Gestão de estoque em clínicas odontológicas: como funciona e porque é importante?

No dinâmico universo odontológico, desejar o crescimento de uma clínica odontológica vai além de conquistar pacientes, melhorar o atendimento ou investir em marketing. Existe um ponto estratégico que, apesar de pouco comentado, impacta diretamente o desempenho financeiro e operacional do consultório: a gestão de estoque. 

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Ter uma gestão eficiente em todos os âmbitos da clínica faz diferença na entrega da qualidade no atendimento, deste modo, materiais vencidos, insumos em falta no meio de um procedimento ou compras feitas sem planejamento são situações que podem ser evitadas com um gerenciamento correto. 

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Neste artigo, vamos discutir sobre por que a organização do estoque é essencial para clínicas que desejam produtividade, economia e tranquilidade na rotina. 
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O que é gestão de estoque? 

A gestão de estoque é um processo de organizar, controlar e acompanhar todos os utensílios utilizados na rotina da empresa - no caso de clínicas odontológicas, desde insumos básicos, como luvas e seringas, até itens de alto custo, como anestésico, resinas, brocas e entre outros. 

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Na prática, isso significa saber exatamente o que entra e sai do estoque, quando é necessário repor, quais produtos estão próximos do vencimento e quanto de cada item realmente precisa ser comprado. Tudo para evitar desperdícios e garantir que nenhum material falte durante os atendimentos e ainda contribui para a saúde financeira do consultório.  

Porque a gestão de estoque é importante para clínicas odontológicas? 

A importância do estoque para o sucesso de uma clínica odontológica vai muito além da simples organização. Uma gestão de estoque eficaz é um diferencial competitivo que impacta diretamente a lucratividade, a qualidade do serviço e a satisfação do paciente. 

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Além disso, uma clínica sem um controle eficiente de estoque pode afetar a experiência do paciente. Imagine a frustração de um paciente que chega para um tratamento e descobre que o procedimento precisa ser adiado por falta de um material específico. Esse tipo de situação, comum em clínicas com controle de estoque deficiente, pode prejudicar a reputação e gerar perda de confiança.

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Ter uma gestão de estoque adequada significa antecipar problemas, reduzir desperdícios e transformar o que antes era um setor desorganizado em uma parte estratégica do negócio. E o melhor: com processos bem definidos e o uso da tecnologia, essa tarefa se torna cada vez mais fácil de executar. 

Principais benefícios da boa organização no estoque

Os impactos positivos de uma boa gestão de estoque na lucratividade e na eficiência operacional são vastos. Veja a seguir os benefícios de um bom gerenciamento: 
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• Redução de custos: otimizar o estoque evita a compra excessiva de materiais e minimiza perdas por obsolescência ou validade que consequentemente reduz gastos desnecessários. Para dentistas isso significa menos dinheiro parado em prateleiras e mais recursos disponíveis para investimentos em equipamentos, treinamento ou marketing.
  
  
• Prevenção de perdas: uma boa gestão ajuda a identificar e reduzir perdas, ou seja, desta forma é possível rastrear cada item, desde a entrada até a saída. Isso é crucial para materiais de alto valor ou com curto prazo de validade.
  
  
• Melhor experiência para a equipe e para o paciente: uma equipe que encontra os materiais com facilidade e sabe que pode confiar no estoque, trabalha com mais confiança e eficiência, refletindo diretamente na experiência do paciente. Também transmite profissionalismo e confiança, favorecendo para o fortalecimento da relação entre a clínica e o paciente.
  
  
• Tomada da decisão mais estratégica: quando o estoque está integrado a um sistema de gestão, os dados ajudam a entender padrões de consumo, prever demandas e até identificar desperdícios por especialidade ou profissional - o que permite um planejamento de estoque estratégico para negociações mais eficazes com os fornecedores.
  
  
• Conformidade e segurança: a rastreabilidade e a validade dos produtos são críticas, principalmente na área da saúde. Uma boa gestão assegura que apenas materiais dentro do prazo de validade e com as certificações necessárias sejam utilizados, além de garantir que tudo esteja no local certo, em quantidade adequada - tornando os procedimentos mais ágeis e seguros, sem surpresas no meio do caminho. 

Tipos de estoque 

Compreender os diferentes tipos de estoque é fundamental para implementar um controle eficaz dos materiais da sua clínica. Cada tipo serve a um propósito específico e requer uma abordagem particular em termos de planejamento e organização. 

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Ao conhecer essas categorias, você consegue aplicar estratégias mais adequadas para cada material em sua clínica odontológica, evitando desperdícios, melhorando o uso dos recursos e garantindo uma rotina mais fluida e segura. 

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Veja também: Guia completo de planejamento financeiro para dentistas. 
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Estoque de antecipação

É o estoque planejado e adquirido com antecedência para se preparar para períodos de alta demanda, promoções sazonais, férias coletivas ou recessos, possíveis atrasos de fornecedores e aumento de preços de materiais. 

Estoque consignado

São quando os materiais ficam armazenados na clínica, mas pertencem ao fornecedor, ou seja, a clínica só paga conforme usa - o que reduz o investimento inicial e melhora o fluxo de caixa, mas exige controle rigoroso.  

Estoque de ciclo 

É o estoque que "gira" no dia a dia, sendo consumido e reposto constantemente. São mais comuns para a operação diária de qualquer clínica e é determinada pela frequência de pedidos e pelo volume de consumo médio dos materiais.

Estoque de segurança

Funciona como uma reserva extra, além do mínimo, para prevenir imprevistos, como atraso na entrega do fornecedor ou aumento repentino no uso de algum material. Um exemplo deste modelo de estoque seria ter um lote extra de luvas descartáveis para o caso de aumento no número de atendimento em um mês.  

Estoque mínimo

Se refere à quantidade mínima de um material que deve estar sempre disponível na clínica para garantir que os atendimento não sejam prejudicados. Por exemplo, ter sempre pelo menos 10 tubetes de anestésico no estoque, pois são usados diariamente nos procedimentos.  

Estoque máximo 

É o limite ideal de armazenamento para não ocupar espaço demais, evitar vencimentos e manter a organização. Isso para compras excessivas e desperdícios, especialmente de materiais com prazo de validade curto. 

Estoque obsoleto ou inativo

São itens que não estão sendo utilizados ou foram esquecidos no estoque. Identificar esse tipo de estoque evita desperdícios e libera espaço para materiais úteis.

Estoque sazonal

São produtos que têm maior ou menor demanda em certos períodos do ano - importante distinguir esses materiais, pois isso permite um planejamento mais estratégico, antecipando compras e ofertas de serviços conforme a demanda. 

Métodos de gestão de estoque 

Agora que entendeu os diferentes tipos de estoque e a importância de manter um controle eficiente dos materiais da clínica, é significativo conhecer os principais métodos de gestão utilizados para organizar e tomar decisões mais estratégicas no dia a dia. 

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Esses métodos ajudam a determinar como, quando e quanto comprar, além de facilitar o uso consciente dos insumos e assegurar que nada falte. Cada modelo tem suas vantagens e pode ser adaptado de acordo com a realidade e as necessidades da sua clínica odontológica. 

Método PEPS/FIFO

PEPS ou FIFO (significa Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair/ First-In, First-Out) é uma metodologia que assume que, como o próprio nome diz, os primeiros itens que entram no estoque são os primeiros a saírem. Ou seja, os produtos mais antigos são os primeiros a serem utilizados ou vendidos.

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Este método é ideal para produtos perecíveis, com data de validade, ou que podem se tornar obsoletos rapidamente. 

Método UEPS 

UEPS ou LIFO (significa Último a Entrar, Primeiro a Sair/ Last In, First Out) parte do princípio que os últimos itens que entram no estoque são os primeiros a saírem. Altamente recomendado para o contexto industrial, mas não para clínicas - devido à natureza perecível dos materiais e o risco de deixar produtos mais antigos vencerem, causando desperdícios e gastos desnecessários. 

Curva ABC

Classifica os itens do inventário de acordo com seu grau de importância. Ao fazer a análise do estoque, os materiais são classificados em três categorias:

• A: poucos itens de maior valor ou importância estratégica
  
  
• B: itens de valor intermediário
  
  
• C: muitos itens de valor menor ou menor criticidade

Just in Time (JIT) 

Quer dizer "Bem a Tempo", é uma filosofia que visa produzir ou adquirir bens ou serviços apenas no momento em que são necessários, isto é, manter o estoque mínimo possível, comprando apenas o que é preciso. O objetivo principal é minimizar ou até eliminar os estoques. 

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Torna-se uma ideia atraente, pois reduz os custos em reposição de materiais, porém pode ser um desafio para clínicas odontológicas devido à imprevisibilidade de alguns atendimentos e necessidade de ter certo materiais em situações de emergência.  
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Boas práticas para uma gestão de estoque eficiente

Compreender os tipos de estoque e suas metodologias é apenas o começo para um bom gerenciamento dos materiais da sua clínica. Para que o desempenho dos métodos causem impacto, é indispensável aplicar um conjunto de boas práticas. 

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• Registro de entradas e saídas: é a base de qualquer controle de estoque eficaz. Cada produto comprado, devolvido, consignado, descartado por vencimento, vendido e usado em procedimento deve ser devidamente registrado. Isso traz visibilidade real do estoque, rastreabilidade, possibilidade de auditoria, prestação de contas e análise do consumo dos materiais.
  
  
• Classificação dos materiais: organizar os insumos por categoria facilita na visualização e reposição correta de cada grupo.
  
  
• Inventários periódicos: conferências regulares para verificar se o estoque físico bate com o controle do sistema é crucial, pois ajuda a identificar perdas, vencimentos ou erros de registro.
  
  
• Tecnologias para controle do estoque: hoje existem diversas ferramentas que podem automatizar todo o processo, o que auxilia na rotina da clínica e da equipe, sem possíveis erros de registro.
  
  
• Capacite a equipe envolvida: o controle não deve ser responsabilidade de uma única pessoa, por isso é primordial envolver a equipe e treiná-la - especialmente auxiliares e secretárias - para ajudar a manter o padrão de organização e evitar falhas.  
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DICA: Que tal dar um passo além na experiência do seu atendimento? Conheça o Curso de CRC (Consultora de Relacionamento com o Cliente) da Capim! Ele foi desenvolvido para capacitar sua secretária com os principais conceitos, boas práticas e estratégias que fazem a diferença no contato com os pacientes — fortalecendo vínculos e elevando o padrão da sua clínica!
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Tipos de sistemas de gerenciamento de estoque 

Ter um sistema que melhor se adapte às necessidades da clínica é tão importante quanto aplicar as boas práticas, já que cada sistema tem suas vantagens e desvantagens. 

Sistema de estoque manual 

O controle dos materiais é feito sem software automatizado, ou seja, tudo é feito manualmente - geralmente registrados em quadros físicos, cadernos ou planilhas. São comuns em clínicas pequenas ou que estão iniciando agora no mercado. 

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Vantagens: 

• Tem baixo custo para implementação
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• Uso simples
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• A equipe se adapta com facilidade ao processo de registro

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Desvantagens:  

• Propenso a mais erros 
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• Falta de agilidade e processo demorado
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• Dificuldade de acesso remoto 
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• Sem alertas automatizados
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• Dificuldade para gerar relatórios

Sistema de estoque periódico 

É realizado o controle em intervalos regulares, ou seja, os materiais não são registrados a cada entrada ou saída, mas sim verificados em momentos específicos - em intervalos regulares. 

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Vantagens:  

• Mais simples de aplicar 
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• Menor custo operacional
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• Boa alternativa para insumos de baixo giro ou menor valor 

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Desvantagens:

• Falta de atualização em tempo real
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• Maior risco de perda de materiais
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• Imprecisão nos registros de consumo
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• Interrupção das atividades quando for realizar o registro dos materiais 

Sistema de estoque constante

Tem uma abordagem mais moderna e tecnológica, pois mantém o registro atualizado de todas as entradas e saídas em tempo real, de forma automatizada. 

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Vantagens:

• Atualização em tempo real 
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• Precisão nos registros 
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• Melhora no fluxo de caixa 
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• Relatórios mais detalhados 
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• Alertas inteligentes 

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Desvantagens: 

• Necessário investimento para implementar esse sistema
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• A equipe precisa ser treinada e ter mais atenção no lançamento das informações

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Leia também: Relatório para gestão odontológica. 

5 erros mais comuns na gestão de estoque

Mesmo com as melhores intenções, muitas clínicas acabam cometendo erros que comprometem a eficácia da gestão. Por isso, conhecer os erros é o primeiro passo para evitá-los e garantir que sua clínica tenha máxima eficiência. 

1. Não realizar inventários regulares: mesmo com um sistema de estoque contínuo, pode haver discrepâncias, o que gera compras desnecessária ou falta de materiais críticos.
   
   
2. Falta de padronização dos processos: quando cada profissional registra e organiza de uma forma, as informações se perdem e podem gerar inconsistências e dificultar a análise do estoque.
   
   
3. Não definir estoque mínimo e máximo: operar sem limites leva a compras impulsivas ou surpresas desagradáveis.
   
   
4. Ignorar o histórico de consumo: o objetivo do histórico é justamente evitar que o estoque fique inativo, ou seja, sem o histórico de consumo não é possível ajustar o volume de compras e analisar o que realmente está sendo usado.
   
   
5. Falta de treinamento da equipe: quando a equipe não sabe manusear corretamente o sistema de controle de estoque, as informações continuam desajustadas e inconsistentes. 

Conheça o Controle de Estoque da Capim

A plataforma da Capim foi desenvolvida para auxiliar dentistas a terem uma boa gestão de suas clínicas, o que inclui também ter o controle e registro da movimentação de entrada e saída dos materiais.  

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Com o Controle de Estoque da Capim é possível visualizar e gerenciar o uso dos equipamentos com mais facilidade, aplicar filtros para encontrar mais facilmente os registros de um determinado insumo e definir o estoque mínimo. 

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Além do cadastro de entrada e saída dos materiais com data de modificação, aplicar classificação e mudança automática no status de movimentação, você também recebe lembretes programados quando o estoque tiver atingido o valor mínimo ou quando estiver zerado e muito mais!

Como funciona? 

1. Acesse o módulo “Estoque”
   Entre na plataforma da Capim e faça o seu usuário e senha e clique na aba “Estoque” no menu principal.
   
   
2. Clique em "Controle de estoque”
   É nesta área que será possível ver todos os produtos cadastrados, o status, categoria e quantidade disponível.
   
   
3. Clique em “+ Cadastrar produto”
   Para registrar um material e incluir as informações para acompanhamento, clique no botão “+ Cadastrar produto” e adicione as informações solicitadas.
   
   
4. Pronto! Agora você pode acompanhar os registros do estoque da sua clínica.
   O sistema da Capim avisará quando o produto tiver chegado ao estoque mínimo cadastrado ou quando o estoque estiver vazio daquele material!
   

Saiba mais sobre a Capim! 

A Capim é a única plataforma odontológica com financiamento para tratamentos integrados, ou seja, dentistas, secretárias/recepcionistas e gestores têm à disposição todas as ferramentas fundamentais para tornar sua rotina mais eficiente:

• Agenda online inteligente;
  
  
• Prontuário eletrônico;
  
  
• Ficha clínica digital com odontograma e anamnese;
  
  
• Disparo de mensagens de lembrete e confirmação de consulta por WhatsApp gratuitas;
  
  
• Controle de receitas e despesas;
  
  
• E muito mais!
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O sistema Capim Dash foi projetado para fornecer soluções simples e completas. Todas as funcionalidades do sistema são desenvolvidas pensando na rápida adaptação dos dentistas e sua equipe.
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