Prontuário Eletrônico para Clínicas Odontológicas: principais benefícios e como usar

Desde 2009, por meio da Resolução CFO-91, o Conselho Federal de Odontologia autoriza a digitalização de prontuários, bem como o uso de sistemas informatizados para seu armazenamento e manuseio e a eliminação da obrigatoriedade dos registros em papel. A partir de então, os próprios conselhos começaram a atuar em prol da informação e educação dos dentistas, a fim de que sigam adequadamente o Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde.

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Contudo, mesmo com a regulamentação e novas tecnologias surgindo, ainda existe um contingente significativo dos profissionais de odontologia que mantêm o uso de documentos físicos.

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O uso de um sistema online com prontuário eletrônico integrado oferece uma série de benefícios para pacientes e profissionais, como: 

• Otimização do tempo nas consultas
• Fácil acesso a informações importantes de onde estiver
• Redução da desorganização e o custos com papéis e impressões
• Aumento na segurança para armazenar, atualizar e descartar

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Neste artigo, abordaremos os principais benefícios do prontuário odontológico eletrônico e explicaremos como utilizá-lo de maneira eficaz.

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Benefícios de utilizar o prontuário eletrônico odontológico

1. Acesso rápido às informações do paciente

O prontuário eletrônico permite o acesso rápido ao histórico completo do paciente. Isso inclui anamneses, informações sobre tratamentos anteriores, alergias, medicamentos em uso e histórico médico relevante, bem como orçamentos e status dos pagamentos.

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Ter essas informações prontamente disponíveis melhora a qualidade do atendimento ao paciente, garantindo que o tratamento seja personalizado e seguro.

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Leia também: Como funciona a ficha de anamnese do software Capim 

2. Maior eficiência no registro de dados

O registro manual de informações em papel pode ser demorado e sujeito a erros ou rasuras, além de aumentar os custos com insumos no consultório. Com o prontuário eletrônico, os profissionais de odontologia podem registrar informações de forma eficiente e precisa.

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Além disso, a digitalização de imagens, como radiografias e fotografias intraorais, facilita o acompanhamento do progresso do tratamento ao longo do tempo.

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3. Melhoria na comunicação interdisciplinar

Em muitos casos, pacientes podem precisar de tratamento interdisciplinar envolvendo outros profissionais de saúde, como médicos e ortodontistas. 

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O prontuário eletrônico torna o compartilhamento de informações e a colaboração de outros especialistas mais fácil, garantindo um cuidado mais abrangente e coordenado. Ter a facilidade de acessar todos os dados de forma online e integrada garante a segurança e a qualidade dos tratamentos.

4. Segurança e confidencialidade

A segurança das informações do paciente é uma prioridade na odontologia. O prontuário eletrônico permite o armazenamento correto de informações confidenciais e a implementação de medidas de segurança, como autenticação de acesso e criptografia de dados, para proteger a privacidade do paciente.

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Utilizar um software odontológico em nuvem, que armazena não só o prontuário, mas todas as informações sensíveis de seus pacientes, garante que você cumpra todas as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), do Código de Ética Odontológica e transmita confiabilidade a seus clientes.

5. Redução de erros e adversidades

A precisão na documentação é essencial na odontologia. Nesse sentido, desencontros de informações podem ter graves consequências para o paciente e também para o profissional.

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Isso porque, muitas vezes, durante o tratamento, o dentista precisa tomar alguma decisão rapidamente e acaba contando com as informações que tem à disposição. Se houver erros nas anotações, a decisão também pode ser equivocada.

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O prontuário eletrônico ajuda a reduzir possíveis erros de documentação, como registros ilegíveis ou informações incompletas, minimizando assim o risco de adversidades.

Como usar o prontuário eletrônico em clínicas odontológicas

1. Escolha do software

O primeiro passo para usar o prontuário eletrônico odontológico é selecionar o software certo para sua clínica – uma ferramenta que reúna todas as informações essenciais não só para o seu atendimento, mas também para a gestão por completo da sua clínica (como questões financeiras e agendamentos).

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Certifique-se de que o software seja compatível com os regulamentos locais de saúde e ofereça recursos como armazenamento seguro, backup de dados e atualizações regulares.

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Veja como escolher o melhor sistema para a sua clínica/consultório neste artigo: Qual o melhor software odontológico?

2. Treinamento da equipe

Uma vez que o software tenha sido escolhido e implementado, é essencial fornecer treinamento adequado para toda a equipe da clínica. Isso garantirá que todos os profissionais saibam como usar o prontuário eletrônico de forma eficaz e segura. O treinamento contínuo também pode ser necessário para acompanhar as atualizações do software e novos recursos.

3. Padronização de registros

Estabeleça diretrizes e padrões para o registro de informações no prontuário eletrônico. Isso garantirá que todos os profissionais da clínica anotem as informações de maneira consistente, equivalente e completa. 

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A padronização também facilita a recuperação de informações relevantes quando necessário.

4. Proteção de dados

Certifique-se de implementar medidas robustas de segurança de dados para proteger as informações dos pacientes.

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Isso inclui a criação de senhas seguras, a restrição do acesso apenas a pessoal autorizado e a realização de backups regulares para evitar a perda de dados – escolher um software que armazene todas as informações em nuvem, como o da Capim, garante que você não tenha dores de cabeça.

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5. Atualização e manutenção

Mantenha as informações do prontuário eletrônico atualizadas. Evite fazer deixar para depois a inserção de anotações ou registros que tenha feito em algum papel ou bloco de notas.

Escolha um prontuário eletrônico ideal para o seu consultório

Investir em uma tecnologia que otimize a organização é essencial para garantir a segurança, qualidade e eficiência do seu consultório. 

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O prontuário eletrônico para clínicas odontológicas é uma ferramenta poderosa que oferece uma série de benefícios significativos, incluindo acesso rápido às informações do paciente, eficiência no registro de dados e melhoria na comunicação interdisciplinar.

Ao adotá-lo, você pode melhorar a qualidade do atendimento ao paciente, reduzir erros e garantir a segurança das informações confidenciais. Certifique-se de escolher o software adequado, treinar sua equipe de forma eficaz e implementar medidas de segurança sólidas para colher os benefícios dessa inovação tecnológica na odontologia. 

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A plataforma Capim é uma opção viável para clínicas e consultórios de todos os portes. Nela, além de uma série de ferramentas essenciais para a gestão financeira e de agendamentos, você possui um prontuário digital completo com:

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• Ficha clínica e dados do paciente
• Odontograma
• Ficha de Anamnese (com assinatura eletrônica grátis)
• Planos de tratamento e orçamentos
• Informações de pagamento
• Receituário
• Histórico de consultas
• Armazenamento de imagens e documentos

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