Entenda a importância do livro-caixa para o seu consultório

Manter um controle financeiro eficiente é essencial para qualquer profissional, e com os dentistas não é diferente. A gestão adequada das receitas e despesas do consultório impacta diretamente na saúde financeira do negócio, garantindo previsibilidade e organização. Nesse contexto, o livro-caixa se torna uma ferramenta indispensável para registrar todas as movimentações financeiras de forma clara e estruturada.
‍

Ele auxilia na organização do fluxo de caixa da clínica e é fundamental para o cumprimento de obrigações fiscais.
‍

Sem um controle detalhado, o profissional pode acabar pagando mais impostos do que o necessário ou enfrentar problemas com a Receita Federal. Neste artigo, vamos explorar a importância do livro-caixa para dentistas, como ele deve ser preenchido corretamente e quais ferramentas podem facilitar essa tarefa.

O que é o Livro-Caixa?

O livro-caixa é uma ferramenta simples, mas essencial, para manter as finanças do consultório sempre organizadas. Nele, o profissional registra todas as entradas e saídas de dinheiro de forma cronológica, acompanhando de perto a receita, despesas e lucro da empresa. Ou seja, ele atua como uma escrituração contábil com todas as transações financeiras da empresa.
‍

Esse controle diário facilita a visualização da saúde do negócio, ajudando a tomar decisões com mais segurança.
 

Uma boa notícia é que organizar um livro caixa não precisa ser complicado. Ele pode ser mantido em um caderno, planilha ou software, desde que contenha informações essenciais, como data, descrição e valores das movimentações. Com esse controle, o dentista consegue gerenciar melhor seu dinheiro, evitar surpresas no final do mês e garantir mais tranquilidade no dia a dia.
‍

💡Dica: Ter um software para organização do livro-caixa facilita o controle das informações financeiras e a comunicação com seu contador, garantindo mais precisão, agilidade e segurança na gestão dos registros.
‍

Por que os dentistas precisam de um livro-caixa?

Primeiramente, dependendo do cenário do seu consultório, o uso do livro-caixa pode ser obrigatório, como empresas optantes pelo Simples Nacional e profissionais autônomos ou liberais. Por exemplo, caso atue como Pessoa Física e recolha impostos por meio do Carnê-Leão, de acordo com os artigos 56 e 57 da Instrução Normativa RFB nº 1.500/2014, os gastos a serem deduzidos da base de cálculo do IRPF devem estar escrituradas em livro-caixa.
‍

Ou seja, dentistas que atuam como autônomos, com esse registro feito de forma organizada, têm mais facilidade para comprovar rendimentos e deduzir despesas em suas declarações do Imposto de Renda.

‍

Além disso, você pode aproveitar esses dados de forma estratégica e fundamentar sua tomada de decisões. Uma análise mais aprofundada de custos e rentabilidade, por exemplo, te ajudará a identificar áreas para reduzir despesas ou que precisam de mais investimento.

Como preencher o livro-caixa no seu consultório odontológico

O livro-caixa deve ser preenchido diariamente de forma cronológica, precisa e completa, com detalhamento sobre a origem das entradas e destino das receitas  assim como datas, meios de pagamento, anexação de recibos, comprovantes e notas fiscais. Isso permite que o processo de escrituração contábil seja muito mais eficiente (seja ele feito por você, seja por um contador).
‍

Existem diversas ferramentas que podem te ajudar neste processo, como softwares para controle de receitas e despesas e contar com serviços especializados em contabilidade para saúde. No caso de quem atua como Pessoa Física, o próprio Carnê-Leão Web possui uma funcionalidade de livro-caixa.
‍

Abaixo, listamos algumas estratégias para te ajudar a preparar fazer este controle:
‍

1. Escolha um formato

Não existe um lugar certo para fazer o livro-caixa, contudo alguns certamente são mais eficientes e intuitivos. Dentre os possíveis formatos, você pode optar por: caderno ou formulário físico; planilhas; ferramentas online ou até softwares específicos para contabilidade.

‍

Materiais impressos, podem ser complexos, demandar mais atenção, depender da sua memória e estão continuamente expostos a risco de danos. Se estiver começando sua operação e ainda não pensa em automatizar processos, prefira recursos salvos em nuvem, como planilhas, apesar de também haver possibilidade de erros humanos.

‍

Um software que te ajude a controlar as entradas e saídas de forma intuitiva e oferece visões analíticas sobre as categorias de receitas e despesas, como a Capim. Dessa forma, na hora de transmitir as informações (seja você, seja seu contador), o processo será muito mais rápido e confiável.
‍

2. Organize as colunas que serão preenchidas

Caso opte por usar um formulário impresso ou uma planilha, é indispensável que organize bem as colunas e formatação das informações que devem ser preenchidas. Idealmente, seu documento deve ter as seguintes colunas:

• Data: com o registro da data exata de todas as movimentações, idealmente no formato DD/MM/AAAA
• Tipo de lançamento: é a identificação se o valor lançado é uma receita ou uma despesa.
• Categoria: em que mostra a categoria universal da despesa, como “consulta”, “aluguel”, “venda”, “procedimento”, “avaliação” etc. Isso lhe ajudará em análises futuras sobre as categorias mais dispendiosas, bem como a performance de cada  fonte de receita.
• Descrição: é uma especificação do que foi realizado dentro da categoria. Por exemplo, na categoria “procedimento”, um cirurgião-dentista poderia detalhar que o procedimento realizado foi uma “limpeza”.
• Valor: é o espaço onde você adiciona o valor transacionado. Lembre-se sempre de adicionar o valor final, após a aplicação de juros ou descontos.
• Saldo atual: trata-se de uma conta simples, somando o saldo anterior ao valor informado, caso seja uma receita, e subtraindo-o, caso seja uma despesa.
  ‍

Adicionalmente, cada transação deve ser registrada em uma linha. Ou seja, não misture ou calcule saldos antes de incluir a movimentação.
‍

💡Dica: você pode baixar planilhas prontas, com fórmulas já aplicadas para facilitar o setup do seu livro-caixa.
‍

O que registrar no livro-caixa do dentista?

Estas são as receitas e despesas que dentistas geralmente devem incluir em seus livros-caixa.
‍

Receitas (Entradas):

• Atendimentos particulares – Pagamentos dos pacientes.
• Convênios odontológicos – Repasse dos planos de saúde.
• Reembolsos – Valores recebidos de convênios ou pacientes.
• Vendas – Produtos como escovas e cremes dentais.
  ‍

Despesas (Saídas):

• Insumos: Luvas, anestésicos, resinas, etc.
• Aluguel e condomínio: Custos do espaço.
• Contas fixas: Luz, água, internet e telefone.
• Impostos: ISS, INSS, DARF, CRO.
• Salários: Funcionários e encargos trabalhistas.
• Equipamentos: Compra e manutenção.
• Marketing: Anúncios, site e redes sociais.
• Administração: Papelaria, softwares e treinamentos.
  ‍

Com esses registros organizados facilita a gestão financeira e a declaração de impostos, garantindo mais controle sobre o consultório.
‍

3. Registro cronológico das transações financeiras

Conforme já citamos, os registros em livro-caixa idealmente devem ser feitos diariamente e lançados em ordem cronológica de cada movimentação. Dessa forma, você mantém um controle minucioso e confiável caso deixe acumular para fazer isso em outro dia da semana, é comum haver esquecimentos, que por consequência geram inconsistências na transmissão de informações a receita.
‍

Caso seja você ou sua recepcionista o responsável por esse preenchimento, e não tenha um profissional de contabilidade fazendo isso, estabeleça ritos e travas diárias na sua agenda para lançar as receitas e despesas.
‍

Atente-se também aos prazos das entradas e saídas. Por exemplo, não registre compras feitas com cheques pré-datados ou vendas a prazo no momento da negociação, pois essas transações devem ser anotadas apenas quando forem ser compensadas.
‍

⚠️ Importante: Juntamente aos registros, é impreterível que você salve e/ou anexe os links de comprovantes, recibos ou notas fiscais. Esses documentos são essenciais para comprovar as movimentações.

4. Calcule e acompanhe o saldo final

O cálculo do saldo final das operações do seu consultório ou de suas atividades autônomas é relativamente simples:
‍

Saldo final = Saldo anterior + receitas - despesas
‍

Caso tenha optado por um livro físico, terá que fazer essa conta e atualização de forma manual e frequente, o que pode ser bastante improdutivo e suscetível a erros. Em uma planilha, por exemplo, você pode inserir fórmulas que automatizem a conta sempre que inserir um novo lançamento.
‍

Contudo, o melhor cenário é contar com um software que calcule sozinho e exiba de forma intuitiva seus indicadores. Na plataforma Capim, você tem um controle financeiro simplificado em que visualiza o total das receitas, despesas e saldo do período selecionado. Além disso, conta com relatórios e gráficos detalhados das operações por categoria.
‍

5. Faça um fechamento mensal

Revise consistentemente os registros e saldos. A inconsistência de informações pode gerar problemas graves na transmissão futura de informações à Receita Federal, assim como deixá-lo sem uma visão real da situação financeira do seu consultório.
‍

Por isso, fazer ao menos um fechamento do seu livro-caixa no fim de cada mês é uma prática amplamente recomendada. Isso inclui um cálculo do saldo total daquele mês, a fim de identificar se houve lucro ou prejuízo.
‍

Erros comuns ao preencher o livro caixa e como evitar

Manter o livro-caixa organizado é essencial para um bom controle financeiro. A seguir, veja os erros mais comuns e como corrigi-los:
‍

1. Não registrar todas as movimentações

Deixar de anotar pequenas receitas e despesas pode parecer inofensivo, mas, com o tempo, essa prática cria inconsistências financeiras que dificultam a análise do fluxo de caixa do consultório. A falta de registros pode levar a um saldo incorreto, comprometendo a tomada de decisões e gerando problemas na declaração do Imposto de Renda, especialmente para profissionais que utilizam o livro-caixa para fins contábeis.
‍

Para evitar esse erro, é fundamental registrar todas as transações diariamente, independentemente do valor. Esse hábito mantém o saldo sempre atualizado e facilita a conferência de dados. A omissão de receitas pode ser interpretada como sonegação fiscal pela Receita Federal, o que pode resultar em multas e autuações.
‍

2. Misturar finanças pessoais e do consultório

Usar o dinheiro do consultório para despesas pessoais, ou vice-versa, compromete a organização financeira e dificulta a análise dos resultados do negócio. Sem essa separação, o dentista pode ter dificuldades em identificar se o consultório está sendo realmente lucrativo ou se os gastos pessoais estão consumindo parte dos recursos da empresa.
‍

A solução para esse problema é manter contas bancárias separadas e definir um pró-labore fixo para cobrir despesas pessoais. Essa prática evita confusões e garante que as finanças do consultório sejam geridas de forma profissional. Além disso, a mistura de recursos pode gerar problemas fiscais, pois gastos pessoais não podem ser deduzidos como despesas do consultório, o que pode resultar em penalidades em caso de fiscalização.
‍

3. Fazer registros genéricos

Registrar uma movimentação no livro-caixa apenas como “despesa” ou “receita” sem especificar a origem e a finalidade do valor dificulta o controle financeiro. Sem detalhes claros, o profissional pode ter dificuldades em identificar padrões de gastos, avaliar a lucratividade do consultório e até mesmo justificar determinadas transações em uma auditoria.
‍

Para evitar esse problema, é essencial incluir informações detalhadas em cada lançamento, como data, origem, categoria e valor da transação. Esse cuidado facilita a análise financeira e garante maior transparência na prestação de contas. Em caso de fiscalização, registros genéricos podem ser questionados, exigindo mais justificativas e até gerando multas caso haja inconsistências.
‍

4. Não atualizar o saldo

Se o saldo do livro-caixa não for atualizado corretamente após cada lançamento, há um grande risco de o dentista tomar decisões financeiras com base em informações erradas. Isso pode levar a problemas como falta de dinheiro para pagamentos essenciais ou, pior, a descobertas tardias de déficits financeiros.
‍

A melhor forma de evitar esse erro é atualizar o saldo sempre que uma nova movimentação foi registrada. Esse cuidado mantém a contabilidade organizada e evita surpresas desagradáveis. Inconsistências no saldo podem levantar suspeitas em auditorias fiscais, exigindo explicações detalhadas e, em alguns casos, resultando em penalidades.
‍

5. Perder comprovantes e notas fiscais

Os comprovantes e notas fiscais são fundamentais para justificar despesas e receitas do consultório, especialmente na hora de prestar contas à Receita Federal. Sem esses documentos, o profissional pode ter dificuldades em deduzir corretamente os custos operacionais, perdendo benefícios fiscais ou até enfrentando problemas caso precise comprovar alguma despesa.
‍

Para evitar transtornos, é recomendável guardar todos os recibos e notas fiscais, seja em formato físico ou digital. Existem aplicativos e softwares, como o da Capim, que permitem a digitalização e organização desses documentos, garantindo fácil acesso quando necessário. A falta de comprovação de despesas pode levar a autuações fiscais e, em casos mais graves, à aplicação de multas.
‍

6. Adiar o preenchimento

Deixar para registrar as movimentações financeiras depois pode parecer uma solução prática, mas aumenta o risco de esquecimentos e erros nos lançamentos. Quanto mais tempo passa, maior a probabilidade de o dentista não se lembrar de determinados detalhes, comprometendo a precisão do controle financeiro.
‍

Para evitar esse problema, é importante reservar um horário fixo no dia para atualizar o livro-caixa. Criar esse hábito garante que todas as movimentações sejam registradas corretamente e evita retrabalho no futuro. Manter o livro-caixa sempre atualizado facilita auditorias e inspeções fiscais, reduzindo o risco de penalidades por informações inconsistentes.
‍

Essas boas práticas garantem um consultório mais organizado, evitam problemas fiscais e permitem que o dentista tome decisões financeiras com mais segurança. Além disso, seguir essas regras ajuda a evitar autuações e multas, garantindo conformidade com a legislação contábil e tributária.
‍

Diferença entre livro-caixa e fluxo de caixa

O livro-caixa e o fluxo de caixa são ferramentas distintas de controle financeiro. O livro-caixa registra apenas as entradas e saídas de dinheiro do consultório, e funciona como um histórico diário das movimentações. Já o fluxo de caixa vai além, considerando todas as transações financeiras, independentemente do momento do pagamento ou recebimento.
‍

O fluxo de caixa contém fatores como financiamentos, investimentos e despesas futuras, proporcionando uma visão  ampla do financeiro do consultório e auxilia no planejamento, garantindo mais previsibilidade e segurança. Mantendo o fluxo de caixa bem estruturado, é possível antecipar períodos de menor faturamento, organizar pagamentos e evitar atrasos. Assim o profissional pode tomar decisões estratégicas para manter a estabilidade e o crescimento do negócio.
‍

Livro caixa substitui a contabilidade?

Não. O livro-caixa é uma ferramenta importante para o controle financeiro do consultório, mas não substitui a contabilidade. Ele permite registrar entradas e saídas de dinheiro, ajudando na gestão e na declaração de impostos, porém, não atende a todas as obrigações fiscais e contábeis.
‍

Ou seja, o livro caixa é um complemento, não um substituto. Facilita a organização das finanças, mas o suporte de um contador continua sendo essencial para manter o consultório regularizado e evitar problemas fiscais.
‍

Livro-caixa digital: vale a pena?

A decisão entre utilizar um livro-caixa físico ou digital depende das necessidades específicas do consultório e da preferência do dentista.
‍

O livro-caixa digital apresenta-se como uma excelente alternativa para profissionais que priorizam praticidade, segurança e eficiência. É especialmente vantajoso para consultórios com um volume considerável de movimentações financeiras que necessitam de relatórios rápidos, bem como para consultórios menores onde a agilidade nos registro é fundamental para uma operação produtiva.

Optar pelo formato físico pode acarretar maior gasto de tempo e de papel, uma vez que a necessidade de registrar todas as informações manualmente e, possivelmente, transcrevê-las para um formato digital posteriormente, pode aumentar a carga de trabalho diária e prejudicar o fluxo operacional.
‍

O envio dessas informações é crucial para que a contabilidade compreenda a saúde financeira da clínica, e, nesse sentido, a melhor opção para organização reside em softwares que já incorporam um controle financeiro prático, facilitando todo o processo de registro de entradas e saídas. 
‍

A tecnologia pode ser uma grande aliada, e plataformas como o Capim Dash oferecem controle financeiro facilitado, otimizando a gestão do fluxo de caixa, e centralizando dados prontos para serem utilizados pela contabilidade. Isso simplifica a organização, reduz a carga de trabalho e libera tempo para outras atividades importantes na clínica.
‍

Considerando todas essas vantagens, o livro-caixa digital configura-se como a opção mais eficiente para a rotina clínica, promovendo um controle mais eficaz das finanças do consultório.
‍

Conheça a Capim

A Capim é a única plataforma odontológica com financiamento para tratamentos integrado. Ou seja, dentistas, secretárias/recepcionistas e gestores têm à disposição todas as ferramentas fundamentais para tornar sua rotina mais eficiente:

‍

• Agenda online inteligente
• Prontuário eletrônico
• Ficha clínica digital com odontograma e anamnese
• Disparo de mensagens de lembrete e confirmação de consulta por WhatsApp gratuitas
• Controle de receitas e despesas
• E muito mais!

‍

Além do essencial, conosco, consultórios e clínicas de todos os portes contam com o maior diferencial, a oferta de financiamento para tratamentos de seus pacientes. Com este recurso é possível viabilizar pagamentos flexíveis para seus clientes e aumentar o seu faturamento.

‍

Quer melhorar a performance da sua clínica? Teste nossa plataforma por 7 dias grátis, é só clicar aqui!

‍