Como reduzir custos no seu consultório com a plataforma Capim

Reduzir custos no seu consultório envolve uma série de desafios, desde o controle financeiro até a otimização do atendimento ao paciente. 

‍

Por isso, a implementação de um software de gestão especializado pode ser a chave  - não só para controlar despesas, mas também para aprimorar a eficiência operacional dentro da clínica. 

‍

Hoje, exploraremos em detalhes os principais desafios de gerenciamento e como investir no Software Capim, uma ferramenta criada para te auxiliar no dia a dia, pode fazer a diferença para a sustentabilidade financeira do seu negócio.

‍

1. Automação de processos

⭕ Desafios na administração manual

A administração manual de processos, como agendamento de consultas e registros em livro-caixa, pode ser morosa e suscetível a erros. Isso não apenas impacta a eficiência operacional, mas também contribui para custos desnecessários.

✅ Solução: automatização de tarefas

O software Capim permite a automação desses processos, como o envio de lembretes de horários agendados pelo WhatsApp, reduzindo a carga de trabalho manual. Além de economizar tempo, utilizar a plataforma também minimiza a possibilidade de erros administrativos, contribuindo para a redução de custos operacionais.

‍

Leia também: Sistema de agendamento via WhatsApp: conheça o único software odontológico sem custos extras

2. Otimização do tempo e produtividade

⭕ Desafios no gerenciamento de tempo

A falta de uma organização eficiente do tempo pode resultar em consultas atrasadas, tempo ocioso da equipe e, consequentemente, custos elevados associados à falta de produtividade.

✅ Solução: agenda eletrônica e fluxo de trabalho otimizado

A ferramenta da Capim possibilita o uso de uma agenda digital eficiente, otimizando o fluxo de trabalho. Você e sua equipe podem, além de enviar lembretes automatizados, compartilhar os horários disponíveis diretamente com os pacientes e os profissionais. 

‍

Isso não apenas melhora a pontualidade das consultas, mas também contribui para a melhor utilização do tempo do seu time, reduzindo custos relacionados à ociosidade.

‍

Leia também: Como impulsionar a Confirmação de Consultas com a Agenda Capim

3. Controle financeiro estratégico

⭕ Desafios na gestão financeira manual

A gestão financeira manual pode resultar em dificuldades para identificar despesas desnecessárias, analisar receitas e tomar decisões estratégicas para otimização de recursos. Tudo isso impacta diretamente no crescimento do seu negócio.

‍

✅ Solução: ferramentas de controle financeiro

O software Capim oferece ferramentas robustas de controle financeiro. Isso inclui a categorização de despesas, geração de relatórios detalhados e automatização do controle de comissões para dentistas, permitindo uma gestão mais estratégica das finanças da sua clínica.

‍

Leia também: Otimize a gestão financeira da sua clínica com a Capim

4. Redução de erros administrativos

⭕ Consequências de falhas administrativos

Enganos e divergências administrativas podem resultar em retrabalho, perda de materiais e até mesmo em questões legais, acarretando custos significativos e impactando a reputação do negócio.

✅ Solução: precisão e consistência com o Software da Capim

A automação de processos através da plataforma Capim reduz a probabilidade de erros, garantindo maior precisão e consistência nas informações. Isso não apenas evita custos adicionais, mas também fortalece a confiança dos pacientes no consultório.

5. Gestão de informações

⭕ Falta de organização dos dados dos pacientes

Em clínicas odontológicas, é comum que a desorganização de papéis contendo dados sensíveis de pacientes resulte em desencontros de informações, aumentando a possibilidade de erros muitas vezes irreparáveis. 

✅ Solução: integração digital de informações 

Integrar as informações dos pacientes em uma única plataforma auxilia na redução de custos, já que evita a perda de dados sensíveis e otimiza o acesso a fichas e documentos essenciais para garantir um bom tratamento. 

‍

Com o Prontuário Digital da Capim, você pode preencher anamneses, odontogramas, salvar exames e gerenciar os orçamentos e pagamentos de cada pessoa. 

‍

6. Melhoria na relação com o paciente

⭕ Importância do relacionamento com o paciente

Uma boa relação com os pacientes é crucial para a fidelização e a atração de novos clientes. O atendimento ágil e personalizado é um diferencial competitivo.

✅ Solução: atendimento personalizado e lembretes automáticos

A plataforma Capim possibilita um atendimento mais personalizado, registrando preferências e histórico dos pacientes. Além disso, a integração entre todas as funcionalidades torna o acesso a informações clínicas e de pagamento muito mais rápidas, o que torna o atendimento mais dinâmico de ponta a ponta.

‍

E para te ajudar a fortalecer ainda mais os laços com seus clientes, a agenda digital conta com notificações das datas de aniversário cadastradas em suas fichas. Diretamente pelo sistema, você pode enviar uma mensagem de parabéns para mostrar o lado humano do seu consultório.

7. Controle da inadimplência

⭕ Perda de controle sobre parcelas

Grande parte dos consultórios, para flexibilizar as condições de pagamento e viabilizar a realização de procedimentos para seus pacientes, oferece parcelar valores por conta própria.

‍

Apesar de necessário em muitos casos, é muito fácil perder o controle sobre os vencimentos e organizar-se para cobrar de forma eficiente, sobretudo quando o monitoramento é feito em documentos impressos, planilhas ou marcações em agenda. A consequência disso é um prejuízo direto nas contas do consultório, que deixa de receber pelos serviços prestados.

✅ Solução: consulta de CPF e controle de parcelas em tempo real

Na plataforma Capim, você tem acesso a uma solução exclusiva para mitigar os riscos de dividir pagamentos por conta própria. O Carnê Capim permite que você consulte o CPF dos pacientes nos principais birôs de crédito (Serasa e Boa Vista) e Receita Federal, além, claro, de emitir os boletos diretamente na plataforma.

‍

Ainda, você pode ter acesso a uma calculadora de parcelas automatizada e contratar uma régua de cobrança via WhatsApp, para lembrar os clientes dos vencimentos e evitar os esquecimentos.

8. Questões de segurança e sustentabilidade: reduzindo custos com inovação

⭕ Riscos de vazamento de dados

O mau gerenciamento de informações sensíveis de pacientes pode acarretar em problemas graves ao consultório, incluindo processos. Muitas clínicas optam por manter dados em papéis ou drives e não contam com um sistema de segurança eficaz.

‍

Vale lembrar que, assim como as demais empresas, clínicas e consultórios odontológicos também são contemplados pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e são responsáveis por adotar mecanismos para manter as informações de seus clientes seguras, rastreáveis e atualizadas.

✅ Solução: sistemas digitais criptografados 

Escolher uma empresa que cuide de todas as etapas de gerenciamento do seu negócio garante economia e segurança. O software da Capim é 100% digital e foi desenvolvido pensando em cada detalhe para tornar o seu dia a dia mais tranquilo e eficiente. 

‍

Através da plataforma, os administradores podem eliminar os papéis e criar sistemas de organização, autorizando pessoas específicas para acessar ou editar determinadas informações, como agendamentos e fluxo financeiro.

‍

Leia também: Qual o melhor software odontológico?

Investindo no Futuro do Seu Consultório

Implementar um software de gestão especializado na área da odontologia oferece uma variedade de benefícios para os consultórios.

‍

Além de reduzir custos operacionais, a plataforma contribui para a otimização de processos, melhoria na gestão financeira, minimização de erros administrativos e fortalecimento do relacionamento com os pacientes. 

‍

O software Capim foi criado para auxiliar na gestão de clínicas, facilitando o cadastro e o acesso a informações com segurança e maximizando a possibilidade de crescimento sustentável do seu negócio. 

‍

Escolha a melhor opção para gerir e modernizar o seu consultório. O time de especialistas da Capim está à disposição para te ajudar a reduzir custos e elevar o seu negócio. Teste a nossa plataforma durante 7 dias gratuitamente.

‍