Como usar o Capim Dash para facilitar a contabilidade do consultório

Gerenciar um consultório ou clínica odontológica vai muito além do atendimento aos pacientes; exige uma atenção meticulosa às finanças, envolvendo orçamentos, pagamentos, recebimentos e a complexa preparação de informações para a contabilidade.

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Para dentistas, essa gestão financeira possui particularidades, como a organização do Livro-Caixa e a necessidade de um controle preciso para o cumprimento de obrigações fiscais, como o Carnê-Leão e o IRPF. Lidar com esses detalhes manualmente não apenas consome um tempo valioso, que poderia ser dedicado ao cuidado com os pacientes, mas também aumenta significativamente o risco de erros.

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Neste artigo, você conhecerá os desafios e a importância de uma gestão financeira e contábil organizada, além de entender como o Capim Dash pode ajudar você, dentista, a ter mais controle financeiro, menos preocupações com a burocracia e mais tempo para se dedicar ao que realmente importa: a saúde bucal de seus pacientes.

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Os principais desafios na contabilidade de um consultório odontológico

Sabemos que a rotina de um consultório odontológico é intensa, focada em cuidar da saúde bucal dos pacientes. Em meio a agendamentos, tratamentos e a busca por um sorriso perfeito, a parte contábil e fiscal pode parecer um universo à parte, muitas vezes negligenciado na formação acadêmica.

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Mas a verdade é que uma contabilidade bem organizada é a espinha dorsal da saúde financeira do seu negócio.

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Essa organização nem sempre é simples. Para muitos dentistas, lidar com as obrigações contábeis pode ser como decifrar um idioma desconhecido. Quais são, então, os principais desafios que você, profissional da odontologia, pode encontrar nessa jornada? Vamos juntos entender alguns pontos cruciais:

Controle detalhado de receitas e despesas

Em um consultório, o fluxo financeiro pode ser bastante dinâmico, com pagamentos de consultas, procedimentos, convênios, além dos custos operacionais como aluguel, materiais, salários, etc. Manter um registro minucioso de todas as entradas e saídas é fundamental, mas, sem as ferramentas adequadas, essa tarefa pode se tornar exaustiva e propensa a erros. A dificuldade reside em não deixar passar nenhuma informação, garantindo que a visão da saúde financeira da clínica seja precisa.

A complexidade da emissão de documentos fiscais

A emissão de notas fiscais por serviços de saúde possui suas particularidades, e entender qual o tipo correto de documento, quando e como emitir, pode gerar muitas dúvidas. Para profissionais autônomos, a situação se estende ao preenchimento correto do Carnê-Leão, um desafio para quem não tem familiaridade com a legislação tributária.

Organização para o Imposto de Renda (IRPF)

Chega o momento da declaração do Imposto de Renda, e a falta de organização ao longo do ano pode se tornar um grande problema. Separar o que é despesa dedutível do que não é, reunir todos os comprovantes e garantir que as informações estejam corretas exige tempo e conhecimento. A possibilidade de perda ou extravio de documentos físicos só aumenta essa preocupação.

Gerenciamento do Livro-Caixa

Para muitos dentistas que atuam como profissionais liberais, o controle do Livro-Caixa é uma obrigação importante. Registrar todas as receitas e despesas relacionadas à atividade profissional de forma correta é crucial para o cálculo do Imposto de Renda. A falta de clareza sobre o que pode ou não ser registrado pode levar a erros e problemas com a fiscalização.

Acompanhamento da inadimplência

Controlar quais pacientes estão em dia com seus pagamentos e quais possuem pendências financeiras é vital para a saúde do fluxo de caixa da clínica. A dificuldade está em realizar essa cobrança de forma organizada e profissional, sem impactar negativamente o relacionamento com os pacientes.

Tomada de decisões financeiras assertivas

Sem dados financeiros organizados e relatórios claros, torna-se difícil para o gestor tomar decisões assertivas para o futuro do consultório. Saber quais serviços são mais lucrativos, onde é possível cortar custos e como investir no crescimento da clínica depende diretamente da qualidade da informação contábil.

Como usar a tecnologia para facilitar o controle financeiro da sua clínica

Cuidar do financeiro de um consultório ou de uma clínica odontológica exige muita atenção a detalhes como orçamentos, pagamentos, recebimentos, emissão de recibos e preparação de informações para a contabilidade. Quando esse controle é feito manualmente, além de consumir um tempo valioso, aumenta o risco de erros.

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A tecnologia, por meio de um software de gestão odontológica, simplifica de maneira significativa o controle financeiro de uma clínica. Esse tipo de recurso promove a automação de diversas tarefas financeiras, o que inclui o registro de receitas e despesas a partir da aprovação de orçamentos e da finalização do atendimento ao paciente.

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A adoção de um software de gestão representa uma melhoria significativa na eficiência, segurança e organização do controle financeiro de uma clínica odontológica. A automação, a centralização de dados e a facilidade no acesso e compartilhamento de informações liberam o profissional para focar mais no atendimento aos pacientes e menos em tarefas administrativas burocráticas.

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Leia também: Como saber se está na hora de adotar um Software Odontológico?

Como o Capim Dash ajuda nas funcionalidades financeiras?

O Capim Dash oferece diversos recursos financeiros que simplificam a rotina contábil de clínicas e consultórios odontológicos. Sua atuação se destaca principalmente na forma como organiza, facilita a transmissão e protege informações cruciais para as obrigações fiscais.

Mais facilidade na centralização da informação financeira

Um dos principais diferenciais do Capim Dash é a centralização da informação financeira. O sistema foi projetado para ir além das funcionalidades básicas de agenda e prontuário eletrônico, integrando ferramentas financeiras pensadas para o dia a dia do dentista.

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Seguindo o fluxo de geração de orçamentos e checkout do paciente, o Capim Dash automatiza lançamentos financeiros. Isso significa que, após a aprovação do orçamento, o sistema já registra as receitas automaticamente no controle financeiro, garantindo que nenhum procedimento fique sem o devido registro.

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Essa geração automática de lançamentos também ocorre quando um procedimento é executado, mantendo o controle financeiro sempre atualizado.

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Ao organizar todas as entradas e saídas financeiras em um só lugar, o software facilita a visualização da saúde financeira do negócio. Com esses dados centralizados, o gestor da clínica tem um panorama claro das receitas e despesas em um só lugar — sem precisar olhar múltiplas fontes de informação.

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💡 Dica: com dados financeiros centralizados em uma única plataforma, você pode usá-los de forma estratégica para pautar decisões de investimentos e cortes de custos. Uma forma eficiente de analisar essas informações é por meio da Assistente Virtual com IA da Capim, para qual você pode solicitar, por exemplo, a “criação de um relatório com números e indicadores sobre as receitas e despesas da clínica”.

Mais agilidade na transmissão de informações à contabilidade

O Capim Dash facilita significativamente a transmissão e organização de informações financeiras à contabilidade.

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O sistema oferece a possibilidade de exportar o controle financeiro como uma planilha. A partir dela, é possível organizar mais facilmente os lançamentos por período e enviá-la ao seu contador, para que ele prossiga com as diligências para a Receita Federal. 

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Para profissionais autônomos, por exemplo, a exportação em planilha pode agilizar o preenchimento mensal do Carnê-Leão. Afinal, no Carnê-Leão Web é possível importar os lançamentos em massa. Por mais que a organização padrão da planilha aceita pela plataforma seja diferente, o tratamento das informações fica muito mais fácil ao poder exportar tudo de uma mesma fonte.

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Essa organização digital dos dados no Capim Dash evita retrabalho e diminui os riscos de erros no cumprimento dessas obrigações fiscais.

Mais segurança no armazenamento de dados e documentos

O Capim Dash oferece um espaço centralizado e seguro para digitalizar e armazenar documentos importantes, como notas fiscais e recibos. Essa funcionalidade contribui diretamente para a contabilidade da clínica, auxiliando o dentista na hora de apresentar comprovantes para deduções em declarações fiscais.

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Manter esses documentos organizados dentro do sistema facilita muito o trabalho do contador .

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Ainda, o armazenamento digital reduz o risco de perda ou extravio de documentos, garantindo mais segurança e conformidade com as exigências de proteção de dados, como a LGPD.

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Em resumo, o Capim Dash atua como um aliado importante na gestão financeira e contábil, oferecendo recursos que centralizam informações, facilitam a transmissão de dados aos contadores e garantem o armazenamento seguro de documentos, contribuindo para uma rotina mais eficiente e menos burocrática.

Conheça a Capim

A Capim é a única plataforma odontológica com financiamento para tratamentos integrados. Ou seja, dentistas, secretárias/recepcionistas e gestores têm à disposição todas as ferramentas fundamentais para tornar sua rotina mais eficiente:

• Agenda online integrada ao cadastro do paciente
• Disparo de mensagens de lembrete e confirmação de consulta por WhatsApp gratuitas
• Prontuário eletrônico
• Ficha clínica digital com odontograma e anamnese
• Controle de receitas e despesas
• E muito mais!

Além do essencial, conosco, consultórios e clínicas de todos os portes contam com o maior diferencial, a oferta de financiamento para tratamentos de seus pacientes. Com este recurso é possível viabilizar pagamentos flexíveis para seus clientes e aumentar o seu faturamento em até 40%.
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