Controle protético: o que é e porque é importante para o sucesso das próteses?

Sabemos que a organização dentro dos consultórios odontológicos é essencial, tanto para os dentistas terem controle de sua eficácia quanto para melhora na experiência do paciente. Mas ter apenas organização é suficiente para o sucesso de uma clínica?

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Manter a ordem dos procedimentos e processos internos trazem resultados diferenciados na aquisição de novos pacientes, redução de custos juntamente com escolhas mais seguras - baseado em fatos e dados, bem como otimização do tempo. E é exatamente o que o controle protético proporciona. 

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Neste artigo vamos discutir como o controle protético traz bons resultados e como ele contribui para a boa administração dos serviços oferecidos pela clínica. 
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O que é um procedimento protético? 

Afinal, o que é considerado um procedimento protético? Se trata da confecção e instalação de próteses dentárias para substituir dentes faltantes ou danificados, com o intuito de restaurar a função mastigatória, a saúde bucal do paciente e a estética. 

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Existem vários tipos de próteses dentárias, podendo variar entre próteses provisórias, removíveis ou fixas. Dentre essas, encontram-se: 

Prótese total

Também conhecida como dentaduras e substituem todos os dentes da arcada, podendo ser superior ou inferior, e são removíveis - para higienização e limpeza, melhor adaptação do paciente à prótese, conforto, facilidade para manutenção e melhor custo benefício. 

Prótese parcial removível 

Muito conhecidas e fazem a substituição de dentes alguns dentes ausentes e, como o próprio nome diz, são removíveis. 

Prótese fixa

Podem ser coroas ou pontes. 

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A coroa é como uma "capa" colocada em cima do dente natural - que foi desgastado ou fraturado. Serve para reencapar o dente natural, chamado de pilar, restaurando a forma e estética de um único dente. 

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A ponte substitui um ou mais dentes ausente, usando os dentes vizinhos (chamados de dentes pilares) como apoio para o encaixe da prótese (pônticos). 

Prótese sobre implante

Também fazem substituição de um ou mais dentes e são fixadas sobre os implantes dentários - geralmente instalados no osso maxilar ou mandibular. 

Prótese protocolo

É a substituição total, isto é, de todos os dentes da arcadas. Apesar de não se mover durante a fala e mastigação, é possível removê-la, mas esse procedimento é feito somente pelo dentista. Esse modelo de prótese é mais anatômica, estável e estética. 

O que é controle protético?

Esta ferramenta é responsável pelo acompanhamento e organização de todo o processo de confecção, envio e retorno das próteses dentárias para a clínica. 

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Ou seja, além de administrar corretamente as próteses, também é possível acompanhar todo o procedimento de preparo da peça, oferecendo ao paciente tratamento mais assertivo baseado nas datas disponíveis. 
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Quais vantagens e funcionalidades de um controle protético?

Ao lidar com a reabilitação de pacientes, é crucial ter previsibilidade dos tratamentos que serão realizados, justamente para que não desistam do tratamento e a fabricação da prótese não tenha sido em vão. 

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Por isso, fidelizar pacientes é essencial para as clínicas, mas para isso os processos internos da clínica precisam estar bem definidos. Sendo assim, com um controle protético bem estabelecido, é possível: 

Acompanhar etapas

Ao acompanhar as etapas de produção das próteses, a clínica tem mais controle das datas de entrega do material, bem como previsão de término do tratamento ou possíveis avanços na reabilitação. Esse acompanhamento deve ser realizado juntamente com o laboratório responsável pela confecção para maior exatidão das datas. 

Otimizar tempo

Com as datas bem definidas e organizadas dentro da plataforma, erros são evitados e as marcações feitas à mão, são deixadas de lado. Isso deixa o atendimento mais ágil e personalizado, podendo acessar os dados do paciente com mais facilidade e rapidez, além do histórico completo de cada prótese instalada. 

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Leia também: Como melhorar o relacionamento com seus pacientes

Satisfazer o cliente

Ter um plano de tratamento que siga as datas sem atrasos, assim como saber onde encontrar as informações e repassá-las com rapidez e clareza, aumentam a confiança e satisfação do paciente, crescendo as possibilidade de fidelizá-lo e recomendar sua clínica para outras pessoas. 

Quais desafios comuns no controle das etapas? 

É muito comum que clínicas que estão há mais tempo no mercado ainda tenham procedimentos de gestão e controle focados em pastas físicas, agendas e cadernos preenchidos manualmente. 

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Porém, assim como afazeres do dia a dia podem passar despercebidos, o controle de solicitação de prótese também pode se tornar falho - especialmente quando não há um sistema estruturado de acompanhamento. Esse cenário abre diversos desafios comuns na rotina da clínica, como:

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• Falta de padronização: cada profissional pode anotar ou ajustar da sua maneira as informações, isso pode causar confusão e retrabalho e até falta de informações.
  
  
• Falha na comunicação entre setores: sem comunicação efetiva, erros nas informações, atrasos e solicitações incorretas podem acabar se tornando comuns.
  
  
• Acompanhamento impreciso dos prazos: assim como a falta de informação pode gerar atrasos, o não acompanhamento das etapas da prótese também atrasar a confecção e entrega da peça. Isso fomenta ainda mais a insatisfação do paciente com a clínica.
  
  
• Falta de registro e histórico: com a anotação das informações em papéis aleatórios ou até mesmo em agendas e pastas, podem se perder com o tempo.
  
  
• Dependência de uma única pessoa: se o controle do processo está apenas centralizado em apenas uma pessoa, a ausência desta paralisa todo o processo. 
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Como organizar sua clínica com o controle protético

Agora que você entendeu os benefícios de ter um sistema de controle protético e como esta ferramenta pode ajudar na rotina da clínica, outros pontos devem ser levados em consideração no momento de aplicá-la ao dia a dia. 

Definir responsável

Para ter mais eficiência no controle das próteses solicitadas e feitas pela clínica, é preciso definir uma pessoa que fique responsável pela função de preencher corretamente as informações dentro da plataforma.

Acompanhar etapas da prótese

Além de adicionar corretamente os dados do paciente e informações técnicas da prótese, também deve haver rastreio das etapas de produção e entrega da prótese - principalmente no momento de agendar o paciente para retorno ou prova da peça. 

Realizar treinamento da equipe

Ao definir a plataforma que fará esse controle na clínica, também é importante treinar tanto os responsáveis pela função de rastreio e acompanhamento, quanto o restante da equipe, justamente para evitar erros e para que as solicitações sigam uma padronização ao serem registradas no sistema. 

Evitar erros no registro de solicitação

Em conjunto com um treinamento da equipe para se adaptarem a nova ferramenta, também é crucial uma avaliação periódicas das solicitações que foram realizadas - isso para garantir que todas as solicitações registradas no sistema estão sendo lançadas corretamente, evitando assim erros e retrabalhos. 

Controle de prótese na prática: conheça o processo da Capim

A plataforma da Capim foi desenvolvida para trazer praticidades e organização para o dia a dia do dentista, e agora na gestão de próteses também. Com nossa plataforma, é possível registrar as solicitações de próteses feitas pela clínica de forma simples e eficiente. 

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Para iniciar o processo, basta acessar a plataforma com seu login e senha, e em seguida clicar na aba “Estoque”, onde é exibida a página de “Solicitação de próteses”. Essa área funciona no formato kanban, com colunas que representam cada etapa da produção de prótese. À medida que o caso avança, o bloco correspondente ao paciente deve ser arrastado para a próxima coluna, atualizando o status automaticamente. 

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Importante ressaltar que todos os campos devem ser preenchidos corretamente, garantindo que o controle seja preciso e que as atualizações de status do pedido ocorram sem erros. 

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Além de facilitar o acompanhamento visual, o sistema também realiza atualizações automáticas de status em casos específicos, como “atraso" ou  "retorno ao laboratório", conforme a movimentação entre colunas. Tudo para proporcionar mais segurança, agilidade e clareza nos processos da clínica.

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‍Conversamos com Alexandre Castello, Software Engineer da Capim, que explicou como essa funcionalidade contribui na rotina das clínicas:‍

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“A funcionalidade de controle protético da Capim permite que as clínicas acompanhem cada solicitação de forma visual e intuitiva. Os quadros mostram exatamente em que etapa está cada pedido, o que facilita o cumprimento de prazos e melhora a comunicação com clientes e fornecedores.”

Conheça a Capim 

A Capim é a única plataforma odontológica com financiamento para tratamentos integrados, ou seja, dentistas, secretárias/recepcionistas e gestores têm à disposição todas as ferramentas fundamentais para tornar sua rotina mais eficiente:

• Agenda online inteligente;
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• Prontuário eletrônico;
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• Ficha clínica digital com odontograma e anamnese;
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• Disparo de mensagens de lembrete e confirmação de consulta por WhatsApp gratuitas;
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• Controle de receitas e despesas;
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• E muito mais!
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O sistema Capim Dash foi projetado para fornecer soluções simples e completas. Todas as funcionalidades do sistema são desenvolvidas pensando na rápida adaptação dos dentistas e sua equipe.

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Além disso, a plataforma é desenvolvida com uma proposta mobile first, em outras palavras, o software pode ser usado com experiência igualmente prática tanto no computador quanto acessando-o pelo browser do seu smartphone.

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Além do essencial, conosco, consultórios e clínicas de todos os portes contam com o maior diferencial: a oferta de financiamento para tratamentos de seus pacientes. Com este recurso é possível viabilizar pagamentos flexíveis para seus clientes e aumentar o seu faturamento.

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