Relatórios para clínicas odontológicas: como interpretá-los e o que você não pode ignorar

Compreendemos que a rotina dentro de consultórios odontológicos pode ser agitada, tornando-se fácil focar apenas no atendimento ao paciente e deixar a gestão em segundo plano. Mas para que a clínica seja conhecida e tenha um crescimento saudável e sustentável, é essencial acompanhar de perto os dados que revelam o desempenho da clínica. 

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Ou seja, mais do que um bom atendimento ao paciente e um excelente tratamento, gerar relatórios e interpretá-los da maneira correta é um divisor de águas entre uma clínica que apenas sobrevive e uma que se destaca. 

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Neste artigo vamos falar mais sobre a importância dos relatórios para dentistas e como entendê-los pode mudar completamente suas tomadas de decisões. 
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O que são relatórios e para que servem?

Os relatórios são documentos com dados organizados e detalhados sobre algo. São bem estruturados e mostram muito mais que números: eles apontam tendências, alertam possíveis problemas e ajudam a tomar decisões mais seguras. 

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Basicamente os relatórios transformam os dados brutos, fornecidos pelo sistema, em informações mais compreensíveis, prevendo padrões, oportunidades, falhas e possíveis recomendações ou conclusões. 

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Esses documentos desempenham o papel de:

• Analisar dados
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• Acompanhar resultados
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• Apoiar nas tomadas de decisões. 

Importância dos relatórios para os negócios

Uma ferramenta como esta, colabora para uma boa comunicação, controle e planejamento de qualquer negócio; pois ajudam o gestor a ter uma visão clara da realidade dos negócios, documentam os processos e ações que ocorrem, facilitando no controle e gestão do local.

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Também aumenta ainda mais a transparência, bem como o crescimento com segurança do empreendimento. Além de auxiliar nas tomadas de decisões com base em fatos e não em suposições. 

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Leia também: Planejamento financeiro para clínicas odontológicas. 

Qual a importância para clínicas odontológicas?

As clínicas odontológicas são um modelo de negócios com foco em tratamento e/ou estéticas dos pacientes e, assim como qualquer empreendimento, precisa de relatórios para uma gestão mais eficiente e assertiva. 

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Além dos relatórios contribuírem na análise de dados, registro de atividades e resultados, em consultórios mostram todo seu desempenho, prevendo demandas, ajudando nos possíveis gargalos nas agendas ou nos processos financeiros. 

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Resumindo: para as clínicas odontológicas os relatórios são como o raio-x! Revelam o que está indo bem, o que precisa de atenção e onde estão escondidas as oportunidades de crescimento. 

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Sendo assim, entender as diferenças de relatórios e para que servem é primordial para fazer escolhas mais inteligentes e alcançar bons resultados. 
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Tipos de relatórios

Dentro do escopo empresarial existem uma infinidade de amostras de relatórios, portanto ao compreender e escolher o modelo de documento, vale levar em consideração qual relatório faz mais sentido para seu negócio e qual a periodicidade que prefere recebê-los. 

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Saber o nível de detalhamento também é importante, ou seja, se prefere documentos com dados mais: 

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• Simples: documento mais resumido com foco em pontos principais
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• Complexo: documento com registro e análise mais profundos
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• Analítico: documento com mais informações, conclusões e recomendações. 
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• Informativo: documento que noticia a situação atual do negócio, mas não expressa julgamentos nem recomendações.
  

1. Relatórios gerenciais

Trata-se de um modelo, como o próprio nome diz, de gestão. Com ele é possível acompanhar o desempenho dos setores e projetos, e auxilia em decisões estratégicas. São importantes para todos os negócios, inclusive clínicas odontológicas.

2. Relatórios técnicos

É focado em uma visão mais quantitativa, com informações mais técnicas ou científicas. Tem como foco contribuir para tomadas de decisões, solucionar problemas ou comprovar resultados. 

3. Relatórios de auditoria

Documento voltado para a conformidade dos processos internos daquele local, com base em normas ou padrões. Geralmente em clínicas odontológicas esse tipo de relatório é fornecido por visitas da equipe de vigilância sanitária. 

4. Relatórios de projetos

São focados em metas, prazos, orçamentos, possíveis riscos e benefícios, bem como os próximos passos para alcançar o objetivo. Para dentistas, esses relatórios são ótimos para projetos de expansão e crescimento. 

5. Relatórios de sustentabilidade

Também chamado de ESG, avaliam o impacto ambiental, social e governamental da empresa. Serve para conscientizar a responsabilidade corporativa, identificar riscos e oportunidades socioambientais. Em relatórios assim é possível medir o consumo de energia, condições de trabalho, conduta ética e entre outros. 

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Para consultórios odontológicos, é um ótimo documento para investigar, por exemplo, os resíduos biológicos descartados corretamente e a quantidade de materiais recicláveis ou não produzidos por um determinado período. 

6. Relatórios de pesquisa

São documentos voltados para investigação e levantamento de dados. Com ele são apresentados possíveis padrões e conclusões baseadas nas respostas obtidas. Em clínicas odontológicas este tipo de relatório é possível se o foco for pesquisa de mercado, ou saber opinião/satisfação do paciente. 

7. Relatórios de produção

Avalia a quantidade e valor dos procedimentos por profissional ou especialidade, isto é, o que foi produzido em volume, valor, quantidade e eficiência. Para os dentistas seria como uma avaliação de cada profissional que trabalha na clínica e comparativo de sua competência. 

8. Relatórios operacionais

São voltados para as atividades do dia a dia, ou seja, o funcionamento prático da operação daquele estabelecimento - o que foi e como foi feito, por quem foi realizado, em quanto tempo. Serve para verificar e ajustar as rotinas e recursos. Frequentemente utilizado para medir o tempo de espera, o número de atendimento realizado no dia, problemas com materiais etc. 

9. Relatórios financeiros

Como o próprio nome diz, indica e avalia a situação financeira do local, examinando os lucros, receitas, fluxo de caixa e etc. Um modelo de relatório assim é crucial para todos os empreendimentos - independente da área. 

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Veja também: Como fazer a gestão financeira da sua clínica? 

10. Relatórios de agenda

Mais utilizado com locais que lidam diretamente com o público e avalia o desempenho do agendamento e como o tempo está sendo otimizado. Também é possível verificar os horários de pico, taxas de falta e cancelamentos. 

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Para as clínicas odontológicas é mais do que essencial verificar esses relatórios - com uma frequência mensal ou quinzenal para evitar gargalos e futuros problemas. 

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Leia também: Como potencializar os agendamentos da sua clínica.
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Desafios de estabelecimentos que não possuem relatórios

Mesmo com tantos programas e sistemas diferentes que podem realizar funções automáticas e gerar relatórios espontaneamente, ainda é comum encontrarmos empreendedores - principalmente dentistas - operando sem um sistema de relatórios estruturado. 

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Isso pode funcionar a curto prazo, mas com o passar do tempo a ausência de análise de dados pode gerar uma série de problemas. Veja a seguir, os principais desafios: 

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• Falta de visão do que está acontecendo: ter que depender da memória ou achismo geram dificuldades de enxergar os possíveis problemas ou oportunidades.
  
  
• Dificuldade de tomar decisões estratégicas: qualquer decisão sem uma análise precisa nos dados do empreendimento acabam sendo feitas no “escuro", o que aumenta a probabilidade de erros.
  
  
• Repetição de problemas: sem relatórios não é possível identificar  com clareza um padrão para os problemas que ocorrem e fica mais difícil de encontrar uma solução.
  
  
• Descontrole financeiro: sem acompanhamento dos dados, é comum começar a confundir os lucros com faturamento e perder o controle financeiro.
  
  
• Falta de organização e previsibilidade: os problemas só são corrigidos quando acontecem, não há uma forma preventiva para evitar situações como essas. 

Erros comuns ao analisar relatórios e como evitá-los

Agora que você entendeu a importância de ter um sistema que gere relatórios para sua clínica, vale ressaltar que não saber interpretar as informações corretamente podem levar a conclusões erradas e prejudicar a gestão. 

Olhar apenas os números brutos

Um erro muito comum é focar somente nos totais, sem verificar as proporções, comparativos ou contexto da situação. 

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Como evitar: analise o crescimento percentual, a média e compare os períodos para ter uma visão mais ampla e assertiva. 

Ignorar o contexto por trás dos dados

Tomar decisões baseadas em números isolados sem considerar os fatores externos e internos que influenciam o caso, é um engano comum, mas que pode trazer sérias consequências. 

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Como evitar: avalie o cenário geral antes de tomar qualquer decisão. Leve em consideração feriados, sazonalidade, horários e etc. 

Desconsiderar tendências ao longo do tempo

Analisar o último relatório e esquecer a evolução ao longo dos meses, influencia nos resultados. 

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Como evitar: acompanhe os relatórios comparativos, isso ajuda a identificar tendências e futuros problemas - o que auxilia em ações preventivas. 

Medir, mas não agir

Não tomar decisões ou criar planos de ação com os dados dispostos paralisa a clínica e o crescimento. 

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Como evitar: defina metas, faça testes práticos; pois um relatório sem ação vira um arquivo guardado. 

4 passos para interpretar os dados corretamente

Ao interpretar os relatórios, é preciso entender que os números contam uma história e que sem uma leitura atenta e contextualizada, padrões, problemas e oportunidades, podem passar despercebidos. 

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• 1º passo: entender o objetivo do relatório, pergunte-se: "Qual a finalidade? O que quero descobrir ou acompanhar neste relatório?”. Isso ajuda a direcionar seu olhar e saber exatamente o que está procurando. 
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• 2º passo: não cair na armadilha dos totais, olhe para todos os lados e pergunte-se: "Cresceu ou diminuiu em relação ao mês anterior? É pouco ou muito em relação à média? Qual percentual isso representa?”. Assim, você fará comparações e tornará a análise mais relevante e estratégica. 
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• 3º passo: cruzar os dados com o contexto. Nenhum número existe isolado, leve em consideração o que está acontecendo no momento e pergunte-se: “Houve mudanças no período? Teve feriados, promoções ou campanhas ativas? Aconteceu algum problema operacional, como faltas ou atrasos?”. O contexto ajuda a encontrar as causas reais por trás dos números. 
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• 4º passo: observar as tendências ao longo do tempo, pergunte-se: "Teve crescimento, estabilidade ou queda? Está estável demais, isso é bom ou ruim? Houve alguma mudança repentina?". Analisar tendências colabora para agir de forma preventiva e revelar padrões importantes. 

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Dessa forma você transforma informação em decisão - e decisão em resultado! 
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Indicadores que dentistas devem acompanhar

Agora que você já sabe interpretar os dados corretamente, está na hora de entender quais indicadores realmente importam na rotina de uma clínica odontológica. Afinal, de nada adianta ter acesso aos relatórios completos, se você não souber o que acompanhar ou porque aquilo é relevante. 

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A seguir, confira os principais indicadores que auxiliam dentistas a tomarem decisões mais estratégicas e garantirem um atendimento mais eficiente. 

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• Taxa de faltas (absenteísmo): é o percentual de pacientes que não comparecem às consultas agendadas, sem avisos ou cancelamento. Observar essas taxas fazem diferença, pois o aumento de faltas afeta a produtividade e o faturamento, além de gerarem desperdícios de tempo e horários ociosos. 

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Veja também: Como fidelizar seus pacientes?

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• Taxa de conversão de orçamentos: trata-se do percentual de orçamentos que de fato viram tratamentos fechados. Avaliar esses dados é importante, visto que mostra a eficiência do atendimento e da aceitação dos pacientes aos planos de tratamento. 
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• Receita gerada: representa o valor total arrecadado pela clínica ou pelo profissional - se houver dentistas diferentes que trabalham por comissão. Este dados é a base para entender se o volume de produção cobre os custos e gera lucro. 

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Leia também: Como aumentar a receita do seu consultório odontológico. 

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• Ticket médio por paciente: é o valor médio gasto por cada paciente em tratamentos. Basicamente mostra o potencial de cada paciente para o faturamento. 
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• Tempo médio entre os retornos: mostra o intervalo médio entre uma consulta e o retorno do paciente. Visualizar esse resultado ajuda a entender se os pacientes estão mantendo uma frequência de manutenção e tratamentos preventivos. 
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• Faturamento por especialidade ou profissional: demonstra quanto cada área ou cada dentista gera em receita. Esses dados indicam o desempenho individual de cada dentista e especialidade, além de ver quais serviços são mais rentáveis. 

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Confira também: Soluções financeiras para aumentar o faturamento. 

Cultura de acompanhamento de dados

Ter acessos aos relatórios é bem significativo, porém se a equipe não souber o que fazer com as informações e fazer o acompanhamento ativo, não haverá mudanças. 

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Por isso, um passo essencial para consultórios odontológicos que desejam crescer de forma organizada é criar uma cultura de acompanhamento de dados, ou seja, estabelecer um processo de observação ativa das informações apresentadas nos relatórios. 

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Isso significa fazer com que toda a equipe - inclusive a secretária - entenda a importância dos indicadores e participe ativamente da análise e das decisões. 

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Uma dica prática é estabelecer reuniões rápidas e regulares para revisar os indicadores mais relevantes. Esses encontros ajudam a identificar gargalos e alinhar ações de forma ágil. 

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Outro ponto importante é investir em capacitação constante. Mostrar à equipe como funciona a leitura dos relatórios e como os dados impactam diretamente no dia a dia da clínica. A sua secretária, por exemplo, pode fazer o acompanhamento do desempenho da agenda, monitorando os retornos e até propondo soluções mais práticas para melhorar a taxa de comparecimento dos pacientes. 

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Quer dar um passo além? Conheça o Curso de CRC (Consultora de Relacionamento com o Cliente) da Capim! Nosso curso reúne os principais conceitos, práticas e pilares para transformar sua secretária mais apta e preparada para o atendimento com os pacientes e fortalecer vínculos! 

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Relatórios de clínicas odontológicas: como adquirir

Na procura por um software que faça os relatórios da sua clínica, você irá se deparar com uma infinidade de opções no mercado, mas qual escolher? Qual é melhor? 

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Dúvidas como essa são comuns e por isso é importante ter em mente quais áreas precisam ser monitoradas com mais atenção e em seguida definir uma rotina de registro de dados - onde serão inseridas todas as informações na plataforma. Para isso é preciso escolher um responsável para esta tarefa. 

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Além da responsabilidade de preencher todos os campos - tudo para que o sistema gere os relatórios sem lacunas em branco ou apresente resultados alterados por falta de informação, ao avaliar os softwares disponíveis entenda qual faz mais sentido para sua clínica. 

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Leve em consideração se a equipe aprenderá a mexer facilmente na interface, se as opções disponibilizadas são intuitivas e o preço - nem sempre um sistema operacional caro significa boa qualidade e que trará bons resultados. 

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Verifique como os indicadores são disponibilizados, se há possibilidade de exportar os dados para compartilhamento ou impressão e quais informações são necessárias para gerar o relatório. 

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Também verifique se há a possibilidade de teste ou demonstração do software que escolher antes de assinar definitivamente o pagamento. Opte por plataformas simples, objetivas e com bom custo benefício. 
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Relatórios da Capim

A Capim é uma startup com o objetivo de facilitar a gestão na área odontológica, desenvolvendo uma plataforma eficiente, prática e intuitiva tanto para a equipe quanto para o dentista. 

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Como você viu anteriormente os benefícios de clínicas odontológicas terem e analisarem relatórios, a Capim criou um novo módulo que gera automaticamente os relatórios, extraindo as informações dos dados adicionados na plataforma. 

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Com a função Relatórios é possível avaliar os parâmetros gerais da clínica como receita, taxa de comparecimento, taxa de confirmação, filtrar por período ou profissional desejado e ter relatórios da agenda com número total de agendamentos e muito mais! 

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Também é possível exportar relatórios em PDF e, se quiser acessar mais relatórios, basta clicar na opção "Quero sugerir". 

Como funciona?

1. Acesse o módulo "Relatórios”.
   Entre na plataforma Capim e clique na aba "Relatórios", no menu principal. É lá que você terá acesso às opções de relatórios da clínica.
   
   
2. Clique na opção que deseja ter acesso e aplique os filtros se desejar.
   Para ver os relatórios clique em "Visualizar” e aplique os filtros nas lacunas superiores da página.
   
   
3. Você também pode exportar os dados em PDF!
   A opção se encontra próxima dos filtros, basta clicar e o arquivo fará download automaticamente. 

Conheça a Capim

A Capim é a única plataforma odontológica com financiamento para tratamentos integrados, ou seja, dentistas, secretárias/recepcionistas e gestores têm à disposição todas as ferramentas fundamentais para tornar sua rotina mais eficiente:

• Agenda online inteligente;
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• Prontuário eletrônico;
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• Ficha clínica digital com odontograma e anamnese;
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• Disparo de mensagens de lembrete e confirmação de consulta por WhatsApp gratuitas;
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• Controle de receitas e despesas;
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• E muito mais!

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O sistema Capim Dash foi projetado para fornecer soluções simples e completas. Todas as funcionalidades do sistema são desenvolvidas pensando na rápida adaptação dos dentistas e sua equipe.
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