Confirmação de consulta automática: como implementar na sua clínica

O absenteísmo em consultórios e clínicas representa um desafio significativo, afetando diretamente a produtividade dos dentistas. Lacunas na agenda e a consequente redução no rendimento financeiro são problemas que podem ser controlados com a escolha de ferramentas adequadas.

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Uma das ferramentas recomendadas para redução de gastos e otimização do tempo, é a automação de envio de mensagens de confirmação, pois fazem disparos programados para o momento da marcação do horário pela clínica, além de ter um aumento da produtividade e organização.

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Neste artigo discutiremos mais sobre essa ferramenta, como implementá-la em sua clínica e quais boas práticas adotar para melhorar a gestão da sua clínica.

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A importância de uma boa estratégia de confirmação de consulta

Na correria do dia a dia, imprevistos podem ocorrer e, muitas vezes, o paciente não comparece à consulta apenas porque esqueceu a data. Por isso, a confirmação é essencial, já que garante que o paciente tenha tempo para se organizar ou até mesmo reagendar o atendimento, permitindo que você ou a equipe de recepção possam se planejar rapidamente em casos de faltas e atrasos.

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Sendo assim, confira quais os benefícios de sempre confirmar as consultas:

• Redução de faltas e cancelamentos tardios
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• Eficácia na organização da agenda do Dentista
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• Melhor gestão do tempo
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• Otimização dos recursos da clínica
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• Possibilidade de encaixe de outros pacientes para os horários vagos
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• Aumento da satisfação do paciente

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Veja também: 8 estratégias para melhorar a experiência do paciente no seu consultório odontológico!

Como fazer confirmações de consulta

Sabemos que a rotina de uma clínica é corrida e que, diante de tantas demandas, a confirmação de consultas pode parecer um detalhe menor. No entanto, esse processo, especialmente quando automatizado, é essencial para garantir organização, eficiência administrativa e melhores resultados financeiros.

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Pensando nisso, reunimos os passos que vão ajudar você a colocar essa prática em ação de forma simples e eficaz:

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1. Escolher a ferramenta de automação: atualmente existem várias ferramentas de automação de mensagens disponíveis, que permitem que você configure mensagens de lembrete e confirmação e envie automaticamente para os pacientes em horários específicos.
   
   O ideal, no entanto, é que essa ferramenta faça parte de uma plataforma de gestão odontológica. Dessa forma, todos os processos da gestão clínica estarão agrupados, evitando que você precise executar integrações complexas.

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2. Coletar dados de contato:  é necessário coletar telefone e endereço eletrônico (e-mail) dos pacientes e obter sua permissão para entrar em contato por esses canais. Ressalte a importância do paciente realmente ter acesso frequente a esses meios de comunicação, visto que dados não atualizados ou de pouco acesso, podem causar transtornos e desencontros.
   
   O momento da coleta pode ser feito durante o processo de agendamento da primeira consulta ou por meio de um formulário online. ‍Em seguida, é necessário incluir esta informação na ficha de cadastro do paciente no sistema. Assim, o sistema automaticamente buscará o número de celular associado ao cadastro do paciente para disparar os lembretes.

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3. Acompanhamento: quando o paciente confirmar sua presença, o sistema fará o registro na marcação da agenda. A partir deste momento, monitore e atente-se a eventuais contatos que este paciente possa fazer para desmarcar ou remarcar a consulta.

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Por quais canais fazer a confirmação de consultas na sua clínica

Após o processo de agendamento e coleta de dados do paciente, o próximo passo é definir o canal pelo qual a confirmação da consulta será realizada. Para isso, é importante considerar os meios de comunicação que seus pacientes mais utilizam no dia a dia, garantindo que a mensagem chegue de forma eficaz e aumente as chances de resposta.  

WhatsApp

É uma ferramenta amplamente utilizada por profissionais, garante um contato pessoal e imediato. Além de possuir taxas de visualização e respostas maiores do que os demais canais.

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Com a versão business, por exemplo, você pode automatizar as mensagens, economizando seu tempo. Contudo, há um custo por conversa nessa modalidade, enquanto já existem softwares odontológicos que permitem o disparo de mensagens automáticas em massa sem cobranças adicionais.

Ligação telefônica

Embora seja um método pouco utilizado, pode ser o preferido por alguns pacientes, principalmente pelos mais idosos que não possuem familiaridade ou paciência para as tecnologias atuais. Apesar de não economizar tempo, esse meio de confirmação pode oferecer o benefício de gerar uma conexão mais pessoal com o paciente.

E-mail

O e-mail permite uma comunicação mais detalhada. Além da confirmação da consulta, você pode enviar outras informações, como recomendações de pré e pós-procedimento, e anexar arquivos. Embora seja uma ótima ferramenta, a taxa de visualização deste canal é considerada inferior se comparada com a quantidade de visualizações de outros canais, por exemplo, o WhatsApp.

Mensagem de texto (SMS)

É o método ideal para mensagens breves e urgentes, especialmente para pacientes que não utilizam ou não possuem WhatsApp, garantindo que a informação chegue rapidamente à tela do celular.

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Depois de escolher a plataforma de confirmação que mais se encaixa em sua clínica, está no momento de escrever a mensagem de confirmação de consulta padronizada para cada situação dentro da clínica.

Como escrever uma mensagem de confirmação de consulta

Embora escrever uma mensagem de confirmação pareça fácil, existem algumas premissas que precisam ser seguidas para garantir a compreensão do paciente. Detalhes como clareza, objetividade e tom adequado fazem toda a diferença. A seguir, listamos dicas práticas para você aplicar ao compor sua mensagem de confirmação.

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• Comunique-se de forma profissional: na correria de se comunicar com vários clientes ao mesmo tempo (incluindo os que já estão na clínica), é muito comum deixar alguns errinhos gramaticais e ortográficos passarem, portanto é fundamental garantir que conceitos básicos da norma culta estão sendo respeitados. Afinal, muitos desvios podem afetar a credibilidade da clínica e o entendimento da mensagem.

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💡Dica: aproveite também ferramentas de Inteligência Artificial (como o Chat GPT ou o Copilot) para fazer revisões. Você pode fazer solicitações objetivas como: “Revise o seguinte texto que será enviado para pacientes confirmarem consulta no meu consultório odontológico: [INSERIR TEXTO]”.

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• Crie mensagens claras e objetivas: evite textos muito longos ou excesso de informações, isso pode confundir seus pacientes ou fazê-los te ignorar momentaneamente. A mensagem deve ser objetiva e direto ao ponto, priorizando seu maior objetivo: a confirmação.
  
  Parágrafos muito longos ou a ausência de espaços entre eles, torna a experiência de leitura maçante. Frases curtas e objetivas, assim como negritos em lugares estratégicos e importantes, ajudam a tornar o texto mais escaneável, ou seja, uma passada rápida de olho é o suficiente para o leitor compreender as informações principais.

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• Prepare uma mensagem modelo: crie uma mensagem padrão que inclua todas as informações essenciais como endereço, data e horário da consulta. Garanta que esta comunicação esteja sempre atualizada e pronta para uso, para evitar a omissão de qualquer informação importante.

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• Personalize o contato: evite enviar mensagens excessivamente robotizadas. Personalize a mensagem para criar uma conexão mais humana e acolhedora com o paciente. Inclua um toque pessoal, como o nome do paciente e um tom de voz mais amigável.

Modelos de mensagens de confirmação de consulta

Confira abaixo alguns exemplos de mensagens que você pode usar no contato com os pacientes.

Modelo 1

Olá, [Nome do Paciente],
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Sua consulta está confirmada para:
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Data: [Data]
Hora: [Hora]
Endereço: [Endereço da Clínica]

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Atenciosamente,

[Seu Nome]

‍Modelo 2

Olá, [Nome do Paciente],

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Gostaríamos de confirmar sua consulta agendada na [Nome da Clínica].

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Detalhes da Consulta:

• Data: [Data]
• Hora: [Hora]
• Endereço: [Endereço da Clínica]

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É muito importante que você confirme sua presença. Isso nos ajuda a preparar tudo para o seu atendimento. Por favor, responda a esta mensagem para confirmar que você comparecerá.

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Caso precise remarcar, informe-nos com pelo menos 24 horas de antecedência para que possamos ajustar a agenda.

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Agradecemos pela sua colaboração!

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Atenciosamente,
[Seu Nome]
[Nome da Clínica]
[Telefone]

Boas práticas que aumentam a eficácia das confirmações de consulta

Para ter maior êxito nas mensagens de confirmação que serão enviadas, é importante que:

• O envio do lembrete de consulta seja após o agendamento e outro com, no mínimo, 24 horas de antecedência
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• Mantenha mensagens em suas redes sociais que incentivem a confirmação de consultas, promovendo a boa prática entre os pacientes
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• Estabeleça uma política de ausência, pois isso pode reduzir significativamente o número de faltas
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• Fique atento aos pacientes que frequentemente se atrasam ou faltam. Considere confirmar a consulta por outra plataforma, por exemplo, ligação telefônica
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• Utilize ferramentas de automação de mensagens para garantir que as confirmações sejam feitas de maneira eficaz

Como lidar com cancelamentos e reagendamentos

Por mais organizada que seja uma rotina, imprevistos podem ocorrer, e precisar cancelar ou reagendar é algo normal. Sabemos que isso pode acontecer para ambas as partes, por isso é importante aprender a lidar com a situação e praticar a compreensão.

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No entanto, para pacientes que costumam remarcar com frequência, desenvolva estratégias para evitar essa situação. Por exemplo, crie uma política de ausência para que o paciente possa entender as consequências de cancelar ou remarcar com regularidade. Essa política deve ser comunicada no momento da remarcação da consulta para evitar transtornos futuros.

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💡 Dica: Vamos considerar que a confirmação foi enviada e o paciente respondeu cancelando a consulta. Nesse momento, você pode incluir um paciente da lista de espera, evitando buracos na agenda e minimizando o impacto financeiro.

Por que automatizar o envio de lembretes de confirmação

A taxa elevada de não comparecimento dos pacientes podem causar problemas significativos as clínicas, visto que pode haver:

• Perda de Receita: consultas não confirmadas significam que o tempo reservado para o paciente não está sendo utilizado, o que pode resultar em uma perda expressiva de receita.
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• Ineficiência Operacional: sem a confirmação prévia, os dentistas podem ficar esperando por pacientes que não aparecem, o que causa atrasos e prejudica o fluxo de trabalho.
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• Desperdício de Recursos: recursos como salas de consulta e equipamentos odontológicos podem ser desperdiçados quando as pessoas não comparecem nos horários agendados.
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• Inconveniência para Pacientes: aquelas pessoas que realmente desejam ou precisam de uma consulta podem ter dificuldades em conseguir um horário, devido à falta de disponibilidade, o que acaba sendo reforçado pelos não comparecimentos.
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• Maior tempo na realização dos procedimentos: tratamentos odontológicos muito longos são divididos em seções, e faltas ou cancelamentos frequentes podem prolongar ainda mais o tempo total do tratamento planejado.
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• Percepção negativa do atendimento e organização da clínica: a falta de organização e gestão adequada, transmite uma imagem de descuido, o que descredibiliza a clínica e pode afetar a confiança do paciente.

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Ter uma ferramenta que confirma as consultas previamente ao dia agendado, ajuda a reduzir problemas como esses, economizando tempo, recursos e dando ao paciente uma experiência positiva nos consultórios.

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Além de trazer diversos benefícios para clínicas e consultórios, como: aumentar a eficiência operacional, reduzir erros e facilitar o gerenciamento de um grande número de pacientes.

Sistema de Agendamento via WhatsApp grátis: conheça a Capim

O Capim Dash é uma plataforma projetada para simplificar e otimizar o dia a dia do dentista. Desenvolvido para oferecer um gerenciamento eficiente e integrado da clínica, o software inclui funcionalidades que facilitam a administração e melhoram a experiência tanto para a equipe quanto para os pacientes.

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Uma das principais causas de faltas e atrasos em consultórios é o esquecimento por parte dos pacientes. Para conter esse problema, o Capim Dash integra-se ao WhatsApp para agendamentos, oferecendo um sistema inovador e eficiente.

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Essa integração não apenas melhora a gestão do consultório, mas também alinha-se às expectativas modernas de conveniência, permitindo que os pacientes agendem, confirmem e gerenciem suas consultas diretamente pelo WhatsApp.

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Vale ressaltar que somente no ano de 2024, cerca de 2 milhões de mensagens automáticas de WhatsApp para confirmação de consultas foram enviadas, ajudando diversas clínicas a pouparem mais de 154 mil horas de disparos manuais!

Como funciona a Confirmação de Consulta via WhatsApp da Capim

1. Acesse a plataforma e clique em “Configurações” (ícone de engrenagem no menu lateral esquerdo).
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2. Clique em “Central de notificações”, onde é possível  ativar ou desativar notificações e gerenciar as notificações que não foram enviadas devido a imprevistos ou erro, bastando clicar em “Reenviar”.
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3. Selecione as notificações automáticas que deseja enviar aos seus pacientes entre:
   
   • No momento da marcação do horário pela clínica
   • 24 horas antes da consulta (com botões de confirmação para o usuário)
   • 1 hora antes do horário marcado
   • Quando a clínica cancelar a consulta
   • Quando a clínica remarcar a consulta
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4. Pronto! Agora é só fazer criar agendamentos no módulo “Agenda” que o sistema enviará estes lembretes automaticamente ao número cadastrado na ficha do paciente.

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💡Dica: para aproveitar ao máximo nossa funcionalidade de disparos automatizados via WhatsApp, mantenha os cadastros dos seus clientes sempre atualizados.

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Aproveite essa funcionalidade para melhorar a comunicação com seus pacientes e garantir uma agenda sempre cheia. Não perca tempo e comece a usar a Capim hoje mesmo, teste gratuitamente por 7 dias!

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Leia também: Como gerenciar e enviar mensagens de retorno de pacientes no Capim Dash.

O quê mais a Agenda Inteligente da Capim pode fazer pela sua clínica

O sistema da Capim é uma ferramenta essencial para as clínicas que buscam aprimorar seus serviços e entregar uma experiência positiva a todos. Por meio dele, também é possível:

• Permitir que dentistas compartilhem suas agendas com os pacientes, facilitando a visualização e o agendamento de consultas
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• Ter visão detalhada dos agendamentos por dia, semana e mês, além de permitir a visualização por dentista cadastrado
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• Visualizar o status do agendamento (se pendente, confirmado ou cancelado)
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• Controlar a agenda de múltiplos profissionais
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• Bloquear de agenda por curto ou longo prazo
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• Configurar seu horário de atendimento

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Em um cenário onde a tecnologia desempenha um papel cada vez mais fundamental na melhoria dos serviços de saúde, a incorporação de sistemas inovadores não apenas atende às expectativas dos pacientes modernos, como também impulsiona a eficiência e a competitividade no mercado atual.

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Utilizando a tecnologia da Capim, você envia confirmações e lembretes automatizados pelo WhatsApp, diminuindo os esquecimentos e facilitando a possibilidade de remarcações. Tudo isso pelo melhor preço do mercado e de forma prática e segura.

Conheça a Capim

A Capim é a única plataforma odontológica com financiamento para tratamentos integrados. Ou seja, dentistas, secretárias/recepcionistas e gestores têm à disposição todas as ferramentas fundamentais para tornar sua rotina mais eficiente:

• Agenda online inteligente;
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• Prontuário eletrônico;
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• Ficha clínica digital com odontograma e anamnese;
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• Disparo de mensagens de lembrete e confirmação de consulta por WhatsApp gratuitas;
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• Controle de receitas e despesas;
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• E muito mais!

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O sistema Capim Dash foi projetado para fornecer soluções simples e completas. Todas as funcionalidades do sistema são desenvolvidas pensando na rápida adaptação dos dentistas e sua equipe.

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Além disso, a plataforma é desenvolvida com uma proposta mobile first. Ou seja, o software pode ser usado com experiência igualmente prática tanto no computador quanto acessando-o pelo browser do seu smartphone.

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Além do essencial, conosco, consultórios e clínicas de todos os portes contam com o maior diferencial: a oferta de financiamento para tratamentos de seus pacientes. Com este recurso é possível viabilizar pagamentos flexíveis para seus clientes e aumentar o seu faturamento.

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Quer melhorar a performance da sua clínica? Teste nossa plataforma por 7 dias grátis, é só clicar aqui!

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