CRM para clínicas odontológicas: como melhorar o relacionamento com os pacientes?

Você já se perguntou por que algumas clínicas odontológicas crescem de forma consistente enquanto outras parecem sempre estar correndo atrás dos mesmos pacientes? Talvez você até tenha uma lista cheia de contatos, mas poucos retornam ou agendam uma nova consulta.

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Sabemos que a rotina das clínicas é intensa e um dos principais desafios não está em apenas captar novos pacientes, mas também em manter um relacionamento contínuo com aqueles que já confiaram no seu trabalho.

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No entanto, o que pode estar impedindo sua clínica de crescer de forma sustentável pode ser algo simples, mas essencial: uma maneira mais inteligente de se relacionar e criar conexões com seus pacientes. 

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Neste artigo, vamos explorar uma estratégia de gestão conhecida como CRM, que pode transformar a forma como você se relaciona com seus pacientes - sem precisar contratar mais pessoas ou passar horas no telefone. 

O que é CRM? 

CRM é a sigla para Customer Relationship Management, que significa Gestão de Relacionamento com o cliente. Não se trata de apenas um software, mas de um conjunto de estratégias focadas em entender, organizar e melhorar o relacionamento com seus pacientes. 

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Quando vive-se em uma era de valorização do cliente, a expectativa e percepção do paciente fazem diferença na hora de adquirir um tratamento e recomendar sua clínica. Por isso, a experiência que o paciente vivencia, reflete diretamente na imagem do seu consultório. 

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Para entender as expectativas dos pacientes e desenvolver estratégias eficazes de abordagem e fidelização, é fundamental contar com um boa ferramenta de CRM. Ele permite melhora na experiência do paciente, selecionar contatos estratégicos para desenvolver relacionamentos duradouros e impulsionar o crescimento do seu negócio. 

O que um CRM faz? 

O CRM atua como um centro de inteligência da clínica, registrando e organizando os dados de pacientes, juntamente com a automatização de lembretes de consulta, acompanhamento de histórico de atendimento e criação de campanhas tanto para retorno, como para promoções e captação de novos clientes. 

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Cada software de CRM funciona de uma maneira, porém geralmente se integra com diferentes canais de atendimento, como: WhatsApp, e-mail, agenda, etc. Isso facilita a gestão de jornada do paciente, desde o primeiro contato até o pós-atendimento. 

Por que o CRM é importante e seus benefícios para clínicas odontológicas?

Estamos em um período em que se adaptar às novas formas de trabalho significa reinventar-se para crescer e para isso, combinar novas tecnologias ao marketing digital é essencial para estreitar laços com os pacientes e manter a clínica presente na rotina deles. O CRM é uma dessas tecnologias. 

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Embora seja mais conhecido na área de marketing e vendas, o CRM tem aplicações poderosas na área da saúde. O objetivo de uma ferramenta de gestão de relacionamento com o cliente é simples e estratégico: 

Cuidar melhor do relacionamento com os pacientes

Significa oferecer uma experiência mais humanizada e personalizada desde o primeiro contato até o pós-atendimento, isto é, envolve lembrar o nome do paciente, as preferências de horário que ele possui e tratamentos já realizados na clínica e até enviar mensagens em datas especiais.

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Quando o paciente sente que é tratado com atenção e cuidado, ele se sente mais valorizado -  o que fortalece o vínculo com a clínica e aumenta as chances de fidelização.

Evitar esquecimentos e contatos perdidos  

Com um bom CRM, é possível manter o histórico completo dos atendimentos e interações com cada paciente, evitando que agendamentos importantes, retornos e orçamentos fiquem esquecidos.

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Além disso, também ajuda a identificar pacientes que não retornaram, permitindo que a equipe entre em contato de forma proativa e demonstrando que a clínica se importa com ele.

Automatizar tarefas repetitivas da recepção

Atividades como confirmação de consultas, envio de lembretes, aniversários e mensagens pós-atendimento podem ser feitas de forma automática com um CRM, economizando não só o tempo da equipe, como também reduz falhas humanas.

Aumentar a constância do fluxo de pacientes 

Com uma ferramenta de gestão de relacionamento com o cliente, fica mais fácil manter o paciente ativo quando há mensagens sendo encaminhadas, o lembrando de retornos, revisões e novos tratamentos.

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Isso ajuda a aumentar a frequência de visitas e ajuda a prever comportamentos que indicam possíveis desistências, agindo antes que o paciente se perca permite recuperar esse relacionamento e, com isso, manter o fluxo de agenda cheio e favorecendo o crescimento da clínica. 

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Ou seja, um bom CRM permite que você trate cada paciente como único, mesmo com uma agenda cheia. 

Tipos de CRM

Como mencionado, o CRM vai muito além de uma simples ferramenta de gestão. Ele representa um conjunto de estratégias e boas práticas voltadas para melhorar o relacionamento com os pacientes, aumentar a fidelização e, consequentemente, gerar mais receita para a clínica. 

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No entanto, para aplicar o CRM de forma eficiente, é fundamental entender que existem diferentes tipos de gestão de relacionamento, cada um com um papel específico dentro da gestão odontológica.

1. CRM Operacional

Tem como objetivo as tarefas do dia a dia. São utilizadas para: agendar pacientes, enviar lembretes de consulta, registrar atendimentos e facilitar o atendimento na recepção. Um exemplo prático deste tipo de gestão seria um sistema que te avisa quando o paciente tem retorno em seis meses e já permite mandar uma mensagem de WhatsApp como lembrete. 

2. CRM Analítico

Foca nos dados relacionados ao paciente, como analisar quantos pacientes faltaram no mês, quais tratamentos mais foram realizados e saber quais plataformas atraem mais pacientes para a clínica (Instagram, WhatsApp, indicações, etc.). Permite a visualização de gráficos para uma análise mais profunda. 

3. CRM Colaborativo

Faz a integração entre setores e profissionais, ou seja, compartilha informações entre recepção, dentistas e financeiro. Melhora a comunicação interna da clínica, garantindo que todos saibam o histórico do paciente. 

Diferença entre CRM e ERP

Uma dúvida muito comum que surge entre dentistas e gestores de clínicas que decidem buscar um software para a clínica é: qual a diferença entre CRM e ERP? Os dois termos aparecem com frequência no mercado e é muito fácil confundir as funções de cada um. 

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Embora ambos estejam ligados à gestão, possuem focos bem diferentes e entender essa diferença é essencial para fazer uma escolha mais estratégica e evitar frustrações. 

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CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente), como o próprio nome diz é focado no relacionamento com o paciente. Com ele é possível: 
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• Organizar contatos e histórico de atendimento
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• Lembrar de retornos e aniversários
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• Enviar mensagens automáticas
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• Acompanhar a jornada do paciente
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• Melhorar a experiência e fidelização

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ERP (Enterprise Resource Planning - “Planejamento de Recursos Empresariais”) é voltado para a gestão interna da clínica, ajudando a controlar a parte operacional e financeira. Ele cuida de:
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• Finanças
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• Estoque
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• Faturamento de convênios
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• Relatórios administrativos

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Ambos são importantes para a gestão da clínica como um todo, mas cada um tem seu foco específico e não confundi-los garantirá uma escolha mais acertada do sistema ideal para a sua necessidade, além de evitar investimentos em ferramentas que não resolvem o problema que você precisa solucionar. 

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Leia também: Planejamento Orçamento para consultório odontológicos.

Sua clínica precisa de CRM? 

Ao entender mais sobre o que e como o CRM funciona, talvez deva estar se perguntando se vale a pena investir em um CRM ou se realmente precisa. A resposta é sim - especialmente se você enfrenta alguns desses desafios:
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1. Quer reduzir o número de faltas e pacientes inativos
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2. Deseja automatizar tarefas repetitivas 
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3. Não tem uma visão clara da taxa de retorno e cancelamentos
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4. Busca melhorar a experiência e comunicação com os pacientes
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5. Precisa organizar melhor o tempo das tarefas

O que levar em consideração na escolha de um CRM

Na hora de escolher uma ferramenta de CRM para sua clínica, é normal surgir dúvidas - principalmente quando existem muitas opções no mercado, cada uma com diferentes funcionalidades, preços e propostas. 

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Porém, mais importante do que escolher o “mais famoso” ou o “mais barato”, é entender qual sistema realmente se adapta à sua rotina e atende às suas necessidades. Para ajudar nessa decisão, há alguns pontos essenciais que você deve considerar antes de contratar um CRM: 

Facilidade de uso

Se o sistema for complicado ou confuso, a equipe não o utilizará. Prefira ferramentas com uma interface simples, menus claros e funcionalidades acessíveis. O ideal é que qualquer membro da clínica consiga aprender a usar rapidamente. 

Automatizações que realmente ajudam

Verifique se a ferramenta permite automatizar tarefas importantes, como lembretes de consulta, mensagens pós-atendimento, reativação de pacientes inativos. Essas automações economizam tempo e ajudam a manter o contato com o paciente de forma contínua. 

Relatórios e indicadores relevantes

Um bom CRM precisa entregar dados que façam diferença na gestão, como taxas de faltas, cancelamentos e retornos e histórico de atendimento e tratamentos. Esses dados ajudam a tomar decisões mais estratégicas para o crescimento da clínica. 

Integração com outras ferramentas 

Verifique se este sistema se integra com outros canais como WhatsApp, e-mail, agenda online, sistemas de pagamento ou mesmo com o sistema de gestão interna da clínica, evitando retrabalho e centralizando a gestão. 

Foco no setor odontológico

Dê preferência para plataformas desenvolvidas especialmente para clínicas odontológicas. Esses sistemas já trazem funcionalidades adaptadas para sua realidade. 

Suporte técnico e treinamento

Um sistema que oferece suporte rápido e treinamentos para sua equipe faz toda a diferença, especialmente no início. Verifique se há atendimento em português, materiais de apoio e suporte disponível nos horários de funcionamento da clínica.

Custo-benefício

Avalie o valor do sistema de acordo com o que ele entrega. Um CRM mais barato, mas que não te ajuda a fidelizar pacientes ou organizar sua rotina, pode sair mais caro a longo prazo. Veja também se há planos escaláveis, que crescem junto com a clínica.

Conformidade com a LGPD

O CRM escolhido precisa estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), garantindo a segurança das informações pessoais e sensíveis dos pacientes. Isso inclui armazenamento seguro, controle de acesso, consentimento para uso de dados e possibilidade de exclusão das informações quando solicitado. Além de proteger os dados, isso evita riscos legais para a clínica.

Como funciona o CRM da plataforma Capim

A Capim é uma plataforma desenvolvida com o objetivo de facilitar a gestão na área da odontologia, com foco em agenda e financiamento, oferecendo uma experiência intuitiva tanto para a equipe quanto para os pacientes. 

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Mas sabendo que clínicas que desejam crescer precisam ir além de uma operação básica, foi criada uma nova função que amplia ainda mais o poder da Capim: o módulo de Comunicação! 

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Com essa nova função, sua clínica pode dar um passo além da organização da agenda e começar a se comunicar com os pacientes de forma mais estratégica. Um dos principais recursos é a possibilidade de criar campanhas personalizadas, como uma “Promoção de Inverno”, ações em datas comemorativas ou convites para check-ups periódicos. Isso permite que sua clínica se mantenha presente na vida do paciente mesmo fora do consultório, reforçando o vínculo e incentivando o retorno.

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Outro grande diferencial é a segmentação de pacientes, isso significa que você pode selecionar os contatos que deseja para a campanha e acompanhar sua evolução.

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E o melhor: tudo é 100% integrado com a agenda da Capim. Você consegue acompanhar cada etapa da jornada do paciente, do primeiro contato ao retorno, de forma centralizada e automatizada. Qualquer modificação no status da agenda, é modificada automaticamente na campanha criada e vice-versa. Isso traz mais controle para a clínica, reduz falhas de comunicação e contribui para um relacionamento mais próximo, eficiente e profissional com seus pacientes.

Como funciona?

1. Acesse o módulo “Comunicação”
   Entre na plataforma Capim e clique na aba “Comunicação”, no menu principal. É lá que você vai gerenciar todas as campanhas criadas.
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2. Clique em “+ Nova Campanha” e preencha as informações
   Dê um nome à sua campanha (por exemplo: “Retorno de Avaliação” ou “Promoção de Inverno”), defina a mensagem que deseja enviar, a data de início e fim dessa campanha e escolha os canais pelos quais ela será disparada. 
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3. Adicione os pacientes que deseja impactar
   Clique em “+ Adicionar lead” e insira os pacientes. Você pode incluir quantos quiser, de forma segmentada e estratégica.
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4. Pronto! Agora é só acompanhar
   Com todos os pacientes adicionados, a campanha está pronta para rodar. Você pode monitorar o andamento, ver quem foi impactado e acompanhar os resultados diretamente pela plataforma.

Conheça a Capim

A Capim é a única plataforma odontológica com financiamento para tratamentos integrados, ou seja, dentistas, secretárias/recepcionistas e gestores têm à disposição todas as ferramentas fundamentais para tornar sua rotina mais eficiente:

• Agenda online inteligente;
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• Prontuário eletrônico;
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• Ficha clínica digital com odontograma e anamnese;
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• Disparo de mensagens de lembrete e confirmação de consulta por WhatsApp gratuitas;
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• Controle de receitas e despesas;
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• E muito mais!
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O sistema Capim Dash foi projetado para fornecer soluções simples e completas. Todas as funcionalidades do sistema são desenvolvidas pensando na rápida adaptação dos dentistas e sua equipe.

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Além disso, a plataforma é desenvolvida com uma proposta mobile first, em outras palavras, o software pode ser usado com experiência igualmente prática tanto no computador quanto acessando-o pelo browser do seu smartphone.

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Além do essencial, conosco, consultórios e clínicas de todos os portes contam com o maior diferencial: a oferta de financiamento para tratamentos de seus pacientes. Com este recurso é possível viabilizar pagamentos flexíveis para seus clientes e aumentar o seu faturamento.

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