento e a confirmação de consultas, você contribui para a redução do uso de papel, promovendo práticas responsáveis ao substituir agendas físicas e formulários impressos. Além claro, de ter um impacto positivo nas despesas (com novos cadernos e impressões) e na organização do espaço físico (sem a necessidade de guardar pilhas de pastas e papéis). 

Implementação prática de uma Agenda Online

1. Escolha da plataforma adequada

Ao optar por uma agenda online, é crucial escolher uma plataforma que atenda às necessidades específicas do seu consultório. 

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Utilizando o software da Capim, você conta com um sistema de agendamento e confirmação de consultas via Whatsapp ilimitado, além de conseguir armazenar informações importantes, como prontuários, histórico médico, procedimentos realizados, alergias e informações de contato, tudo de forma organizada e segura. Isso facilita o acompanhamento do progresso do tratamento ao longo do tempo. 

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A praticidade, comodidade e segurança oferecidas pela plataforma melhoram a eficiência no fluxo de trabalho, garantindo uma abordagem mais personalizada e informada que fideliza os clientes.

2. Treinamento da Equipe

A transição para uma agenda online pode exigir um período de adaptação para a equipe do consultório. É essencial fornecer treinamento adequado para garantir que todos compreendam como utilizar a nova ferramenta de maneira eficiente.

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A Capim conta com uma equipe preparada para te ajudar!

3. Comunicação transparente

Ao introduzir uma agenda online, é fundamental comunicar claramente os benefícios aos pacientes. Destacar a facilidade de uso, a conveniência e a segurança das informações pode incentivar uma adesão positiva.

4. Monitoramento e ajustes contínuos

Após a implementação da agenda online, é importante monitorar sua eficácia e realizar ajustes conforme necessário. A obtenção de feedback pode ser valiosa para aprimorar ainda mais a experiência de agendamento.

O futuro da confirmação de consultas na odontologia

Implementar uma agenda online é um passo significativo em direção à modernização da prática odontológica, impulsionando ainda mais a confirmação de consultas, o comparecimento nas datas agendadas e o crescimento sustentável do negócio.

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Ao proporcionar essa conveniência aos pacientes — reduzindo faltas e melhorando a eficiência operacional — os dentistas podem criar uma experiência mais positiva e eficaz para seus clientes e para os funcionários. Por consequência, a produtividade no consultório aumenta e a percepção dos pacientes sobre o seu serviço enriquece.

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A integração de soluções inovadoras continuará transformando a prestação de cuidados odontológicos. E você precisa estar na vanguarda deste movimento.

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