Digitalização de documentos: aumentando a segurança no seu consultório

A digitalização de documentos é uma prática cada vez mais fundamental em um mundo em que as pessoas buscam rapidez, eficiência e sustentabilidade. Com a crescente quantidade de informações produzidas diariamente, empresas e indivíduos precisam encontrar maneiras de organizar, armazenar e acessar dados de forma rápida, facilitando no dia a dia da organização.

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Neste artigo, falaremos sobre o impacto da digitalização de documentos, destacando seus benefícios, desafios e melhores práticas. Vamos explorar como essa tecnologia pode revolucionar a maneira como lidamos com dados e documentos, principalmente no seu consultório odontológico.

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O que é a digitalização de documentos para consultórios odontológicos?

A digitalização de documentos é o processo de converter documentos físicos em formatos digitais acessíveis por meio de dispositivos eletrônicos. Diferente de alguns anos atrás, hoje não é necessária a utilização de equipamentos especializados como Scanners, já é possível digitalizar com computadores ou o próprio celular.

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Uma vez digitalizados, esses documentos podem ser armazenados, organizados, pesquisados e compartilhados com facilidade, eliminando a necessidade de manter grandes arquivos físicos e reduzindo a probabilidade de perda ou danos ao documento original, que ficavam arquivados analogicamente.

Quais são os benefícios para sua clínica?

A digitalização de documentos oferece uma série de benefícios significativos para os consultórios odontológicos. Estes são alguns dos mais importantes:

• Redução de custos
• Segurança de dados
• Aumento da produtividade
• Sustentabilidade

Redução de custos e de espaço físico

A digitalização reduz a necessidade de armazenar grandes volumes de documentos físicos, liberando espaço em clínicas e escritórios, além de eliminar custos associados a armazenamento, manutenção e transporte de arquivos físicos.

Segurança de dados

Documentos digitais podem ser protegidos por senhas, criptografia e backups regulares. Isso reduz o risco de perda de dados e desgaste dos documentos.

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Também facilita o controle de acesso a documentos e a manutenção de registros precisos para fins de auditoria e conformidade. As organizações podem rastrear quem acessa os documentos e quando, ajudando a atender a requisitos regulamentares e de conformidade.

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Leia também: Como aumentar a segurança de dados da sua clínica com a plataforma Capim

Aumento da produtividade

O aumento da produtividade se deve à agilidade na localização de documentos de pacientes, já que estes são armazenados na nuvem, economizando tempo e melhorando a eficiência na gestão de seu consultório.

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Os documentos podem ser integrados a sistemas de gerenciamento de processos, permitindo automações como notificações e assinaturas eletrônicas. Isso simplifica processos e reduz a necessidade de tarefas manuais.

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Sustentabilidade

A adoção dessa prática contribui para a redução do consumo de papel, reduzindo o impacto ambiental associado ao desmatamento, à produção e ao descarte de papel. Com isso, as organizações podem avançar em direção a metas de sustentabilidade e responsabilidade ambiental. Segundo um estudo da Apas Show, 95% dos brasileiros preferem produtos e serviços de empresas que adotam práticas sustentáveis.

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Além disso, essa abordagem também reduz a quantidade de resíduos gerados diariamente, alinhando-se às tendências de sustentabilidade.

Como digitalizar os documentos?

O processo de digitalização de documentos pode parecer complexo, mas podemos resumir em 3 etapas principais: 

Sistema de gerenciamento de documentos

Considere usar software de gerenciamento de documentos para automatizar fluxos de trabalho. O sistema de gestão possibilita a escolha de palavras-chave para identificar os materiais, otimizando a busca.

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Além disso, a tecnologia possibilita o armazenamento dos arquivos na nuvem, permitindo acesso de qualquer lugar. O Drive do próprio Google é uma alternativa inicial, mas posteriormente é indicado migrar para uma plataforma mais completa, como a plataforma Capim! 

Preparação dos documentos

Para começar, o primeiro passo é separar e arrumar os documentos; coletar, conferir e registrar os documentos físicos destinados à digitalização. 

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Limpe os documentos para remover poeira ou sujeira que possam afetar a qualidade do processo.

Equipamentos

Para digitalizar seus documentos, você pode utilizar equipamentos mais específicos como os Scanners, mas também pode utilizar o seu computador ou até seu celular. A plataforma Capim possibilita você digitalizar em ambos os formatos.

Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) dá aos indivíduos controle sobre como suas informações pessoais, tanto em formato digital quanto físico, são tratadas. Isso significa que qualquer pessoa pode saber quais dados estão sendo coletados sobre ela, para qual finalidade eles serão utilizados e se serão compartilhados com terceiros.

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Além disso, a LGPD garante o direito de cancelar o consentimento para o uso de seus dados, bem como solicitar acesso, explicações sobre o tratamento, exclusão, portabilidade, complementação ou correção de suas informações pessoais. A lei se aplica a todos os tipos de dados, sejam digitais ou impressos, e sua abrangência inclui clínicas odontológicas e dentistas.

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É essencial que todas as organizações, especialmente clínicas odontológicas, cumpram essa legislação. O descumprimento da LGPD pode resultar em penalidades significativas, como multas e restrições, destacando a importância de respeitar as diretrizes de proteção de dados pessoais.

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Lei Digitalização de Documentos

Desde o final de 2018, está em vigor uma lei que permite a digitalização de documentos em clínicas e consultórios, incluindo os odontológicos.

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Como os documentos digitalizados têm a mesma validade legal dos originais, a legislação determina diretrizes que devem ser seguidas para garantir que os prontuários eletrônicos mantenham essa validade.

Ferramentas para digitalizar

Há várias maneiras de digitalizar seus documentos, incluindo aplicativos, scanners manuais e até mesmo a função "notas" no seu celular.

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No entanto, simplesmente armazenar no computador ou no celular não é suficiente para garantir segurança e confiabilidade. O ideal é usar uma plataforma dedicada no qual você, como dentista, possa salvar seus documentos digitalizados sem correr o risco de perdê-los.

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A plataforma Capim oferece essa funcionalidade no seu software odontológico. Você pode digitalizar documentos do seu consultório tanto na aba “pacientes” quanto na aba de “documentos”, proporcionando um local seguro para armazenar e acessar seus arquivos de qualquer lugar.

Conclusão

A digitalização de documentos representa um marco significativo na modernização de diversos setores.

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Ao converter registros em papel para formatos digitais, as clínicas podem colher uma série de benefícios, como maior eficiência, segurança aprimorada e conformidade com regulamentações de proteção de dados, como a LGPD.

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Para as clínicas odontológicas, a digitalização simplifica a gestão de informações dos pacientes, permitindo um acesso mais rápido e organizado a históricos e tratamentos. Isso não apenas otimiza o tempo e o espaço físico, mas também contribui para a produtividade dos profissionais de odontologia.

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