Dia da Secretária: como celebrar e reconhecer suas auxiliares

A forma de comunicação que chega até o seu paciente pode criar uma boa conexão ou até mesmo distanciamento, dependendo da fluidez dessa conversa. A sua secretária é muito importante para essa experiência.

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São muitos os fatores que fazem o seu consultório ser referência, e um dos mais importantes é uma secretária competente.

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Desde o primeiro contato pelo WhatsApp ou telefone até a chegada do paciente no consultório, ser bem atendido é um diferencial. Ter essa segurança fortalece laços e aumenta a confiança dos seus pacientes, trazendo credibilidade para o seu consultório.

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Dia da Secretária | 30 de setembro

O dia da secretária é comemorado dia 30 de Setembro no Brasil, mostrando a importância crescente da profissão e valorização das atividades administrativas da profissão. Data essa que coincidiu com o aniversário de Liliane Fernandes, uma das secretárias mais famosas do país que trabalhou no Rio de Janeiro e ficou conhecida por sua dedicação à profissão.

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Embora as datas possam ser diferentes em outros países, aqui no Brasil nós comemoramos no dia 30 de Setembro homenageando não apenas as secretárias, mas também os profissionais que seguem como apoio administrativo.

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Apoio esse que é de extrema importância para o ambiente de trabalho.

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A data teve origem em 1950 nos Estados Unidos e foi instituída pela Associação Nacional de Secretárias e Assistentes Administrativos que hoje é conhecida como Associação Internacional de Profissionais Administrativos com objetivo de chamar atenção para o quão crucial essa profissão é para manter funcionando as questões administrativas de uma empresa.

Qual é a importância da secretária para um consultório odontológico?

O mercado odontológico está crescendo e, com isso, a concorrência também. Ter uma secretária de confiança faz com que seus pacientes queiram estar no seu consultório.

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O contato e cuidado com os seus pacientes faz com que, muitas vezes, a sua secretária tenha mais conhecimento sobre as dúvidas, medos e o que eles realmente buscam, pois muitos deles têm receio de se abrir com o cirurgião-dentista.

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Esse profissional faz a rotina ser mais tranquila, mantendo uma gestão eficiente e uma boa organização. Isso traz tranquilidade para a rotina do consultório e para a vida do cirurgião-dentista - muitas vezes sabendo mais da sua agenda do que os próprios doutores.

Quais são as funções de uma secretária odontológica?

Já parou para pensar na importância da atuação dessa profissional? Dentro das funções de uma secretária, temos:

• Primeira comunicação com o paciente;
• Agendamentos e gestão da agenda;
• Marcar e organizar o passo a passo de procedimentos simples e cirurgias;
• Histórico odontológico do paciente;
• Elaboração de contratos;
• Organização de documentos da clínica e do paciente;
• Controle de prontuários, tratamentos realizados e informações de pagamento;
• Acompanhamento pós-procedimentos.

Uma das funções de extrema importância é o financeiro. Ela cuida de todo o dinheiro que entra e sai da clínica, organizando o fluxo de caixa e as compras. 

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Por isso, mostre que se importa não apenas com o trabalho dela dentro da sua clínica, mas também que quer vê-la crescendo cada dia mais na vida profissional e pessoal. Uma secretária que se destaca traz consigo organização, objetividade, boa comunicação e sociabilidade, habilidades que fazem o contato com o paciente ser mais humanizado.

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💡 Dica: para melhorar ainda mais essa parceria, o cirurgião-dentista pode oferecer novas oportunidades para essa profissional, como cursos de marketing, relacionamento com o cliente, imagem pessoal, atendimento, gestão de crise e desenvolvimento pessoal.

Características ideais para uma secretária odontológica

• Organização;
• Gestão de tempo;
• Boa comunicação;
• Bom atendimento e paciência;
• Empatia e simpatia;
• Conhecimento das rotinas administrativas; 
• Conhecimento básico de contabilidade;
• Domínio das ferramentas tecnológicas;
• Familiaridade com programas de planilhas, editores de texto e ferramentas de comunicação;
• capacidade de trabalhar sobre pressão;
• Saber o básico sobre os procedimentos odontológicos; 
• Descrição e ética;
• Proatividade;
• Flexibilidade e adaptabilidade;
• Postura profissional e aparência pessoal; 
• Habilidade em resolução de conflitos.

Como reconhecer sua secretária (além do dia 30/09)

A sua secretária tem suma importância para o desenvolvimento do seu relacionamento com o paciente. Ela cuida deles desde o primeiro contato, cativando-os até a primeira consulta e durante a permanência na clínica.

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Além de cuidar de toda a sua vida dentro do trabalho, ela também cuida, muitas vezes, da sua agenda fora dele. Por tantos motivos e por sua dedicação, temos um dia para comemorar essa profissão tão importante!

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Não se esqueça de mostrar o quanto você se importa com a pessoa que está ao seu lado e é o seu braço direito no consultório. Nesse dia especial, mostre o quanto ela é importante para você, seus pacientes e sua clínica.

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A data é um simbolismo, o momento de reconhecimento pelos serviços prestados e é de extrema importância mostrar o quanto são importantes e fazem a diferença contribuindo tão bem para a organização e o sucesso da empresa. 

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Deixaremos aqui abaixo algumas ideias de como você pode reconhecer sua(s) secretária(s):

Mensagens de agradecimento

Muitas vezes uma simples mensagem já faz uma grande diferença, mas evite ficar apenas nos SMS ou WhatsApp. 

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As mensagens faladas demonstram mais sentimento e personalidade. Então oralize o que realmente sente ao ter alguém com competência e dedicação trabalhando com você e cuidando do seu consultório.

Sugestão de mensagem de Dia da Secretária

1. “Seu trabalho vai muito além de agendar compromissos e organizar documentos. Você traz harmonia ao ambiente e faz a diferença em cada detalhe. Neste Dia da Secretária, quero dizer: seu talento e dedicação são inspiradores!”

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2.  “Neste Dia da Secretária, queremos agradecer por todo o carinho e dedicação. Você é peça-chave no nosso time e sua energia faz toda a diferença. Continue brilhando!”

Reconhecimento público

Reconhecer publicamente os esforços, diligência e qualidade das ações de seus funcionários é indispensável para mantê-los engajados. Além de ter um impacto muito positivo na saúde mental.

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Aqui vão algumas ideias de como você pode reconhecer sua secretária:

• Premiações internas ou certificados de excelência;
• Discursos de agradecimento em reuniões;
• Elogios em comunicados internos;
• Reconhecimento em redes sociais e site da empresa;
• Eventos de homenagem;
• Placas e troféus de reconhecimento;
• Promoção ou bonificação;

Feedback

Dizer o quanto o trabalho impecável que ela faz impacta na evolução diária da empresa. Mostre que ela oferece um suporte excepcional ao seu lado e por isso a quer sempre ao seu lado.

Fale também sobre a dedicação e a organização que faz o seu dia a dia ser mais fácil, deixando assim mais tempo para você cuidar não apenas dos seus pacientes, mas também de si mesmo. 

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Deixe claro que vê como ela precisa de tempo para se cuidar e relaxar, e que você sempre está buscando caminhos para não sobrecarregar nenhum dos lados. Mostre que são uma equipe!

E, por último, não deixe de falar o quanto confia na profissional que ela é e de expressar a sua gratidão pela sua lealdade. 

Lembranças e presentes: saia do convencional 

Não dê apenas um presente, deixe um cartão escrito à mão com uma mensagem singela e grata. 

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Segue algumas dicas para presentear sua secretária:

• Canecas ou garrafas personalizadas;
• Brincos, anéis e colares;
• Ingressos para shows ou parques;
• Viagens de fim de semana;
• Relógios;
• Day Spa ou massagem relaxante;
• Smartwatch;
• Fones de ouvido sem fio de alta qualidade;
• Assinatura de um ano de algo que ela gosta, exemplos clássicos: filmes, livros e audiolivros, produtos de skincare, flores, cafés e chás;

Desenvolvimento profissional e pessoal 

Também é uma ótima ideia presentear com cursos para o desenvolvimento, segue alguns exemplos:

• Gestão de tempo e produtividade; 
• Curso de excel avançado;
• Comunicação assertiva e relacionamento interpessoal;
• Organização de eventos corporativos;
• Liderança e gestão de equipe;
• Marketing digital básico;
• Redação empresarial;
• Inteligência emocional;
• Finanças pessoais;
• Mindfulness e gestão do estresse;
• Idiomas;
• Cursos de auto-cuidado e bem-estar;
• Cursos de oratória e apresentações;

💡 Dica: todas essas ideias não são só para 30 de setembro. Um bom trabalho deve ser reconhecido sempre que possível - e é seu papel como líder engajar e manter os funcionários motivados. Pense em ações para executar em outros momentos do ano para valorizar e premiar suas secretárias.

Não deixe esta data passar em branco: celebre sua secretária!

Jamais se esqueça que essa a pessoa que: cuida dos seus clientes e do seu consultório; que contabiliza seus gastos; cuida da sua agenda dentro e fora do consultório; que acompanha a trajetória do seu paciente desde a primeira mensagem até o pós-procedimento; que mantém consultórios e materiais limpos e organizados para serem utilizados em cada atendimento. E ela merece ser lembrada e valorizada!

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Faça do Dia da Secretária um dia de comemorações e de atenção ao profissional que é primordial para o andamento da sua clínica. Celebre como se celebram as vitórias do consultório, mostrando que ela é um pilar e que o seu trabalho é primordial para o desenvolvimento da clínica e dos atendimentos.

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🎉 Secretária, parabéns pelo seu dia e pelo seu profissionalismo e competência! 🎉

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